企业财务管理系统的应用过程

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1、建立企业基础信息,定义企业机构,操作员及权限管理,账套维护,创建企业账套,一、创建企业账套,企业在使用系统之前,首先需要在系统中建立企业的基本信息。其主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等，简称“建账”。 这里的“账套”，指的是一组具有相互关联的数据。每一个企业(或每一个核算部门)的数据在系统内都体现为一个账套。系统最多允许建立999个账套。,三、网络课程制作特色,一、创建企业账套,【例2.1】北京蓝梦有限公司(简称蓝梦公司，账套号666)，账套启用日期：2004年1月；地址：北京学院路甲2号；法人代表：郑和平；联系电话及传真：58581177；电子邮件：；税号：11010820

2、0711077。,三、网络课程制作特色,一、创建企业账套,【例2.1】该公司为股份制企业，主要从事教育工具制作、发行及相关配套商品的经营与推广活动。记账本位币为人民币；企业类型为工业；行业性质为新会计制度科目；采用“按行业性质预置科目”。要求只对客户进行分类，有外币核算业务。核算时，确定数量的小数位为2、单价小数位为4。 其编码规则确定为：会计科目编码级次42222；客户权限组级次234；客户分类编码级次124；部门编码级次122；结算方式编码级次12。,一、创建企业账套,三、网络课程制作特色,1.注册系统管理,系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。

3、,操作：执行“开始”“程序”“用友ERP-U8”“系统服务”“系统管理”命令，进入“用友ERP-U8系统管理” 窗口。,一、创建企业账套,三、网络课程制作特色,2.输入账套信息,输入账套信息，即用于记录新建账套的基本信息，主要包括以下项目：(1) 已存账套。(2) 账套号。 (3) 账套名称。 (4) 账套路径。(5) 启用会计期。,操作：以系统管理员身份登录“系统管理”。执行“账套”“建立”命令，打开“创建账套账套信息”对话框。,一、创建企业账套,三、网络课程制作特色,3.输入单位信息,用于记录本单位的基本信息，单位名称为必输项。除定义单位名称外，还可按照核算单位的实际情况，建立本单位基本信

4、息资料，包括单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件、税号、所有制类型或者增值税纳税人性质及其增值税率等信息。,操作：在“创建账套单位信息”对话框中，依次输入单位有关信息。,一、创建企业账套,4.核算类型设置,用于记录本单位的基本核算信息，主要包括以下项目：(1) 本币代码。(2) 本币名称。 (3) 企业类型。 (4) 行业性质。 (5) 账套主管。 (6) 是否按行业预置科目。,操作：在“创建账套核算类型”对话框中，采用本币代码“RMB”，本币名称“人民币”。分别选择企业类型“工业”；行业性质“新会计制度科目”及账套主管“赵达”（参见2.1.3内容）。,一、创建企业账套,5.基础

5、信息设置,用于选择企业是否有外币核算业务，并确定是否对存货、客户和供应商进行分类管理。,操作：在“创建账套基础信息”对话框中，选中“客户是否分类”和“有无外币核算”复选框。,一、创建企业账套,6.分类编码方案设置,用于为了便于进行分级核算、统计和管理，系统可以对基础数据的编码进行分级设置，可分级设置的内容主要包括：会计科目编码级次、客户权限组级次、客户分类编码级次、部门编码级次、地区分类编码级次、存货权限组级次、存货分类编码级次、货位编码级次、收发类别编码级次、结算方式编码级次、供应商权限组级次、供应商分类编码级次等。,操作：在“分类编码方案”对话框中，根据提供的资料，分别设置客户权限、客户分

6、类、结算方式、部门和科目等编码级次。,一、创建企业账套,7.数据精度,数据精度指定义数据的小数位数。为了适应各企业对数量、单价的核算精度的不同需要，在系统管理可以自行设置的数据精度主要有存货数量小数位、存货单价小数位、开票单价小数位、件数小数位、换算率小数位和税率小数位。,操作：在“数据精度定义”对话框中，根据单位资料，确定所有小数位。,二、账套维护,三、网络课程制作特色,1.账套修改,当系统管理员创建账套或者账套主管建立年度账完毕后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确地反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。 以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系

7、统管理窗口。执行“修改”命令，即可进行修改账套。可以修改的信息主要有账套信息、单位信息、账套分类信息和数据精度信息等。,二、账套维护,三、网络课程制作特色,1.账套修改,值得提醒的是，在账套的使用中，可以对本年未启用的会计期间修改其开始日期和终止日期。只有没有业务数据的会计期间可以修改其开始日期和终止日期。使用该会计期间的模块均需要根据修改后的会计期间来确认业务所在的正确期间。只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。,二、账套维护,三、网络课程制作特色,2.引入账套,引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。它有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被

8、引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。 如果是作为集团公司的管理人员应用本系统，最好在建立账套之前就预先做好规划，为每个子公司分配不同的账套号，以有效避免引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其他账套的数据。,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。执行“账套”“引入”命令，打开“引入账套数据”对话框。,二、账套维护,三、网络课程制作特色,3.输入和删除账套,输出账套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。 只有系统管理员(Admin)有权限进行账套输出。 如果将“删除当前输出账套”同时选中，则表示在输出完成后需要将数据源从当前系统中删除。账套删除和账套输出备份的操作基本一样。,

9、操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。执行“账套”“输出”命令，打开“账套输出”对话框。,二、账套维护,三、网络课程制作特色,4.年度账管理,在ERP应用系统中，企业不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据，称为年度账。 对年度账的管理，包括年度账的建立、引入、输出年度账和结转上年数据，以及清空年度数据等。,三、操作员及权限管理,对系统操作员及其功能权限实行统一管理，一方面可以避免与业务无关人员对系统进行操作，另一方面可以对系统所包含的各个子系统的操作进行协调，从而保证系统及数据的安全和保密。 操作权限的集中管理包括定义角色、设定系统用户和设置功能权限等。,三、网络课程制

10、作特色,三、操作员及权限管理,【例2.2】根据以下资料定义系统操作员及给各个角色分配权限。 (1)01赵达(口令:1) 角色：账套主管。 负责软件运行环境的建立以及基础信息设置工作； 负责软件的日常运行管理工作，监督并保证系统的有效、安全、正常运行； 负责总账系统的凭证审核、记账、账簿查询、自动转账定义、月末结账工作； 负责报表管理及其财务分析工作； 负责客户和供应商往来管理以及部门和项目管理工作。,三、网络课程制作特色,三、操作员及权限管理,【例2.2】根据以下资料定义系统操作员及给各个角色分配权限。 (2)02钱有财(口令：2) 角色：总账会计、应收会计、应付会计、资产和工资管理员。 负责

11、总账系统的凭证管理工作； 具有总账系统的填制凭证、自动转账生成、凭证查询、明细账查询操作权限； 具有应收系统、应付系统、固定资产和工资系统的全部操作权限。,三、网络课程制作特色,三、操作员及权限管理,【例2.2】根据以下资料定义系统操作员及给各个角色分配权限。 (3)03孙淑芬(口令：3) 角色：采购管理、销售管理、库存管理、存货管理核算员。 具有采购管理、销售管理、库存管理、存货管理系统的全部操作权限。 (4)04 李纳(口令:4) 角色：出纳。 负责现金、银行账管理工作； 具有出纳签字权、现金和银行存款日记账的查询及打印权、资金日报 查询及打印权、支票登记权，以及与银行对账有关的操作权限。

12、,三、操作员及权限管理,1.角色管理,角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。在设置了角色之后，可以定义角色的权限。当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的好处在于既方便控制操作员权限，又可以依据职能统一进行权限的划分。 只有系统管理员有权限进行角色的设置。角色管理包括角色的增加、删除、修改等维护工作。,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。在“用友ERP-U8系统管理”窗口中，执行“权限”“角色”命令，进入“角色管理”窗口。,三、操作员及权限管理,2.用户管理,用户是指有权限登录系统，对应用系统进

13、行操作的人员，即通常意义上的“操作员”，其作用类似于Windows的用户账号。每次注册登录应用系统，都要进行用户身份的合法性检查。只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。 只有系统管理员有权限进行用户的设置。用户管理主要完成用户的增加、删除、修改等维护工作。,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。执行“权限”“用户”命令，进入“用户管理”窗口。,三、操作员及权限管理,2.用户管理,说明： 用户和角色设置不分先后顺序。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属哪一个角色，则用户将自动具有该角色的权限。 一个角色可以拥有

14、多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色 。,三、操作员及权限管理,2.用户管理,说明： 会将所有的角色名称自动显示在角色设置中的所属角色名称的列表中。用户自动拥有所属角色所拥有的所有权限，同时可以额外增加角色中没有包含的权限。 若修改了用户的所属角色，则该用户对应的权限也跟着角色的改变而相应的改变。,三、操作员及权限管理,3.权限管理,第一，功能级权限管理。 第二，数据级权限管理。 第三，金额级权限管理。 功能权限的分配在系统管理中的权限分配设置，数据权限和金额权限在“基础信息”中进行分配。对于数据级权限和金额级的设置，必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。,三、操作员及权限管理,

15、3.权限管理,需要指出的是：在建立新账套之前，必须先指定一名“系统管理员”，由系统管理员确定账套主管、进行用户的授权或撤销权限设置。一个账套可以有多个账套主管。如果在角色管理或用户管理中已将“用户”归属于“账套主管”角色，则该操作员即已定义为系统内所有账套的账套主管。,操作：以系统管理员身份进入“系统管理”。在“系统管理”窗口中，执行“权限”“权限”命令，进入“操作员权限”窗口。,四、定义企业机构,1.部门档案,这里的“部门”是指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应，如生产车间、采购部门、销售部门等部门。 部门档案主要用于设置企业各个职能

16、部门的信息。它包含部门编码、名称、负责人、部门属性、信用信息等信息。,四、定义企业机构,1.部门档案,【例2.3】根据表2-1提供的资料定义部门档案。 表2-1 部门档案,操作：执行“开始”“程序” “用友ERP-U8” “企业门户”命令，以系统管理员或账套主管的身份进行系统注册后，打开“控制台”选项卡。,四、定义企业机构,2.职员档案,这里的“职员”是指企业的各个职能部门中参与企业的业务活动，且需要对其进行核算和业务管理的人员，如采购员、库房管理人员还是销售人员等人员。职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。,四、定义企业机构,2.职员档案,【例2.4】根据表2-2提供的资料定义职员档案。 表2-2 职员档案,