《萨班斯采购流程》由会员分享，可在线阅读，更多相关《萨班斯采购流程（14页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、声 明兹声明如下： 为使SOA法案在公司顺利实施和通过，本流程所涉及部门的操作事项及操作过程中的流程处理的描述，本人均已认真阅读，认为此流程是科学、有效、可行的，并承诺在流程生效之日起，愿意并同意按照流程描述实施操作。作为该流程的负责人，除前述所声明的责任之外，我确认承担如下责任：1.对本流程的文档（包括流程描述、控制矩阵）进行定期（每年）审阅，并予以及时更新；2.当所负责流程的实际操作程序发生重大变动时，应对流程文档进行及时更新。承诺部门：目录A版本控制1B组织结构图2C定义3D背景信息4E软件应用/使用的系统及系统权限5F子流程的业务描述63.1 供应商的选择与管理63.2采购申请与合同的
2、审批63.3 货物出入库与帐务处理83.3.1工程设备的入库83.3.2工程设备的出库83.3.3 器材的入库93.3.4器材的出库93.4 付款与应付账款管理103.5 主营业务成本结转103.5.1工程成本结转103.5.2器材销售成本结转113.6 存货实物管理11G 支撑文件索引12A版本控制B组织结构图见附件C定义除非根据上下文应另作理解，本业务流程描述文件中，下列词语作如下解释：定义描述D背景信息E软件应用/使用的系统及系统权限应用的软件描述使用权限金蝶财务软件财务部F子流程的业务描述3.1 供应商的选择与管理1. 采购人员找寻供应商新增供应商时，采购人员首先了解多家所需物料供应商
3、的资质情况(公司经营规模、技术和设备能力等)，从中选出实力较强的公司索取供应商资质证明、企业营业执照、税务登记证、第三方产品检测报告、合格证等，并依据这些资质证书做有关供应商信誉、生产能力等调查，填写合格供应商评定表（Ref-3-1）中的第一部分-供应商基本信息。2. 相关人员审核合格供应商评定表 综合事务部负责人、技术/工程负责人、分管领导从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，并将评价结果反映在合格供应商评定表上，无误后在合格供应商评定表上签字确认，经过审批的供应商可直接列入合格供应商目录(Ref-3-2)。 关健控制活动 RCM_PUR_3.1 3. 相
4、关人员审核合作协议书 对于登记到合格供应商目录的供应商，采购人员从中抽取一部分有长期合作意向的合格供应商，并负责与其接洽协商，并依据协商结果拟订合作协议书（Ref-3-3）并附合作协议书审批表（Ref-3-4）。分别交由综合事务部负责人、技术/工程负责人、财务经理/财务总监、分管领导审核签字确认。财务部经理依据审批齐全的合作协议审批表在合作协议书上加盖合同专用章，交由采购人员处理。4. 相关人员进行供应商业绩评定 每年综合事务部负责人、技术/工程负责人、分管领导从产品交货期、质量、价格、售后服务等方面对供应商进行评审，审核后在供应商业绩评定表签字，确定继续合作、终止合作、另外选择、限期整改等建
5、议。评审后由采购人员更新合格供应商目录，对于评审不合格的供应商应予清除。5. 采购人员保管供应商资料对于供应商的有关资料(合格供应商评定表、供应商业绩评定表、合格供应商目录、合作协议书等)由采购人员分类整理进行连续编号和妥善保管，供应商资料不得借阅。6. 综合事务部负责人检查供应商资料保管情况 综合事务部负责人每季对合格供应商目录、合作协议书原件及合格供应商评定表等资料进行检查，确保完整性。检查目录中的供应商编号是否连续，是否所有合格供应商都在合格供应商目录里，合格供应商是否都有对应的合格供应商评审表，检查无误后在合格供应商目录中书面签字确认。供应商资料妥善存放在文件柜中由专人保管，未经授权不
6、得借阅。 关健控制活动 RCM_PUR_3.23.2采购申请与合同的审批采购依据：申请部门如有物件需求，由申请部门完成相关审批手续后，依据销售合同/工程合同/订购单复印件加对应的审批表或*申购单。采购用于工程项目与器材销售，每单采购都有上条列明的审批资料。原则上各类物件的采购均需签订采购合同，但介于销售及工程性质的特殊性要求，规定器材采购金额在1000元以上（含1000元），工程采购金额在5000元以上（含5000元）的均需签署购销合同/产品订购合同书/采购订单（Ref-3-5）；采购金额器材1000元/工程5000元以下走零星订购单采购流程；工程施工现场采购金额在10000元以下（不包含10
7、000元）走工程现场采购流程。正常情况下，综合事务部使用经过法务部核准的合同模板与供应商签定采购合同；如产品订购合同书/购销合同/采购订单/网上订单由供应商提供，需提交法务部审核后执行。1. 采购人员询价如果需要询价，采购人员根据收到的已审批的申请资料，需要选取23家供应商(一般从合格供应商目录中选取)填写询价对比情况表(Ref-3-6)，一般进行电话询价，询价结果反映在询价对比情况表中。如果CSST集团内或已签订合作协议的，不需要进行询价，则直接进行步骤3的操作。2. 综合事务部负责人审核询价对比情况表 综合事务部负责人依据已审批的申请资料审核询价对比情况表，进行定量、定价，选定供应商并在询
8、价对比情况表上签字批准。3. 采购人员制作相关单据采购人员依据已审批的申请资料/询价对比情况表制作订购合同书/购销合同/采购订单。4. 相关人员审批购销合同/采购订购合同书/订购单 根据合同审批权限，综合事务部负责人、分管领导、财务部经理/财务总监、业务部门负责人/常务副总裁/总裁/CEO对合同价格、条款、付款方式、交货时间等条件进行审核，审核无误后在采购订购合同审批表(Ref-3-7)上签字确认。 关健控制活动RCM_PUR_3.3 5. 采购人员与供应商签订合同采购人员根据审批后的采购订购合同审批表及订购合同书/购销合同/采购订单，至财务部在采购合同上加盖合同专用章。将盖章后的订购合同书/
9、购销合同/采购订单传真给供应商，采购合同经供应商盖章(合同章或单位公章)后生效。（传真件和复印件视同原件）6. 存档采购人员将采购订购合同审批表、订购合同书/购销合同/采购订单及询价对比情况表(如有)原件整理登记产品订购合同登记表(Ref-3-8)进行连续编号和妥善保管。7. 综合事务部负责人检查采购合同保管情况综合事务部负责人每月检查产品订购合同登记表是否连续编号，并从中抽取一部分产品订购合同书/ 购销合同/采购订单，检查是否有真实的产品订购合同书/ 购销合同/采购订单作为支持。再从实际的产品订购合同书/ 购销合同/采购订单中抽取一部份，检查产品订购合同登记表中是否有相应的记录。检查无误后在
10、产品订购合同登记表上书面签字确认。采购合同妥善存放在文件柜中由专人保管，未经授权不得借阅。 关健控制活动 RCM_PUR_3.4 8. 工程物资现场采购 工程现场急需货物可以当地自行采购，综合事务部采购人员依据经审批的订购清单填写现场采购审批表（Ref-3-9），结合现场价格给出产品限价，报采综合事务部负责人确认。项目经理依据审批后的现场采购审批表进行采购。9. 工程物资零星采购 采购金额5000元以下，综合事务部采购人员依据审批后审批资料制定工程零星采购订购单（Ref-3-10），报综合事务部负责人审批向供应商采购。3.3 货物出入库与帐务处理3.3.1工程设备的入库1. 仓管专员办理入库手
11、续货物如直接送到总部仓库，仓管专员依据产品订购合同书/购销合同/采购订单清点货物，办理货物入库并通知帐务专员打印入库单（Ref-3-12）。货物如直接由供应商发至项目指定地点，采购人员电话通知项目经理收货日期，货到后，项目经理依据订购清单安排相关工程师或技术人员对设备的数量和质量进行验收，确认无误后，项目经理和专业工程师或现场工程师共同在设备/材料进场验收单（Ref-3-11）签字，仓管专员依据设备/材料进场验收单、产品订购合同书/购销合同/采购订单/工程零星采购订购单/现场采购审批表至仓库办理入库手续，并在入库单上签字。采购人员审核入库单产品型号、数量等是否与产品定购合同书/购销合同/采购订
12、单/工程零星采购订购单/现场采购审批表、设备/材料进场验收单一致，审核无误后在入库单上签字确认。入库单一式四联，仓库、客户、财务、采购各一联。2. 财务部会计编制记帐凭证供应商一般会在货物验收清点无误后开出相应的发票。供应商的发票一般通过综合事务部转交或直接寄给财务部。财务部会计月末将产品订购合同书/购销合同/采购订单（不附在凭证后面）、入库单、设备/材料进场验收单及收到的发票进行匹配。若未取得发票，先暂估入帐。检查无误后在系统中录入会计凭证，会计分录为：入库会计处理：借：库存商品贷：银行存款/现金/应付账款 供应商名称3.3.2工程设备的出库3. 业务部门相关人员编制发货通知单业务部门相关人
13、员根据项目施工要求，制定发货通知单，经业务部门负责人审批后，转给综合事务部。采购人员审核发货通知单是否有效，并检查货物内容是否与之前申购单相符，确认签字后交仓管专员。仓管专员依据发货通知单至仓库领料发货。4. 仓管专员备货开具出库单办理货物运输仓管专员依据发货通知单进行备货，如货物在仓库，检查所备的货物（器材）是否与发货通知单中的内容一致，检查无误后在发货通知单中书面签字确认，并打印出库单（Ref-3-13），出库单一式四联，仓库保管存根，财务、收货人各一联。如货物由供应商直接发到工程指定地点，仓管专员则根据发货通知单、设备/材料进场验收单办理出库单（如果出库单上有项目经理和专业工程师或现场工程师签字不需提供设备/材料进场验收单）。由于设备/材料进场验收单是不定期完成并且不依供应商分类，故可以反映多个发货通知单、出入库单产品内容。仓管专员检查领取物料是否与发货通知单、出库单上一致，检查无误后，在出库单上签字；与物流公司联系发货事宜，由物流公司清点器材件数无误后将器材发到发货通知单上指定地点。5. 财务部会计编制记帐凭证财务部会计月末根据产品订购合同书/购销合同、出库单等在系统中录入会计凭证，进行货物出库的账务处理。会计分录为：出库会计处理：借：工程物资/工程施工贷：库存商品
