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1、采购人员怎样正确的询价询价 (Request for Quotation是采购人员在作业流程 上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采 购预算后,通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这 是常态性的采购,需求的形态又是属于标准零件,对于供应 商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时,对于那些不 属于标准品的部分,询价的时候就必须要特别注意是否有提 供供应商足够的资料,来方便其报价作业。为了避免日后造 成采购与供应商各说各话,以及在品质认知上的差异,对于 询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确 的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报 价。一个完整的询价文
2、件至少应该考虑包括下列几个主要的 部分。一、询价项目的品名与料号首先,询价项目的 品名 以及 料号 是在询价单上所应 比备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产 品,这即是所谓的 品名 以及其所代表的 料号 ,这也是买 卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的 依据。料号因为在每一客户中有其独特的代表性,在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个 位数,其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数 的不同可能就是版本的不同,甚至可能变成另一个产品的料 号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与 种类为佳。二、询价项目的数量通常供应商在报价时都需
3、要知道买方的需求量,这是因 为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的提供通常 包括有 年需求量 、 季需求量 甚至 月需求量 ; 不同等 级的需求数量 ,如数量为 500K , 1M , 3M 等等;每一次下单 的大约 订购数量 ;或产品 生命周期的总需求量 。除了让 供应商了解需求量及采购的形态外,也可同时让供应商分析 其自身产能是否能应付买方的需求。在询价时买方通常都有一个通病,那就是怕量少而无法 得到好价格,便把需求量或采购量予以 膨胀 。此时,虽然 采购能够获得短期的利益,就算拿到了量产的价格,如果在 真正进行采购后,无法达到报价的预期数量时,供应商不是 提高价格, 便是在其他方面
4、减少对客户的服务, 或停止供应, 到头来得不偿失的还是自己。因此,对需求量的资讯应很实 在的与供应商 沟通 ,同时采购也可拿出市场预测来说服供应 商,如此才能达到长期配合、持续供货的目的。三、询价项目的规格书规格书是一个描述采购产品品质的工具,应包括最 新 版本 的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有 助于供应商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本,如 果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采 购,如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日 文等,也应附上国际通用语言英文的译名,以双语 (Bilingual形式呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子 档案方式提供,则必须
5、向供应商询问其接受的程度,在提供 时应注意以国际共通的档案格式如 DWG 、 IGES 、 DXF 、 PRO/E等等,以方便供应商转换图档。不过,在利用电子邮件传递 档案的同时,最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图 面,以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。四、询价项目的品质要求表达询价项目品质规范要求的方式有许多种,通常可以 使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便 能完整表达对产品或服务的品质要求,应该依照产品或服务 的不同特性,综合使用数种方式来进行。A. 品牌 (Brand or Trade Names:一般而言,使用品牌 的产品对采购而言是最轻松容易的,不仅能节省
6、采购时间、降低采购花费,也同时能降低品质检验的手续,因为只需确 认产品的标示即可。不过,具有品牌的产品其价格通常也比 较高,购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。B. 或同级品 (Or Equal:其意义指的是具有能达到相 同功能的产品,决定是否允许使用可替代的同级品报价也应 在询价时注明,同级品的确认使用必须要得到使用单位的接 受。C. 商业标准 (Commercial Standard:商业标准对于产 品的尺寸、材料、化学成分、制造工法等等,都有一个共通 的完整描述。 对于一般标准零件如螺丝、 螺帽、 电子零组件, 使用商业标准可以免除对品质上的误解。D. 材料与制造方法规格 (Ma
7、terial orMethod-of-Manufacture Specification:当对材料或制造 方法有特定的要求时,必须注明其适用的标准。如果要求注 明为 DIN 欧规时,其相对应的 CNS 或 JIS 规格也最好能予以 注明。E. 性能或功能规格 (Performance or Function Specification :此类型规格较常用于采购高科技产品以及 供应商先期参与 (Early Supplier Involvement, ESI的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能,至于 如何去制做方能达到要求的细节部分,则留给供应商来解 决。F. 工程图面 (Engin
8、eering Drawing:工程图面是最能 用来描述所需要产品品质,其内容除了必须要清晰外,对尺 寸公差的精确性也不能忽略。G. 市场等级 (Market Grade:通常用于商品如木材、农 产品、烟草、食品等方面的品质要求,由于市场等级的划分 界线无法很明确的被一般人所辩识,采购人员通常会被要求 具有如何鉴定所购产品是属于何种时常等级的能力。H. 样品 (Sample:这是一种懒人的作法,样品的提供对 供应商了解买方的需求有很大的帮助, 尤其是对颜色、 印刷、 与市场等级的要求上使用的比较普遍。I. 工作说明书 (Statement Of Work, SOW:主要使用于 采购服务项目类如中央保全、大楼清扫、废弃物处理、工程 发包等,一份完整的工作说明书除了应该简单明了外,对于 所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范其绩效 的评估。工作说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服 务,也同时要能保留足够的弹性,让供应商来发挥创造工作 上的附加价值。
