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1、2011年春期开放教育（本科）秘书资格证书专题期末复习指导第三部分综合练习题一、名词解释1、秘书活动：是秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行动。2、秘书人员：泛指从事秘书工作的各类专门人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专门秘书人员。3、狭义的秘书：是指掌管并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员，也就是在机关、单位办公部门管辖的工作人员，偏重于文字机要和调研信息工作。4、秘书方法：是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序的总称。5、通用秘书：就是在我国党政机关办公厅（室）担任秘书工作
2、的公职人员。6、协调：是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下,调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。7、辅助决策：是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。它包含决策前的秘书工作、决策中的秘书工作和决策后的秘书工作，即决策过程中的各项辅助行为。8、秘书制度：是指秘书工作制度和秘书管理制度。其中有成文的，也有不成文的（即惯例）秘书制度。此外，还有中枢机关、管理、管理职能、组织、机构、制度等。9、秘书的素质体系：是秘书德、才、学、识等构成的一个相互联系、相互制约、相互影响、相互渗透的辨证统一体。10、秘书资
3、格：是秘书人员从事秘书职业活动的条件和身价。11、会议：是指有组织、有领导地召集人们商议事情的行为过程。12、商务谈判：是指买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，取得各自经济利益而进行的磋商活动。13、会议预案：是会议的筹备方案。14、接待规格：实际上就是对来宾的礼遇规格。接待规格的高低，反映了接待者对来访宾客的重视程度。15、事务：是指行政管理中除事务以外的、具体的、一般的日常公务活动，如办文、办会、值班、接待、印信管理等。包括狭义的事务和广义的事务。狭义的事务，是指与领导活动有关的一切日常工作，包括决策、计划、组织、指挥、监督等活动中的各项事务。广义的事务，还包括机关后勤服务的内容
4、，如车辆、财务、房产、食堂、物品、环境等管理。16、企业秘书：是为企业领导工作服务的参谋和助手。17、礼仪：是指人们在长期生活实践中约定俗成的一种行为规范，它是社会文明的标志，也是人际交往的准则。18、值班：是指在固定的时间、岗位和场所所从事的日常事务工作，是秘书事务处理的重要方式之一，也是一个较大组织不可缺少的经常性工作。19、庆典仪式：是指庆祝典礼和各种组织仪式的合称，是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式。20、公共关系：是组织运用各种传播沟通手段，通过双向信息交流，在社会公众中树立起良好形象，从而促进组织目标实现的一种管理职能。二、简答。1、简述秘书活动的基本要素。答：秘书活动的基本
5、要素有五个：秘书人员、秘书工作、秘书方法、领导意图、秘书环境。由此可以明确秘书活动的主体要素、客体要素、中介要素、潜在因素和外在因素。2、秘书活动的本质属性及其特点最什么? 答：秘书活动的本质属性是辅助性。秘书活动的辅助性具有以下特点：辅助的直接性、辅助的全面性和辅助的非独立性。3、秘书活动的主要特征有哪些？答：秘书活动的重要特征有：文牍性；秘密性；事务性：受动性：随机性；补偿性和潜隐性。4、秘书工作的分类有哪些。答：秘书工作可进行多种分类，这些分类是：（1）按辅助对象的分类秘书工作和秘书性工作；（2）按照工作态势分类程序性秘书工作和非程序性秘书工作；（3）按照主动程度分类跟随性秘书工作和主体
6、性秘书工作；（4）按照业务范围分类通用性秘书工作和专业性秘书工作。5、新时期秘书工作的内容有了哪些新发展。答：新时期秘书工作的内涵加深、秘书工作的外延拓宽，秘书工作的内容有了新发展，即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化、督查工作的强化。6、秘书机构具有哪些特点？答：秘书机构在机关的特殊地位和辅助性质，使其具有以下特点：一是辅助功能的综合性，具体表现在它既要发挥参谋助手作用，又要发挥沟通协调作用，也要发挥督促检查作用；二是所处位置的中枢性，秘书机构虽不是中枢机关，但它最贴近中枢机关，起着辅助中枢机关行使职权的作用；三是组织关系的封闭性，秘书机构只接受本级机关的领导，直接对本级领导机关
7、负责，它与上级秘书机构和下级秘书机构之间并无隶属关系。7、秘书机构沟通信息的五大特征是什么？答：秘书机构的信息沟通具有双向性、中介性、保真性、时效性和连续性的特点。8、秘书机构的设置为什么要遵循统一、精简、效能、适应等原则。答：秘书机构作为机关的内设机构，它是一个完整统一的群体。因此，秘书机构的设置，必须坚持统一原则。遵循精简的原则，不仅可以节省开支，减少消耗，而且有利于工作的运转，功效的提高；同时还能够防止互相推倭，人浮于事。遵循效能的原则，一是可以加快秘书机构的运行，提高秘书工作的效率；二是可以增强秘书机构的功能，提高秘书工作的质量。遵循适应的原则，可以适合领导工作和机关工作的需要。9、如
8、何正确认识请示方法？答：秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权，因此，在工作中必须多请示、多请示，既是对秘书工作纪律的要求，又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证、因此，（l）请示的对象要选准；（2）请示的内容要单一；（3）请示的形式要灵活；（4）请示的时机要适当；（5）请示的态度要谦恭。10、为什么说秘书要为领导者合理挡驾？答：秘书是领导者时间的有效管理者。 秘书为领导者合理挡驾，目的是为领导者创造一个良好的工作环境，使领导者各种事务干扰，集中时间和精神思考和重大问题。11、简述会议组织的具体作用。答：从本质上的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动
9、的有效手段。会议组织的作用是：会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议本身就有民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现方式。会议是领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、宣传动员等活动的开展，都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反馈调节等构成一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。12、大中型会议，需要提前准备的会议文件有哪些？答：大中型会议，需要提前准备的会议文件有：(1)开幕词；(2)闭幕词；(
10、3)工作报告；(4)交流材料；(5)领导讲话；(6)会议须知或会议手册。13、简述谈判方案的制订和写作要求。答：文字的表达要用高度概括的语言加以表述，使谈判者在头脑中留下深刻印象。内容上既要有明确具体的要求，又不可事无巨细、面面俱到。要考虑到各种不可控的随机因素和无规律可寻的事项，以利于谈判人员根据实际情况灵活调整。14、接待工作的要求有哪些？答：一要热情大方，二要细致周到，三要确保安全，四要俭省节约，五要内外有别。15、使用印章的原则是什么？答：印章一般指定由秘书部门统一管理，由专人具体负责使用。使用印章须经领导人批准并进行登记，使用的原则是：(1)盖印时要均匀用力，注意端正，使盖出的印章清
11、晰美观。(2)正式公文在文末落款处盖章。带存根的公函或介绍信则要盖两处印章：一处盖在公函连接线上，一处盖在单位落款处。(3)在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。16、企业秘书人员素质的基本要求。答：企业秘书人员素质的基本要求是：企业秘书应具备企业家式的眼光和头脑。企业秘书必须适应社会主义市场经济。企业秘书必须掌握现代管理原理和原则。企业秘书必须具有信息处理能力。企业秘书必须提高公关本领。17、简述党政秘书工作的基本原则答：服从原则 参谋原则 求实原则 效率原则18、涉外秘书为什么要具备“双语言”能力？答：涉外秘书工作时要在中国人与外籍人员之间进行交流与沟通，就必须
12、具备熟练运用本国语言与外国语言两种以上的语言工具，否则，就不能胜任涉外秘书工作。在语言方面，涉外秘书的作用不仅是翻译和运用某种语言，而且还应了解不同语言背后的不同历史、不同文化和不同思维方式，以利于处理各种事务。19、求职准备包括哪些内容？答：心理准备树立求职意识、强化竞争意识。实力准备建立合理的知识结构、培养广泛的适应能力。信息准备研究招聘广告、由亲朋好友提供信息、利用人才交流市场。20、现代秘书职业的主要特征。答：秘书服务对象多元化、秘书主体商务化、秘书知识技能化、秘书劳动价值化。三、论述题。1、公务秘书具有的特点。答：公务秘书具有以下特点：(1)从所有制上看，公务秘书所在的组织一般为公有
13、制单位，包括全民所有制和集体所有制单位；(2)从人事制度上看，公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等，均由国家统一管理；(3)从经济来源上看，公务秘书的劳动报酬，一律由国家或集体支付。2、秘书的层次大致怎样划分的？答：一是从组织级别上区分，二是从辅助功能上区分，三是从职位分类上区分。3、我国秘书机构的组织模式有哪些种类？各有优点与缺点？答：我国的秘书机构，大体上有以下三种模式：因人分设制，即根据领导者的职务分工，分设相应的秘书机构。因人分设的长处是更便于领导工作的需要，更易于秘书机构功能的发挥；不足之处是增加了管理层次，助长了越级领导，也为官僚主义提供了可能。因事分设制，即根据秘书工作的
14、业务范围，分设相应的秘书机构。因事分设制的长处是更便于秘书机构的科学管理，更利于秘书工作的规范化建设，更易于秘书工作质量的提高；不足之处是不便于直接为领导工作服务。如果协调不当，还会有工作失调的可能。混合分设制，即同时兼有因人分设制和因事分设制的一种组织模式。混合分设制的长处是既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。不足之处是辅助的重点不突出，机构的建设比较困难。4、试述秘书在决策中应遵循的原则。答：定位原则在决策过程中，秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋”的地位出发，做到谋而不乱。秘书人员作为决策的辅助力量。只能充当领导者的参谋和助手，绝无决断的权力和义务。超前原则为了实现
15、决策的科学化，秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。所谓超前原则，就是要以预见的眼力和预测的本领，多考虑未来 的需要，地提供未来 的信息，多拟订“防范措施”，发挥超前服务的作用。系统原则秘书人员在辅助决策时，要有全局观念和整体思维能力；要善于观察和把握决策的内外部环境，以及各种关系的发展和变化；要尽职尽责做好决策 过程中的各项事务工作，特别是各项协调工作，以保证领导的决策的整体效能。信息原则在决策的每个环节上，秘书 人员要十分重视信息工作，为领导者收集、加工、处理和提供 有价值的信息。谏诤原则秘书 人员应本着对事业、对群众极端负责的态度，实事求是地向领导者进言，直言不讳地提出自己的意见和建议。5、如何正确接受和领会领导意图？答：领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。要正确接受和领会领导意图，就要从把握领导工作的热点上领会领导意图；从把握领导思想的闪光点上领会领导意图；从不同角度捕捉和领会领导意图；从把握领导个性特点
