学生会档案管理制度.doc

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1、学生会档案管理制度篇一：学生会档案是广大学生会成员在讨论、 计划、 落实中产生的具有保存价值的文字、 图表、 声像等不同载体的文件材料， 是学生会各项活动的历史记录， 也是校学生会决策和考核干部 的重要依据。为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在学生会各项工作 中的作用，特制定下述规定。一、 立卷归档制度（一） 归档范围： 凡是校、 系学生会在各项工作活动中直接形成并具有查考、 保存价值的各种计划、 表格、 报道、照片等不同形式和载体的文件材料，均应由秘书处归档，所有校、系、部门不得以任 何借口拒绝归档。（二） 归档时间： 一学期中，各系、部门形成的各种不同形式和载体的文件材料

2、，在新学期到来之前由秘书处文书秘书统一整理并归档立卷。（三） 归档要求：1. 每次由校 、院（系） 举办的活动结束后， 活动负责人必须将应归档的文件材料收集齐全、 完整、 并能正确反映出其在活动前后工作的真实情况， 整理成档后交至秘书处保管 和利用。2. 归档的文件材料一般一式两份。 电子稿、 打印稿。重要或利用频繁的文件若有损坏情 况，需酌情增加归档份数。3. 以下资料应归入学生会档案（1） 校学生会工作计划、总结、报告、通知、决定及规章制度；（2） 秘书处关于学生会的工作向学生会主席的请示及批复；（3） 关于表彰校、系优秀学生干部和先进个人的材料；（4） 关于每学期被评为优秀部门、优秀部长

3、、优秀部员的材料；（5） 批准加入学生会的材料及因其他原因退出学生会的材料；（6） 校、系组织举办活动的有关资料。（7） 学生社团组织的名称、会员名单、章程、刊物及学生社团组织的主要活动 的有关材料；二、 档案保管制度1. 院团总支学生会办公室是各系、校档案存放的机要重地，各系必须 加强管理，非学生会成员在无学生会成员的管理下一律不得随意进入办公室。2. 秘书处应严格控制和保管，院团总支学生会办公室钥匙，不得随意 转借他人。 秘书处岗位责任 岗位责任制度三、 秘书处岗位责任制度1. 文书秘书应集中统一管理学生会全部档案， 按照档案业务建设规范要求， 做好档案 收集、整理、归档等工作。2. 文书

4、秘书应负责指导、检查、督促兼职档案人员做好校、院系各部门档案的形成、积 累、归档工作，确保档案的完整、准确。3. 文书秘书应主动运用档案协助学生会领导和学生会有关部门解决实际问题， 热心为 利用者提供服务。4. 宣传秘书应积极配合举办大型活动、 演出的部门并负责大型会议及各项活动的后勤 服务工作。 学生会各类档案是对学生会各部部长及成员工作表现作综合评价的重要依据， 也是对学 生干部进行考核和评优的依据。档案要求做到内容齐全、分类清楚、不漏不重、装订规范、 检索方便、管理完备。若秘书处成员有遗失、损坏档案情节秘书处将给予相应的处分。四川农业大学旅游学院团总支学生会秘书处20XX年5月30日篇二

5、：大学第五届档案工作是系学生会工作连续性，有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。一、日常档案工作办法1、系学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。2、系学生会档案由办公室分类统一管理将有关资料归档备案。 3、系学生会档案包括人事档案、工作档案、财务档案及活动档案。4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须上交一份办公室处存档，以备查找。5. 档案形式要求：对于各部档案，应有纸质和电子两种版本。6. 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。 7. 档案上交

6、时由办公室签收。 二、档案内容要求：（一）人事档案 包括个人履历简介、学期及年度工作鉴定，以及其它有关材料,由办公室负责考察记录。l、个人履历简介是系学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。2、学期及年度工作鉴定是对学生会成员工作的评定，作为评定优秀学生会干事、干部等的依据之一。（二）工作档案 包括校学生会工作，各部门工作档案，上级的有关档案，由办公室整理保管。（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等。（四）活动档案1、活动档案内容包括活动策划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。（策划书在活动前一周交至办公室存档）2、 活动结束后由主办

7、部门及时写出工作总结，并在活动结束一周内交至办公室归档。 三、档案查阅办法 1,查阅要求:1)、各部门可以根据工作所需向办公室借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。2)、各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。3)、查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称。 4)、认真填写索档单，并由部长以上签名。5)、各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。 6)、档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。2、借阅手续：（1）、借阅档案必须有证明，借阅档案必须进行注册登记，

8、登记时应注明借阅人姓名、借阅的内容和时间等。（2）、借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。（3）、借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。（4）、复制文件必须征得主席团的同意。 附数计系学生会办公室档案借阅登记表数计系学生会档案收档登记表所有的工作总结、工作计划都不要封面，策划书的封面格式如下:“数学与计算机科学系”为宋体、初号、加粗“XXX策划书”为宋体、小初、加粗 “部门、日期”为宋体、二号、加粗 样图如下：数学与计算机科学系X XX X 策 划 书xx部门二零一二年x月x日篇三：计算机与通信工程学院第一章

9、总则学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料，是学生会各项工作的历史记录也是学生会决策和考核干部的重要依据。为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在学生会各项工作中的作用，特定下述规定标准：第二章 日常档案整理标准一、立卷归档制度（一）归档范围：凡是校、系学生会在各项工作活动中直接形成并具有查考、保存价值的各种计划、表格、报道、照片等不同形式和载体的文件材料，均应由秘书处归档，所有校、系、部门不得以任何借口拒绝归档。以下资料应归入学生会档案（1） 学生会工作计划、总结、报告、通知、决定及规章制度； （2） 秘书处关于学生

10、会的工作向学生会主席的请示及批复； （3） 关于表彰校、系优秀学生干部和先进个人的材料；（4） 关于每学期被评为优秀部门、优秀部长、优秀部员的材料； （5） 批准加入学生会的材料及因其他原因退出学生会的材料； （6） 系组织举办活动的有关资料。（7） 学生社团组织的名称、会员名单、章程、刊物及学生社团组织的主要活动的有关材料；（二）归档时间：一学期中，部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在新学期到来之前由秘书处统一整理并归档立卷。（三）归档要求：第一条 学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

11、第二条 学生会档案由办公室统一分类管理。各部门档案由本部门成员整理，办公室监督管理。每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。第三条 学生会档案包括成员档案、工作档案及活动档案等。第四条 各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份由办公室统一存档，以备查找。第五条 档案上交日期：视不同类型档案而定。第六条 档案形式要求：对于各部文件档案，应有文本档案（A4纸打印）和电子档案两种版本。 二、 档案保管制度1. 学生会办公室是档案存放的机要重地，必须加强管理，非学生会成员在无学生会成员的管理下一律不得随意进入办公室。2.档案管理工作统一由学生会秘书处主管，秘书长集中负责，对各种信息资

12、料进行分类、整理、归档，及时进行总结，并做好保管和保密工作，确保档案的完整、准确。3.学生会各类档案是对学生会各部部长及成员工作表现作综合评价的重要依据，也是对学生干部进行考核和评优的依据。档案要求做到内容齐全、分类清楚、不漏不重、装订规范、检索方便、管理完备。若秘书处成员有遗失、损坏档案情节秘书处将给予相应的处分。4.任何人不准随便翻阅档案，若需要先向秘书处提出申请，秘书处可根据档案性质作出决定，重大事项请示主席团。5.各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该在3日（特殊情况除外）之内归还，若有遗失应作出书面检讨，秘书处会作出相应的警告、批评。第三章 档案存放

13、办法第一条 学生会各部门档案都存于办公室。第二条 将文件存放于文件袋和文件盒中，便于取阅与存放。贴上标签，注明性质，部门。第三条 文件按照8个部门存放，查阅。以组织部为例：注：个人履历简介、日常工作评定及思想总结，各部每位成员都交；剩余各项各部交一份即可。第四条 其他部门档案均按以上模式归档。第四章 档案查阅办法（一）借阅要求1、全部档案存于办公室档案柜，由办公室主任负责；2、凡中途离职、撤职、辞职干部，其个人档案在其离职之日撤出总档案； 3、干部任职期满之日，应保留干部的个人档案至其毕业，供评价其工作成绩和毕业时推荐就业之用；4、任何部门或个人需要向秘书处借阅有关文件时，必先提出申请，经办公

14、室视文件的重要程度作出合理安排，经填写“档案借阅登记表”，方可借阅；5、学生会部级以上（含部长）工作人员方有资格借阅有关文档，其他人员档案借阅需由本人提出申请，经所属部门部长签字同意，办公室主任批准，档案出借期间责任由部长负责；6、在清理档案时，对2年以上的档案，应打包封存，并注明起止时间，内容。如要销毁某些档案，必须经上级机关审查。一般每四年清理销毁一批不具备保留意义的档案。（二）借阅程序、档案具备“档案借阅登记表”（办公室）；、内部人员借阅资料时，应办理好登记手续（包括资料内容，借阅时间，借阅人，联系方式，证明人等）并及时归还；、其他各单位借阅资料时，应提出申请，做好登记手续，外借档案不得为档案原件。第五章 附表档案文件借阅登记表收档登记表 注：收档登记表按部门登记，办公室成员会分派到各部进行登记。第六章附则第十二条 学生会每年换届时，以往文件移交下届常委会及办公室作为参考。 第十三条 本制度自颁布之日起施行第十四条 其他未尽事宜由秘书处请示主席团后决定。