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1、第九章 购销存业务系统,本章内容,第一节 购销存业务系统原理 第二节 购销存系统初始化 第三节 采购管理系统日常业务处理 第四节 销售管理系统日常业务处理 第五节 库存管理系统日常业务处理 第六节 存货核算系统日常业务处理,第一节 购销存业务系统原理,第一节 购销存业务系统原理,一、购销存业务处理流程 二、购销存业务系统的功能及其系统间的关系,一、购销存业务处理流程,一、购销存业务处理流程,(1)采购管理。向库存管理系统传递采购入库单，追踪存货的入库情况，把握存货的畅滞信息，减少盲目采购，避免库存积压；向应付账款管理系统传递采购发票，形成企业的应付账款；应付账款系统为采购系统提供采购发票的核销
2、情况。 (2)库存管理。接收在采购和销售管理系统中填制的各种出入库单；向存货核算系统传递经审核后的出入库单和盘点数据；接收存货核算系统传递过来的出入库存货的成本。 (3)存货核算。接收采购、销售和库存管理系统中传递的己审核过的出入库单、进行记账，并生成记账凭证；向库存管理系统传递出入库的存货成本；向采购管理系统和销售管理系统传递存货信息；接收成本管理系统中传递的产成品单位成本，进行产成品成本的分配。 (4)销售管理。向库存管理系统传递销售出库单，冲减库存管理系统的货物现存量，同时库存管理系统为销售管理系统提供可供销售存货的现存量；向应收账款管理系统传递销售发票，形成企业的应收账款；应收账款管理
3、系统为销售管理系统提供销售发票的核销情况。,二、购销存业务系统的功能及其系统间的关系,（一）采购管理的功能及与其他系统的关系 （二）销售管理的功能及与其他系统的关系 （三）库存管理的功能及与其他系统的关系 （四）存货管理的功能及与其他系统的关系,（一）采购管理的功能及与其他系统的关系,（1）采购订单管理 （2）采购业务处理 （3）采购帐簿及采购分析,（一）采购管理的功能及与其他系统的关系,（二）销售管理的功能及与其他系统的关系,（1）销售订单管理 （2）销售业务管理 （3）销售帐簿及销售分析,（二）销售管理的功能及与其他系统的关系,（三）库存管理的功能及与其他系统的关系,（1）日常收发存业务处
4、理 （2）库存控制 （3）库存帐簿及统计分析,（三）库存管理的功能及与其他系统的关系,（四）存货管理的功能及与其他系统的关系,存货核算系统主要功能包括：单据处理、暂估入库成本处理、产成品成本分配、计划价/售价调整、单据记账、生成凭证等几个方面。,第二节 购销存系统初始化,第二节 购销存系统初始化,一、购销存系统建账 1公共参数 2业务范围 二、设置基础档案 1基础档案信息 2设置存货系统业务科目 3购销存系统期初数据,1设置基础档案信息,2. 设置存货科目,3购销存系统期初数据 - 录入流程,期初采购专用发票,第三节 采购管理系统日常业务处理,第三节 采购管理系统日常业务处理,一、采购订单管理
5、 二、采购入库业务 三、采购退货业务 四、现付业务 五、受托代销业务 六、综合查询,一、采购订单管理,1填制采购订单 2订单审核: 只有经过审核，才能在录入采购入库单或采购发票时参照使用 3订单执行: 订单执行分为两种：一种是以采购的货物入库为依据；一种是以取得发票为依据。 4订单关闭：采购订单执行完毕，也就是说某采购订单所订货物已入库并且己付款取得采购发票后，该订单就可以关闭了 5. 订单查询：订单列表可以将本年度的采购订单以列表的形式显示出来，以便于快速查询订单,例： 填制采购订单,二、采购入库业务,1单货同行业务 (1)录入采购入库单 (2)录入采购发票 (3)进行采购结算 2货到票末到
6、(暂估入库)业务 (1)月初回冲 (2)单到回冲 (3)单到补差 3票到货未到(在途存货)业务,图：单货同行业务处理流程,例：录入采购入库单,例：采购发票录入,图：单到回冲业务处理流程,三、采购退货业务,1货到未做入库手续 2货到，已入库的处理 3付款采购发票的处理 4退货处理,图：退货处理流程,四、现付业务,所谓现付业务，是当采购业务发生时，立即付款，由供货单位开具发票,五、受托代销业务,这种业务的处理流程如下： (1)受托方接收货物，填制受托代销入库单 (2)受托方售出代销商品后，手工开具代销商品清单交委托方 (3)委托方开具发票 (4)受托方进行“委托代销结算”，计算机自动生成“受托代销
7、发票”和“受托代销结算单”,六、综合查询,1. 单据查询: 通过“入库单明细列表”、“发票明细列表”、“结算单明细列表”、“凭证列表查询”可以分别对入库单、发票、结算单、凭证进行查询 2. 账表查询: 通过对采购管理系统提供的采购明细表、采购统计表、余额表及采购分析表的对比分析，可以掌握采购环节业务情况，为事中控制、事后分析提供依据。,七、月末结账,月末结账是将当月的单据数据封存，结账后不允许再对该会计期的采购单据进行增加、修改、删除处理。,第四节 销售管理系统日常业务处理,第四节 销售管理系统日常业务处理,一、销售订货管理 二、销售发货业务 三、销售退货业务 四、现收业务 五、委托代销业务
8、六、销售调拨业务 七、零售业务 八、其他业务 九、综合查询 十、月末处理,一、销售订货管理,1录入销售订单 2审核销售订单 3关闭销售订单 4销售订单查询统计,例：销售定单,二、销售发货业务,1先发货后开票 (1)录入并审核销售订单 (2)参照销售订单生成发货单并审核 (3)销售开票 2开票直接发货,图：先发货后开票业务处理流程,销售发票,三、销售退货业务,1先发货后开票销售业务模式下的退货处理 2开票直接发货销售业务模式下的退货处理 开票直接发货销售业务模式下的退货处理流程为：填制并审核红字销售发票，审核后的红字销售发票自动生成相应的退货单、红字销售出库单以及红字应收账款，并传递到库存管理系
9、统和应收款管理系统。,图：先发货后开票销售业务模式下的退货处理流程,四、现收业务,现收业务处理流程,五、委托代销业务,1委托代销发货：委托代销发货单由销售部门根据购销双方的委托代销协议产生，经审核后通知仓库备货 2委托代销调整：在委托代销业务中，如果结算金额与发货金额不一致，可通过委托代销调整单进行调整 3委托代销退货：委托代销退货业务是指客户因委托代销货物的质量、品种、数量不符合规定而将己受托代销商品退回给本单位的业务,图：委托代销业务的业务处理流程,六、销售调拨业务,销售调拨业务的处理流程如下： (1)当发生销售调拨业务时，在销售系统中填制并审核销售调拨单。 (2)审核后的销售调拨单自动生
10、成发货单，同时分仓库生成销售出库单并传递到库存管 理系统进行审核。 (3)审核后的销售调拨单自动生成应收账款并传递到应收款系统。 (4)与一般销售业务不同的是，在应收款系统中根据销售调拨单生成的凭证不含税金,七、零售业务,如果用户有零售业务，用户的零售业务数据可以先按日汇总，然后通过零售日报进行处理。零售日报记销售收入账；生成发货单和销售出库单，进行销售出库登账处理。 对于零售业务，仓库指的是最终的出货地点，例如，零售商场的仓库指的是将货物交给客户的柜组，货物从仓库到柜组的过程，属于库存的转库处理，由库存管理系统完成。,八、其他业务,1代垫运费 2. 销售支出 3包装物租借,九、综合查询,1单
11、据查询: 通过“销售订单列表”、“发货单列表”、“委托代销发货单列表”、“发票列表”、“销售调拨单列表”、“零售日报列表”可以分别对销售订单、发货单、委托代销发货单、销售发票、销售调拨单、零售日报进行查询。 2账表查询：通过查询销售管理系统提供的销售明细表、销售统计表、余额表及销售分析表，实现对销售业务的事中控制、事后分析的管理。,十、月末处理,月末结账是将当月的单据数据封存，结账后不允许再对该会计期的销售单据进行增加、修改、删除处理。,第五节 库存管理系统日常业务处理,第五节 库存管理系统日常业务处理,一、入库业务处理 二、出库业务处理 三、其他业务,一、入库业务处理,1入库单据 (1)采购
12、入库单 (2)产成品入库单 (3)其他入库单 2审核入库单据：库存管理系统中的审核具有多层含义，既可表示通常意义上的审核，也可用单据是否审核代表实物的出入库行为，即在入库单上的所有存货均办理了入库手续后，对入库单进行审核,二、出库业务处理,1销售出库：如果库存管理系统和销售管理系统集成使用，销售出库单是销售管理系统根据销售发货单或发票生成的，在库存管理系统中仅作审核；如果库存管理系统没有和销售管理系统集成使用，销售出库单就需由库管员在此输入。 2材料出库：材料出库单是工业企业领用材料时所填制的出库单据，材料出库单也是进行日常业务处理和记账的主要原始单据之一。只有工业企业才有材料出库单，商业企业
13、没有此单据。 3其他出库：其他出库指除销售出库、材料出库之外的其他出库业务，如维修、办公耗用、调拨出库、盘亏出库、组装拆卸出库、形态转换出库等,例：材料出库单,三、其他业务,1库存调拨：库存管理系统中提供了调拨单用于处理仓库之间存货的转库业务或部门之间的存货调拨业务 2盘点：库存管理系统中提供了盘点单用来定期对仓库中的存货进行盘点 3组装与拆卸：有些企业中的某些存货既可单独出售，又可与其他存货组装在一起销售。 4形态转换：由于自然条件或其他因素的影响，某些存货会由一种形态转换成另一种形态，如煤块由于风吹、雨淋，天长日久变成了煤渣；活鱼由于缺氧变成了死鱼等，从而引起存货规格和成本的变化，因此库管
14、员需根据存货的实际状况填制形态转换单，或叫规格调整单，报请主管部门批准后进行调账处理。,第六节 存货核算系统日常业务处理,第六节 存货核算系统日常业务处理,一、入库业务处理：入库业务包括采购入库、产成品入库和其他入库， 在不同的应用模式下，出库单据在不同的系统中录入 二、出库业务处理：出库单据包括销售出库、材料出库和其他出库，在不同的应用模式下，出库单据在不同的系统中录入 三、单据记账：单据记账是将所输入的各种出入库单据记入存货明细账、差异明细账、受托代销商品明细账等,例：入库单据记账,例：出库单据记账,第六节 存货核算系统日常业务处理,四、调整业务：出入库单据记账后，发现单据金额错误，如果是
15、录入错误，通常采用修改方式进行调整 五、暂估处理：存货核算系统中对采购暂估入库业务提供了月初回冲、单到回冲、单到补差3种方式，暂估处理方式一但选择不可修改 六、生成凭证：在存货核算系统中，可以将各种出入库单据中涉及存货增减和价值变动的单据生成凭证传递到总账,例：生成凭证,第六节 存货核算系统日常业务处理,七、综合查询：存货核算系统中提供了存货明细账总账出入库流水账入库汇总表出库汇总表差异(差价)分摊表、收发存汇总表、存货周转率分析表、入库成本分析、暂估材料余额分析等多种分析统计账表。 八、月末处理：存货核算系统的月末处理工作包括期末处理和结账两部分 1期末处理 2月末结账 3与总账系统对账,本章总结,第一节 购销存业务系统原理 第二节 购销存系统初始化 第三节 采购管理系统日常业务处理 第四节 销售管理系统日常业务处理 第五节 库存管理系统日常业务处理 第六节 存货核算系统日常业务处理,
