文书工作与档案管理第二版第九章

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1、第九章 档案的检索,学习目标,主要内容,知识框架图,本章点睛,了解挡案计算机检索的特点。 了解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作 的含义与规则。 掌握常用档案检索工具的功能和编制方法。 知道档案著录格式和著录符号，档案标引的步骤 和方法，档案检索工具体系的构成。 掌握常用检索工具的结构和编制方法，会用有关知 识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。,3,2,1,档案部门应以“档案信息化”、 “利用网络化”为导向， 提供检索工具，构筑信息平台。 工具的价值在于改进服务； 重要的是使用工具的智慧。,第一节 档案著录与标引,第二节 档案检索工具,第三节 档案的计算机检索,第一节 档案著录与标

2、引,一、档案著录工作,二、档案标引工作,三、中国档案分类法和 中国档案主题词表,本节点睛,平时的学习和经验，是我们在危急关头 最有力的支柱。,林肯,一、档案著录工作,档案著录就是在编制档案检索工具时，对 档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录 的过程。著录工作是编制检索工具的前提和基 础，此外，还具有档案登记，介绍、报道和交 流馆（室）藏的作用。 按照国家标准档案著录规则的规定， 档案著录工作主要包括著录项目、标识符号、 著录格式、著录级别、著录项目细则等内容。,根据档案著录规则，档案的著录项目有以下 七大项，见图9-1。,（一）著录项目,图9-1 档案的著录项目的内容,标识符号是用来表示不

3、同著录项目和著 录含义的人工语言符号。,（二）标识符号,标 识 符 号,著录格式是指著录项目在载体上的排列顺序及表达 方式。根据档案著录规则的规定，一般采用段落符 号式进行著录，有时也可采用表格条目式。段落符号式 条目著录格式如下：,（三）著录格式,分类号 档案馆（） 代号 档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号/责任者 +附件-稿本：文种-密级：保管期限-载体类型： 数量及单位：规格-附注 提要 主题词或关键词,段落符号式条目著录格式将著录项目分为四个段 落，见图9-2。,图9-2 著录项目的四个段落,（三）著录格式,段落符号式条目著录格式既适用对单份 文件、单个案卷

4、进行著录，也适用对一组文 件、一组案卷进行著录。著录一般在卡片上 进行，卡片尺寸为125cm75 cm，著录时， 卡片四周均应留1cm的空隙。如卡片正面著 录不完，可在背面连续著录，并在正面右下 角用“（）”注明“转 背面”。,根据档案著录规则的规定，档案著录 级别的分类，见图9-3。,（四）档案著录级别,图9-3 档案著录级别的分类,图9-4 著录级别的选择,文件级著录时是一文一卡，案卷级著录时 是一卷一卡，根据著录对象选择恰当的著录级 别，见图9-4。,（四）档案著录级别,文件级著录卡片,NW57 05022 2-13-18-3 12-011-15 36-21 关于批转市环境保护实施办法的

5、通知：环字199816号县环保局市环境保护实施办法：通知内部：长期19981112.4页：260mm184mm （提要略） 环境保护办法,案卷级著录卡片,MA041 05001 5-34-28-17 43-26 市各县1958年土地资源统计表1958120119590301市农业局关于开展土地资源调查的通知：统计表：永久1958120119590301县统计数字不完全 （提要略） （主题词或关键词略）,1. 题名与责任说明项 （1）正题名。题名项包括，见图9-5。,（五）著录项目细则,图9-5 题名项包括的内容,（2）文件编号。文件编号包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统 编号

6、、图号等，著录时按原文照录，前面加“：”号。例如：“：中发19903号” 。,（五）著录项目细则,（3）责任者。责任者有以下几种情况， 见图9-6。,图9-6 责任者的分类,（五）著录项目细则,责任者著录的四种情况，见图9-7。,图9-7 责任者著录的四种情况,（五）著录项目细则,（4）附件。附件是正文后的附加材料，著 录时只著录题名，其前加“”号。若正文后有 多个附件则应逐一著录，且每个附件题名前都 要加“”号。例如：“国务院通知”。,（五）著录项目细则,2. 稿本与文种项 稿本包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、 草图、底图、蓝图、原版、修订本、印本等， 著录时依实验情况照录，前面加“”号。

7、,草 图,正 本,（五）著录项目细则,文种依实际情况著录为命令、决定、指示、 报告、通知、请示、批复、函、会议纪要、说 明书、协议书、鉴定书、判决书、国书、照会、 诰、敕、奏折等，前面加“：”号。,说明书,判决书,（五）著录项目细则,3. 密级与保管期限项 密级与保管期限内容，见图9-8。,图9-8 密级与保管期限内容,（五）著录项目细则,4. 时间项 著录时间项应注意的问题，见图9-9。,图9-9 著录时间项应注意的问题,（五）著录项目细则,时间一律用 8 位阿 拉伯数字表示，前 4 位 数字表示年度，第 5 至 6 位表示月，第 7 至 8 位表示日。理解文件形 成时间应注意四点，见 图9

8、-10。,图9-10 文件的形成时间应注意的问题,（五）著录项目细则,5. 载体类型与形态项 （1）载体类型。载体类型有甲骨、金石、简牍、 缣帛、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。 （2）数量及单位。数量用阿拉伯数字著录，单位 用档案物质形态的统计单位进行著录，如“卷”、“页”、 “张”、“册”、“盒”等，前面加“：”号。 （3）规格。规格是指档案载体的型号、尺寸等， 著录时前面加“：”号。,（五）著录项目细则,（五）著录项目细则,6. 附注与提要项 附注与提要项的主要内容，见图9-11。,图9-11 附注与提要项的主要内容,（五）著录项目细则,7. 排检与编号项 排检与编号项 是目录

9、排检和档案 馆（室）业务注记 项。包括的内容见 图9-12。,图9-12 排检与编号项的内容,（五）著录项目细则,二、档案标引工作,图9-13 档案标引,档案标引是指在档案著录过程中，对档案 的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检 索标识的过程。档案标引按检索体系可划分为 两部分，见图9-13。,（一）档案标引的质量指标,档案标引的质量直接影响着档案的检索效 率，衡量档案标引工作的质量指标有三种，见 图9-14。,图9-14 衡量档案标引工作的三种质量指标,1. 熟悉和掌握分类标引规则 档案分类标引依据的是中国档案分类法 和档案分类标引规则，所以，标引员必须 熟悉和掌握这些内容，正确理解各类

10、目的含义 和范围，按专指性的要求把文件分入恰当的类 目，并要根据档案的实际内容确定恰当的标引 深度，保证标引的全面、准确。,（二）分类标引的步骤与方法,2. 分析档案主题 （1）主题的类型 主题的类型有两种，见图9-15。,（二）分类标引的步骤与方法,图9-15 主题的类型,（2）主题因素 指构成主题的因素。 主题因素主要有五种， 见图9-16。,图9-16 主题因素的内容,（二）分类标引的步骤与方法,3. 根据分析结果，给出分类号 根据分析结果，给出分类号 如多主题文件， 先分解为单主题，然后分别赋予其分类号。给出 的步骤，见图9-17。,图9-17 得到分类号的步骤,（二）分类标引的步骤与

11、方法,4. 审校。为确保标引的质量，在给出 分类号后，应重新审视主题概念的提炼、 分类号的选择和书写等是否全面、准确、 无误。,（二）分类标引的步骤与方法,1. 熟悉和掌握主题标引规则 主题标引依据的是中国档案主题词表。 标引人员要对中国档案主题词表的结构体 例、使用方法和主题标引的有关规则充分了解， 熟练掌握。 2. 了解档案内容，分析档案主题 要想标引出正确的主题词，必须首先熟悉档 案的内容，熟悉档案内容的方法很多，比如浏览 标题、按语、查阅文件外部特征等。,（三）主题标引的步骤与方法,3. 查表选词，进行概念转换 主题概念提炼出来后，要把它转换为主题词，概 念转换的形式有四种方法，见图9

12、-18。,图9-18 主题概念转换的形式,（三）主题标引的步骤与方法,4. 审校 概念转换完成以后，应进行审校，看看 主题概念的提炼、主题词的选择及书写形式是否正确、贴切等。审校的形式同分类标引一样。,（三）主题标引的步骤与方法,中国档案分类法和中国档案主 题词表是进行档案标引的依据，相当于 两本标引的工具书。,三、中国档案分类法和 中国档案主题词表,（一）中国档案分类法,中国档案分类法主要用于档案分类标 引和组织档案分类目录，适用于我国各个历史 时期所形成的各类档案，其体系和类目的设置 是以不同时期国家机构、社会组织的职能分工 为基础，结合档案内容记述和反映的事物属性 关系，形成从总到分，从

13、一般到具体的逻辑体 系。,1.中国档案分类法的构成。它由以下 五部分构成，见图9-19。,图9-19 中国档案分类法的构成,（一）中国档案分类法,2. 中华人民共和国档案分类表的结构体例中华 人民共和国档案分类表主要包括：（1）基本大类。 中华人民共和国档案分类表以一览表的形式共设置 了19个基本大类，即：, 中国共产党党务 国家政务总类 政法 军事 外交 政协、民主党派、群众团体 文化、 教育、卫生、体育 科学研究 计划、经济管理 财政、金融、保险、审计 商业、旅游业、服务业 农、林、牧、渔业 工业 交通 邮电通讯 城乡建设、建筑业 环境保护 海洋、气象、地 震、测绘 标准、计量、专利 。,

14、（一）中国档案分类法,（2）主表 主表是分类表的主体，具体地列出了每一大类下 面各个属类的名称和代号。主表主要由四部分组成， 见图9-20。,图9-20 组成主表的四部分内容,（一）中国档案分类法,（3）复分表（辅助表）。复分表是为了 使主表不至于庞大，而将主表中具有共性的 内容抽出来而单独形成的各种分类表，目的 是对一些档案进行细分。,（一）中国档案分类法,中国档案主题词表是进行档案主题标引和主 题检索的词语工具书，共收录主题词25891条，其中， 正式主题词21785条，非正式主题词4106 条。 1.中国档案主题词表的选词范围 中国档案主题词表选录了20世纪初以来反映 政党、政府机关的管

15、理活动的名词，公文中经常涉及 的政治活动、经济建设、科学研究、生产技术和新事 物等各方面的名词术语，还有民族宗教、语言文字、 组织机构、职务职称、法律法规、节日节令、科学技 术、矿物元素、文学艺术、体育运动、动物植物等。,（二）中国档案主题词表,2.中国档案主题词表的结构体例 （1）中国档案主题词表主要由六部分构成， 见图9-21。,图9-21中国档案主题词表主要内容,（二）中国档案主题词表,（2）主表 主表由款目主题词及其汉语拼音、范畴号、注释 和词间关系等项组成，其格式为： 汉语拼音 款目主题词（范围限定）范畴分类号 （含义注释） （代）或（用） （分） 词间关系 （属） （族） （参）,（二）中国档案主题词表,图9-22 组成主表的主要内容,（二）中国档案主题词表,第二节 档案检索工具,本节点睛,一、档案检索体系,二、档案检索工具的种类,三、档案检索工具的编制,前事不忘，后事之师也。,战国策,档案检索体系是档案管理部门为满足不 同需要而编制的各种类型的在功能上相互联 系、相互补充的档案检索工具的集合体。,一、档案检索体系,档案检索工具的种类很多，但其特点各异、 功能也有所不同。具体来说有三点必要性，见 图9-23。,