制度与流程汇编新

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1、 行政管理制度第1章 文控管理规定第1条 目的为加强公司文件、资料的管理，特制定本规定。第2条 适用范围1 *商业设施有限公司所属分公司、中心、各部门。2 本规定所指的文件、资料包括公司文件、规章制度、工作流程、证照、工作计划、发展规划、工作总结、人事相关资料、技术数据、生产工艺、图纸方案、客户资料、供应商资料、各种合同等一切有保存价值和必须控制的资料。第3条 制度制定管理1 为加强及规范公司的制度与流程管理，做到制度与流程的统一性。2 各部门制定新的制度与流程，需将文字草稿及详细流程图，提交直接上级审批；审批后提交总经办统一编号。3 总经办编号后向各相关部门征求意见并将意见汇总，根据汇总意见

2、修订制度，将修订后的制度提交总经理签批；签批通过后，依据编号及等级下发试用执行，同时根据备案登记信息收录制度汇编。4 新制度试用期为一个月，在试执行期间，各执行部门将及时发现的问题提交总经办，由总经办根据实际情况对制度做适当修订。5 制度与流程制定的各项标准。5.1 文字稿采用Word文档格式，页面设置为上下左为2CM，右1.8CM，主标题采用黑体三号，加粗，副标题采用黑体字小三号，加粗，条采用四号黑体，加粗，并加页眉，内容为“公司标识”加“*商业设施有限公司”；流程图采用VISIO格式，使用垂直格式的跨职能流程图，并按照流程图的规范要求使用图标；表格采用宋体字（数字采用Times New R

3、oman字体）；页面版式、页眉页脚格式与文字稿相同；5.2 制度与流程采用宋体字（数字采用Times New Roman字体）；正文标题采用章节形式编写，章下设节，节下设条，条下采用项目编号（不超过2级），如两级项目编号后仍需分级，可采括号加阿拉伯数字表示。段落正文为固定值22磅；5.3 制度名称、类型及重要等级等信息由总经办予以确定；制度名称必须含盖所拟订的制度与流程的主题内容；制度类型根据编写使用的部门及内容不同，分为行政、后勤、人力资源、财务、营销、运营、监察、发展、总经办制度；15 司5.4 新制度与流程的编号采用三级编号，各级编号之间以“”号隔开；第一级为公司简拼（SDXD）：第二级

4、为该制度与流程的拟定部门的拼音第一个字母大写（如：XZ）；第三级为该制度与流程的顺序编号，起始号为001。第4条 文件管理1 文件呈送与收发。1.1 需呈送总经理的文件资料，各中心、部门需采用统一格式（除必须手写外，一律采用打印版），并附文件阅批单，指定专人呈送，所有呈送总经理的文件资料均直接呈送至总经办，由总经办统一呈送总经理。如确需部门单独呈送的文件，应由部门经理及以上级领导亲自呈送，并到总经办登记备案。所有文件经总经理批阅后，由总经办反馈各相关部门；1.2 对涉及订单等需要追究第三方责任及处罚类的文件资料，由相关部门进行事实确认并出具相关意见后呈送；1.3 总经办每日分两次呈递总经理办公

5、室文件资料，分别为上午10：00，下午14：00；1.4 公司所有外部文件收发原则上由总经办负责，各部门外出开会带回文件的，需到总经办备案，如需上报材料的，总经办予以配合；1.5企业各类通知均由总经办下发（含OA电子版），电子版的通知先打印阅批后，总经办上传，严禁使用邮件等发放通知，部门通知由经理批准，中心内的通知由总监批准，其他的由总经理批准，所有的通知由总经办备案后下发；1.6 企业制度类文件下发，由总经办编号并加盖“受控文件”章后下发，并填写文件发放登记表，版本更新时，新版下发的同时旧版作废，由总经办统一收回。2 文件保管。2.1 经办负责各类制度文件及通知类的保存管理，财务中心负责销售

6、、采购类合同的管理，本部门可留存复印件；2.2 总经办将文件资料分类进行归档，由专人负责保管，并建立台帐；电子类文件的存档，应附台帐并注明电子档的内容；2.3 根据文件类型及重要等级不同，可将文件分为永久保存、保存十年、保存五年、保存一年四类：（1） 永久保存文书，包括：公司发展战略、决议、规划及有关公司发展历史的文书；规章制度文书：各类合同书、契约书、协议书、登记注册文书；公司对外公函、请示、报告、政府许可证等往来文书；不动产、基建、工程技术类文件资料；财务会计表册、帐薄、传票、分析报表、决算书；重要的诉讼关系文件；公司重要会议记录、责权、财产权等；公司人事相关资料；其他需要永久保存的重要文

7、件、帐薄及统计资料；（2） 保存十年文书，包括：请求审批文书，人事工资方面文书；公司经营管理重要的查考性文件、市场调查文件；帐目、债权债务、工程技术类文书、重要的往来业务文书；其他除永久保存外重要文书；（3） 保存五年文书，包括：期满或解约合同书、契约书；公司内部重要文件；公司客户往来日志、事件类文件；劳动工资、保险、医疗等人事类文书；短期内需查考的文件；其他不需要保存十年的次重要文书；（4） 保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书，如果是调查报告原件，由所在分公司、部门主管负责确定保存年限；（5） 以上规定适用于公司各部门。2.4 文件应于每季度最后一月25日前进行汇总，28日前进行存档登记

8、，含技术中心的各类图纸及电子版。3 文件销毁。3.1 所有包含公司内部及外部客户保密性信息的废旧文件、资料，不允许二次使用，必须一次性销毁；3.2 废旧文件、资料等不得随便弃置，由各部门根据存量情况通过焚烧或碎纸机进行集中销毁，其中重要文件、资料和数据要填写销毁清单，并报总经理审批，由两人以上监销。4 文件借阅。4.1 制度等常规性文件资料借阅经借阅部门负责人、总经办负责人批准后方可查阅；生产、销售、财务相关文件借阅，经总经理批准后方可查看；4.2 文件资料借阅不允许携带外出，需携带外出的须有部门总监级别以上人员签字，并填写文件资料借阅登记表；4.3 文件资料借阅非总监级别以上人员批准，不允许

9、对借阅文件资料拷贝、翻录、做笔记（生产、销售、财务等经总经理批准）。5 文件资料更新由总经办文控专员负责。第5条 印章管理1 公司印鉴分为：公司公章、内部文件章、合同专用章、报价专用章、财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴、工会章、质检专用章、受控文件章。2 总经办负责保管公司公章、合同正章、内部文件章；行政部负责保管工会章、党章；营销分公司负责保管指定的合同专用章、报价专用章、受控文件章；财务中心负责保管财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴；运营总部负责保管质检专用章。3 印章使用范围。3.1 公司公章用于招投标、政府机关等对外行文或证明文件；3.2 合同专用章用于合同书（协议书）的签订；3

10、.3 内部文件章用于内部文件发文；3.4 财务专用章及法人代表印鉴用于现金结算和银行结算；3.5 发票专用章用于开具发票业务；3.6 报价专用章用于对外业务报价。4 印鉴使用。4.1 部门如有印章制作需求，应向总经办申请，经总经理批准后总经办统一制作；4.2 总经理授权各分公司、中心、部门指定专人保管印章，负责印章的安全和施印；并将所有施印文件、施印数量等信息登记备案，备案表月底各部门负责人签字后交总经办归档保存；4.3 公章外用须经总经理批准，并由总经办派人一同前往；4.4 如遇印章丢失、被盗时，当事人应立即向总经办报告，经公司批准，并立即联系登报，声明作废；4.5 印章保管人员因故调整，应

11、做工作交接。5 申印权限：所有印章施印须填写印鉴使用申请表，由相关负责人批准，印鉴保管人备案后施印。5.1 公章：常规由总经理批准，用于招投标、人事合同、日常员工保险办理的由中心负责人及以上批准，个人开具介绍信或证明类资料提交书面申请及保证书，报总经办由总经理批准后施印；5.2 内部文件章经分公司、中心负责人同意，总经办备案即可施印；5.3 合同专用章由使用部门持合同会签审核表或由相关负责人批准的相关文件（申请），由中心负责人批准；5.4 使用报价专用章由分公司负责人审批后由综合部施印；5.5 财务专用章、发票专用章、法人代表印鉴由财务中心负责人批准，总经理授权的专人施印；其他使用情况须由总经

12、理授权；5.6 所有印鉴的使用均由总经办监督，每月30号应把所有印章使用情况进行汇总，并在30日前报总经办存档。6 印章停用与销毁。因客观原因相关印章不宜继续使用时，应将印章交总经办统一封存。第6条 奖励与处罚1 违反第3条规定，按工作过失处罚。2 违反第4条文件发放管理规定的，按重度违纪处罚。 3 违反第4条其他规定的，按工作过失处罚。4 对于故意或过失泄露公司重要信息，造成严重后果或重大经济损失的；违反本制度管理规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司重要信息的；利用职权强制他人违反本规定的，属严重违纪，受直接开除处分，并承担由此造成的经济损失。5 由于违反本规定而给工作带来损失或对设备

13、带来损害的，由违反者承担全部责任并承担相应损失。情节严重的，公司有权追究其法律责任。6 凡违反第5条规定的任意一款，属重度违纪，视情节严重予以开除处分。7 在制度与流程执行中，发现问题及时上报使公司避免损失的基层操作员工，根据情况给予一定的奖励。第7条 流程1 印鉴使用签批流程第8条 附表1 文件阅批单2 文件资料借阅登记表3 销毁清单4 文件总表5 文件发放登记表6 印鉴使用登记表7 印鉴使用申请表年 月 日 文件阅批单 SDXD-ZJB-001文件名称文件编号呈送部门呈送日期经办人文件背景年 月 日 分公司、中心年 月 日 总经理年 月 日 备注年 月 日 文件资料借阅登记表 SDXD-ZJB-002序号文件/资料名称借阅人用途批准人借阅日期归还日期接收人备注年 月 日 销毁清单 SDXD-ZJB-003文件名称销毁部门销毁原因部门负责人总经理监销人销毁人销毁时间年 月 日 文件总表 SDXD-ZJB-004序号文号文件名称版次生效日期文件发放登记表SDXD-ZJB-005发放日期文件名称文件编号接收部门接收人员年 月 日 印鉴使用登记表 SDXD-ZJB-006编号日期事由用印部门用印申请人来文字号经办人批准人备注印鉴使用申请表