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1、河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范第一章 总 则第一条 为规范我省公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证工程项目档案质量，更好地为我省公路建设事业服务，根据国家科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）、交通档案管理办法、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）、公路建设监督管理办法、公路工程质量检验评定标准（JTGF/12004）等有关规定，结合我省公路工程建设实际，特制定本规范。第二条 本规范（简称）适用用于我省新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理及整理工作。第三条 本规范所称公路建设项
2、目文件材料，是指自项目立项审批（核准）直至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。本规范所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。第二章 公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条 各项目法人单位应根据统一领导、分级负责的原则，依法对本建设项目档案立卷归档工作进行管理，同时接受本行业档案主管部门、项目所在地及同级档案行政管理部门的监督和指导。第五条 公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文
3、件材料的收集、整理、归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招标投标制，与工程建设同步收集、同步管理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。第六条 项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条 各参建单位应配备具有相关工程专业知识
4、和档案管理专业知识的专职档案管理人员，并保持其稳定性，明确本单位有关岗位和档案人员的岗位职责和要求，按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。第三章 公路建设项目文件材料的收集第八条 凡是反映与公路建设项目有关的重要活动，形成具有查考利用价值的各门类载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案，其具体归档范围按本规范附件1、2要求执行。第九条 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。第十条 公路建设项目各阶段文件材料收集归
5、档工作责任分工按照如下进行：（一）公路建设项目在立项审批、工程准备、科研、交（竣）工验收、工程招标、资金管理等阶段形成的文件资料由项目法人单位负责收集；（二）公路建设项目在设计审批、工程勘测等阶段形成的文件资料由勘察设计单位负责收集；（三）公路建设项目在施工过程中形成的文件材料由中标施工单位负责收集；（四）公路建设项目在监理过程中形成的文件材料由监理单位负责收集。第十一条 各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。第十二条 收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件如
6、保存在项目主管单位的，项目法人单位应让原件保管单位在复印件上加盖原件保管单位资料章归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证等文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件需复印保存，复印件应清晰。第十三条 收集归档的项目文件材料应能全面，准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录必须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。第十四条 项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰、修改规范、纸张优良、规格统一，小于A4纸张规格的出厂证明
7、、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。第十五条 数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应符合国家档案局照片档案管理规范（GB/T118212002）要求。第十六条 电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局电子文件归档与管理规范（GB/T189942002）、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678.11999）和纸质档案数字化技术规范（DA/T312005）的要求。第十七条 竣工图编制要求（一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字
8、认可，如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。（二）竣工图应能全面、准确、清晰地反映竣工时的实际情况。竣工图编制说明应能充分体现已完工的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况及修改完善情况、完工时间等。 （三）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和
9、监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸可在原施工图号前加“竣”字。也可逐张加盖竣工图章明确相关人员签署确认。（四）同一结构、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同构筑物、建筑物应分别编制。第四章 公路建设项目文件材料的整理第十八条 公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项
10、的内在联系分别整理组卷。（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。（六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表。（见附件12设计变更文件与竣工图档号对照一览表）。（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷。（八）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。（九）施工文件材料1.原材料质量保证文件、配合
11、比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的应归入相应部位，共用的应按单位（分部、分项）工程分别集中整理组卷。除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。2.施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指导性文件及相关整改报告等，均按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。3.竣工图按照专业、图号分别整理组卷。（十）监理文件1.监理管理文件以监理合同段为单位、按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。2.监理平行试验及独立抽检的文件材料以施工合同段为单位，按照单位、分部、分项工程分别整理组卷。3.旁站
12、监理记录按照合同段整理组卷。4.监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷。（十一）工程试运行及竣工验收文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。第十九条 卷内文件材料系统化排列（一）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（二）设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。（四）项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（五）施工文件材
13、料1.原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。2.变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。3.各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。4.按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。5.合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列 。6.竣工图按照专业结合图号依次进行排列。7.设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。（六）监
14、理文件1.监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。2.旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料以合同段为单位，按照单位、分部、分项工程划分依次进行排列。3.监理日志按照监理机构和日志形成时间依次排列。（七）计量支付与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间顺序依次进行排列。（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。第二十条 经系统化排列的卷内文件材料、双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号。已装订成册的文件材料
15、，如自成一卷的，不需要重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需要重新编写页号。第二十一条 案卷由案卷卷盒，案卷封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表（封底）组成，其格式均应符合科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）。第二十二条 卷盒正面内容不需填写，卷脊内容应按要求逐项填写。第二十三条 案卷封面由下列内容组成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。 （一）案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、单位工程（包括分部、分项工程）名称及文件材料名称。如反映立项审批、设计审批、用地审批等方面的文件材料，案卷题名应由责任者、问题（内容）、文种三部分组成。（二）立卷单位指案卷的组卷单位或部门。（三）起止日期指案卷文件材料形成的最早和最晚的时间，年度应填写四位数字、月份填写两位数字。（四）保管期限填写划定的保管期限。保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。（五）密级应根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。（六）档号编制内容应包括：建设项目（标段）/文件类目.单位工程.分部工程案卷流水号（具体编制要求详见附件4）。项目法人单位最后负责编制
