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1、办公室职务说明书办公室职务说明书 目目 录录 办公室主任职务说明书1 办公室后勤副主任职务说明书4 办公室行政副主任职务说明书6 办公室行政秘书职务说明书8 办公室文字秘书职务说明书.10 办公室文印职务说明书.12 办公室房产管理职务说明书.14 办公室网络管理职务说明书.16 办公室档案主管职务说明书.18 办公室档案管理职务说明书.20 办公室出国管理职务说明书.22 办公室司机岗职务说明书.24 办公室话务接待管理职务说明书.26 办公室医务管理职务说明书.28 办公室维修物业管理职务说明书.30 办公室维修及库管职务说明书.32 办公室门卫保安职务说明书.34 办公室保洁职务说明书.
2、36 办公室翠办值班职务说明书.38 办公室主任职务说明书 岗位名称岗位名称办公室主任岗位编号 所在部门办公室岗位定员 1 直接上级总裁职系管理职系 直接下级 行政副主任、后勤副主任、网络 管理、档案资料主管、档案管理 所辖人员岗位分析日期2002 年 6 月 本职：本职：负责办公室的全面工作，保证公司内部行政管理体系的稳定运行 职责与工作任务：职责与工作任务： 职责表述：负责组织制定本部门所承担的行政办公、后 勤管理、网络管理以及档案管理的年度工作计划，并完 成工作总结 工作时间百分比:15% 根据公司领导的要求制定行政办公年度工作计划， 并完成工作总结 频次：1 次/年 职职 责责 一一工
3、作 任务根据公司领导要求制定后勤管理、网络管理及档 案管理年度工作计划，并完成工作总结 频次：1 次/年 职责表述：建立健全公司行政办公制度、后勤管理制度、 网络管理制度以及档案管理制度 工作时间百分比:20% 建立健全公司收发文制度及其他各项行政办公制 度，并组织实施 频次：不定期 根据上级要求，组织制定公司后勤管理有关制度 频次：不定期 组织制定公司网络管理的相关制度和办法，并负 责公司网络资源使用权限的设置和审批，以及公 司级网络信息发布的审批 频次：不定期 职职 责责 二二 工作 任务 组织制定公司档案管理制度和办法，明确归档要 求和程序 频次：不定期 职责表述：组织公司行政办公制度的
4、落实 工作时间百分比： 10% 编写办公会议纪要，组织编写年度总结及重要报 告，并督办、检查各部门对公司级会议决定、决 议、指示的落实情况 频次：日常 配合编写质量体系文件 频次：日常 组织完成中电报道、公司年度大事记、文件汇编 等工作 频次：日常 职职 责责 三三 工作 任务 根据部门年度工作计划，督促指导下属完成会议、 宣传、车辆管理、接待工作、领导公务日程安排 及其他行政事务工作 频次：日常 职责表述：组织后勤工作的落实 工作时间百分比：5 % 按照年度工作计划，指导后勤工作的落实，处理 突发事件 频次：不定期 在授权范围（10 万元）内，对供暖、供水、供电、 防水、装修等工程的方案和预
5、算的审批；对电话 交换机、电梯、计算机及相关设备购置和维护合 同的审批。 频次：不定期 对授权范围外的上述工作，提出可行性报告及预 算方案报总裁或办公会审批 频次：不定期 职职 责责 四四 工作 任务 对中层干部通讯费的审批频次：不定期 职责表述： 负责公司网络管理工作的实施和完善 工作时间百分比：20 % 组织配合软件开发的前期工作（包括协助确定软 件需求方案） ，督促工作进度和监督质量，协调解 决在软件开发中出现的问题，原则问题报总裁或 办公会解决 频次：不定期 职职 责责 五五 工作 任务 组织完成网络设备、终端设备及管理软件的购置、 维护和管理，确保网络的正常运行 频次：不定期 职责表
6、述：负责公司档案管理制度的实施 工作时间百分比： 20% 落实人员编制及必要的物质条件 频次：日常 职职 责责 六六 工作 任务 组织建立档案的基础工作 频次：日常 职责表述：负责内部组织管理工作工作时间百分比：5% 负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执 行 频次：2 次/年 负责部门队伍建设，选拔、配备、培训、评价本 部门人员 频次：2 次/年 负责部门内工作任务分工，合理安排人员频次：1 次/年 职职 责责 七七 工作 任务 拟定本部门财务预算，控制实际费用支出频次：1 次/年 职责职责 八八职责表述：完成上级交办的其他任务工作时间百分比：5% 权力：权力： 对公司决定、决议有督办权
7、 职责范围内决定权 对所属下级的工作有监督、检查权 有对直接下级岗位人事管理权 对所属下级的考核评价权 必要的资料索取权 公司车辆的调度权 有对各部门安全保卫工作的监督检查权 有代表公司与外界有关部门和机构联络的权力 权限内的费用审批权 对所属下级的工作争议有裁决权 工作协作关系：工作协作关系： 内部协调关系内部协调关系 公司各部门 外部协调关系外部协调关系 集团及其他有关单位 任职资格：任职资格： 教育水平教育水平硕士及以上学历 专业专业管理或与公司业务相关专业 培训经历培训经历经济、法律、商务知识、外语、企划、信息管理、计算机等培训 经验经验 6 年以上工作经验，4 年以上相关管理岗位工作
8、经验，2 年以上相关领 导岗位 知识知识 掌握企业行政管理知识，了解法律知识，财务知识、人事知识、商务 知识、信息管理知识、计算机知识、档案管理知识及熟悉国家法律法 规等 技能技巧技能技巧 较强的组织领导和协调能力，较好的实施能力和判断决策能力、较强 的口头表达能力和公文报告编写能力，熟练使用计算机办公软件，一 定的外语水平 其它：其它： 使用工具使用工具/ /设设 备备 计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet 网络、文件柜、通讯设 备及一般办公设备 工作环境工作环境独立的办公室 工作时间特征工作时间特征 正常工作时间，偶尔加班、出差 所需记录文档所需记录文档 通知、简报、
9、汇报材料、工作计划、工作总结、公司文件、办公文件 发放记录、行政费用台帐等 备注：备注： 办公室后勤副主任职务说明书 岗位名称岗位名称后勤副主任岗位编号 所在部门办公室岗位定员 1 直接上级办公室主任职系管理职系 直接下级 维修物业管理、维修及库管、门卫、保 洁、宿舍管理、文印 所辖人员岗位分析日期2002 年 6 月 本职：本职：负责公司后勤管理工作 职责与工作任务：职责与工作任务： 职责表述：协助办公室主任制定部门工作计划，主持制定分管 业务工作计划，督促检查计划的实施 工作时间百分比： 20% 协助办公室主任制定部门年度工作计划频次：2 次/年 职职 责责 一一 工作 任务 制定所分管工
10、作计划并组织落实，完成分管工作总结频次：2 次/年 职责表述：负责公司消防、保卫、绿化、保洁等工作 工作时间百分比： 15% 负责联系和参加街道、区及上级相关部门的有关会议并 贯彻会议精神 频次：不定期 组织落实消防器材和措施检查，确保办公区的安全 频次：不定期 职职 责责 二二 工作 任务 制定公司消防、保卫、绿化、保洁规章制度并组织实施 频次：日常 职责表述：负责公司午餐的联系管理 工作时间百分比： 20% 负责联系供餐商，根据职工需要随时更换频次：日常 职职 责责 三三工作 任务 负责组织公司餐厅的管理和保洁频次：日常 职责表述：负责组织公司维修计划的实施和急修事件的处理 工作时间百分比
11、： 15% 负责根据年度计划草拟大修和维修合同，提交审批频次：2 次/年 职职 责责 四四 工作 任务 负责合同执行的管理和工程质量的检查频次：2 次/年 职责表述：负责公司供暖工作的管理 工作时间百分比： 15% 根据国家有关政策，制定公司实施办法频次：不定期 职职 责责 五五 工作 任务 解决收取供暖费方面的问题频次：不定期 职责职责 六六 职责表述：完成上级交办的其他任务 工作时间百分比： 15% 权力：权力： 对部门工作的建议权 对分管工作的管理权 有对各部门安全保卫工作的监督检查权 对直接下级的工作有监督、检查权 对直接下级的考核评价权 有对直接下级岗位人事管理权 对直接下级的工作争
12、议有裁决权 工作协作关系：工作协作关系： 内部协调关内部协调关 系系 公司各部门 外部协调关外部协调关 系系 街道、区、国机集团等 任职资格：任职资格： 教育水平教育水平大学本科及以上学历 专业专业管理专业或与公司业务相关专业 培训经历培训经历行政管理知识培训、物业管理知识培训、消防安全知识培训、 经验经验5 年以上工作经验，3 年以上相关业务岗位工作经验，1 年以上管理工作经验 知识知识掌握企业行政管理知识，具备一定的工程管理知识、物业管理知识 技能技巧技能技巧 一般使用计算机办公软件，具备一定的口头表达能力、公文报告撰写能力、 组织协调能力 其它：其它： 使用工具使用工具/ /设设 备备
13、计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet 网络、文件柜、通讯设备及 一般办公设备 工作环境工作环境一般工作环境 工作时间特工作时间特 征征 正常工作时间，偶尔加班 所需记录文所需记录文 档档 后勤工作计划和工作总结、维修记录、办公用品主要供应商名单、物业管理 台帐等 备注：备注： 办公室行政副主任职务说明书 岗位名称岗位名称行政副主任岗位编号 所在部门办公室岗位定员 1 直接上级办公室主任职系管理职系 直接下级 行政秘书、文字秘书、话务接待、司机、 出国管理、医务管理、房产管理 所辖人员岗位分析日期2002 年 6 月 本职：本职：负责公司日常行政事务管理工作 职责与工作任务
14、：职责与工作任务： 职责表述：协助办公室主任制定部门工作计划主持制定分管业 务工作计划，督促检查计划的实施 工作时间百分比： 20% 协助办公室主任制定部门年度工作计划频次：2 次/年 职职 责责 一一 工作 任务 制定所分管工作计划并组织落实，完成分管工作总结频次：2 次/年 职责表述：负责组织公司重要会议、办公会等工作 工作时间百分比： 15% 制定公司会议管理规定频次：不定期 定期编制公司会议计划安排 频次：不定期 职职 责责 二二 工作 任务 作好会议的组织和管理 频次：全年 职责表述：负责公司企业形象方案的策划和实施管理 工作时间百分比： 20% 负责参与企划方案的制定频次：日常 职
15、职 责责 三三工作 任务 负责组织企划方案的实施频次：日常 职责表述：负责公司广告、各类学会协会、各类媒体宣传的管 理 工作时间百分比： 15% 负责编制统一的宣传形式、口径、内容。频次：2 次/年 职职 责责 四四 工作 任务 负责组织对外宣传资料的统计、整理和归档频次：2 次/年 职责表述：负责公司医务、话务、车辆、领导公务工作的管理 工作时间百分比： 15% 根据公司实际情况，制定医务、话务、车辆、领导公务 工作相关规定 频次：不定期 职职 责责 五五 工作 任务 处理工作中出现的突发事件频次：不定期 职责职责 六六 职责表述：完成上级交办的其他任务 工作时间百分比： 15% 权力：权力
16、： 对部门工作的建议权 对分管工作的管理权 对直接下级的工作有监督、检查权 对直接下级的考核评价权 有对直接下级岗位调配的建议权、任命的提名权和奖惩建议权 权限内费用审批权 对直接下级的工作争议有裁决权 工作协作关系：工作协作关系： 内部协调关内部协调关 系系 公司各部门 外部协调关外部协调关 系系 集团及相关部门等 任职资格：任职资格： 教育水平教育水平大学本科及以上学历 专业专业管理专业或与公司业务相关专业 培训经历培训经历企业管理知识培训、 经验经验5 年以上工作经验，3 年以上相关业务岗位工作经验，1 年以上管理工作经验 知识知识掌握企业行政管理知识，具备一定的商务知识、企划知识、文秘知识 技能技巧技能技巧 一般使用计算机办公软件，具备较好的口头表达能力、公文报告撰写能力、 具备较好的社交能力和组织协调能力 其它：其它： 使用工具使用工具/ /设设 备备 计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet 网络、文件柜、通讯设备及 一般办公设备 工作环境工作环境一般工作环境 工作时间特工作时间特 征征 正常工作时间，偶尔加班 所需记录文所需记录文 档档 会议安排、企划
