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1、宴會管理教材及講義一、宴會之基本概念(一)、宴會的定義何謂宴會？簡而言之，宴會乃指以餐飲為中心的餐會，其特色為透過訂席，使多數人共聚一堂，採用同一款菜單、飲用相同飲料。然則，目前使用宴會廳所舉辦之活動，並非僅侷限於餐會，其他如下各式各樣之活動，皆為宴會廳服務的對象，可知宴會形式的多樣化。1.喜宴、文定 2.彌月、壽宴 3.尾牙、春酒（於每年十二月、一月及二月舉辦。）4.同學會、謝師宴、畢業餐會 5.記者招待會 6.大會（例如直銷、保險業之會員大會、會議、座談會、說明會、訓練會） 7.新產品發表會（包括電腦、球鞋、化妝品、電信器材、葡萄酒、家電器材、 汽車公司等）8.服裝表演 9.雞尾酒會（如開
2、幕酒會、週年慶酒會、結婚酒會等） 10.展示會（如鐘錶珠寶展示會、蘇富比拍賣預展、留學教育展、婚紗大展等） 11.歌友會 12.國宴 13.慶功宴14. 其他（譬如中姐選拔、中日圍棋賽、簽約大典、國際標準舞大賽、選舉餐 會等。）(二)、宴會的經營單位宴會之經營單位並不只限於大型餐廳或五星級飯店，小型餐廳同樣可以從事宴會生意的經營。一般餐廳所設置之貴賓室（VIP Room）或廂房設計即可作為小型宴會舉辦的場地。而在規模較大的飯店中，宴會廳通常獨立於餐廳部門之外，另行成立宴會部，負責一切宴會事宜。由於宴會形式不一，有些宴會需要豪華的裝飾與佈置，如婚宴、慶功宴、發表會、各類展示會等，有些則只需一般桌
3、椅陳設及視聽器材即可，如說明會、訓練會等。因此，一般宴會廳之基本裝潢通常較為樸素，若遇特殊需求，例如婚禮、壽宴等場合，則再配合顧客需要，增設舞臺、紅地毯、花卉、汽球、燈光、特效、樂團及背板等，營造出宴會的華麗氣氛。(三)、宴會廳與飯店之經營當宴會屬於大型餐會時，對飯店來說無疑是大量銷售。不僅替宴會部門帶來豐厚營收，同時有助於飯店內其他餐廳的廣告宣傳，吸引顧客前往餐廳消費，甚至替飯店客房帶來住宿的商機。因為就宴會本體而言，一次美好的宴會經驗可能令顧客印象深刻，增加日後到飯店內餐廳消費的頻率，甚至影響其將來在該宴會廳舉辦宴會的意願。至於與飯店內其他部門配合方面，以國際會議為例，假使有一國際會議於宴
4、會廳召開，其與會代表大部份便會住宿於該飯店客房，對客房部營收大有裨益。同時，這些房客也可能會至飯店內餐廳用餐或消費，增加飯店內餐廳的營業額。可見宴會廳的業務，對飯店整體經營影響之鉅。(四)、宴會之行政部門一般小型餐廳備有貴賓室或包廂以作為宴會場地，而各大飯店則通常成立宴會廳，獨立於餐廳之外，專司宴會之舉辦。有些飯店甚至成立宴會部，分為業務單位與執行服務單位，由兩單位互相配合，執行宴會部的工作。台北市第一個成立宴會部的飯店為希爾頓飯店，目前其他國內飯店如漢來、來來、凱悅、晶華、福華等，也都設置有宴會部，負責所有宴會活動。其他一些中型飯店，便無宴會部門的編制，而將宴會事宜列入中餐廳的業務範圍。二、
5、宴會部組織架構組織(organizing)是指單位的設立或成員工作的分配與組合，意即單位與成員權責關係的配置工作。宴會部主要負責的業務大致為中西餐、宴會、酒會、國際性會議及展示會等，雖工作內容差異不大，但其組織架構的設計仍須視部門規模大小而定。組織架構敘述部門中的各個層級，包括管理階級與非管理階級，以及決策制定的通路。各宴會部可依以下兩項基本原則，再配合本身部門的營運特點，設定出適當且兼具特色的組織架構(一).業務的需求(二)分層負責並統一指揮三、 宴會部工作職掌宴會工作是由一群人來執行，這群人必須實施分工，並彼此合作，才能有效達成其預定目標。職此之故，宴會部門有其組織面，形成一種職務配置及權
6、責分配的體制或結構。換言之，宴會部組織是職位(position)、單位(unit)、層級(hierarchy)、任務(task)、責任(responsibility)及權力(authority)的適當配置，以分工合作的方式完成宴會工作的執行。上節已約略介紹宴會部門的組織架構，本節僅針對宴會部工作人員的職稱、所屬部門、服務單位、直屬上司、工作區域以及職責任務，作進一步說明。(一).宴會部經理(二).宴會部秘書(三). 宴會部辦事員(四). 宴會部業務經理(五). 宴會部業務副理(六). 宴會部訂席主任(七). 宴會部訂席專員(八). 宴會部服務經理(九). 宴會部服務副理(十). 宴會部領班(十
7、一). 宴會部服務員(十二). 宴會部領檯四、宴會服務的安排(一).宴會人員的安排1.人員分工2. 人員安排(二).宴會前的檢查與集合1.宴會前之檢查項目2. 宴會前會議之內容(三).宴會現場的接洽 1. 喜慶宴會 2. 酒會或茶會 3. 自助餐4. 會議(四).宴會結束後之工作1.各項費用在結算前務必先行確認，不可遺漏，金額亦應核對清楚。2.確認付款方式及發票的開立方式。3.禮貌地詢問客人對此次宴會服務的意見與滿意度，以求更好的服務水準。最後，宴會主管人員應監督服務人員按照事前的人員分工，整理宴會場地。(五).服務人員及臨時工讀生之工作手則1.宴會部服務人員及臨時工讀生工作守則2.宴會部臨時
8、工讀生打工須知3. 工讀生領款方式及其優缺點五.宴會廳設備概述所謂工欲善其事，必先利其器，誠如每個行業都有其特殊用具的使用，宴會廳同樣需要必備的設備與器具，用以幫助宴會服務工作的完成。由於宴會廳所需設備的備置，不但是一切宴會工作的基礎，也是籌備宴會時成本控制的關鍵，是以宴會廳器皿及用具的規劃與籌備實為一門不可輕忽的學問。本章首先將就宴會廳中常用之各式器皿、器材以及檯布的概念與使用方式做一完整的介紹，再接著探討這些必備器具、器皿和餐具的籌備事宜與數量設定，期使讀者能對宴會廳各式設備及其基本設定量有概括性的認知。(一).宴會廳常用器皿及傢俱介紹1.磁器(Chinaware) (1).西餐用磁製器皿
9、(2).中餐用磁製器皿2.飲料用玻璃器皿(Glassware)3.銀器類(Silv2.erware)(1).中空銀器(Holloware)(2).扁平銀4.傢俱類(Furniture)(二).宴會廳營業器材籌備的設定量 1. 倉儲2. 營業器皿標準量之設定(三).檯布的基本認識與設定量1. 常見之檯布材質 2. 檯布尺寸的大小與特點六、 成本控制、預算編列(一).宴會成本控制就飯店餐飲部門之經營而言，宴會廳關係整個餐飲部門財務營收甚鉅。一般較具規模的宴會廳，其營業額便常佔餐飲部門營收的三分之一至二分之一強，佔二分之一以上營業收入的宴會廳在日本更是時而可聞。鑑於宴會在餐飲部門營收佔有舉足輕重的地
10、位，日本一些飯店縱使內部各餐廳皆發包給外面廠商，宴會廳仍會自行經營。由此可知宴會廳在餐飲部所佔營業收入比重之大、影響之鉅，倘若不妥善地將宴會廳經營成本做合理及有效的控制，勢必會導致成本大幅增加，甚至可能產生虧損。由於食物成本在宴會廳經營成本中佔既定比率，適時更換固定標準菜單中因時節替換而導致材料價格上漲的菜品，乃成為有效降低食物成本並提高宴會部門營利能力的方法之一。因此，宴會廳通常依食材出產之季節性，事先設計各式標準菜單，供顧客選擇。倘若有更換菜色之必要，仍須在成本範圍內做更換，以有效控制食物成本，避免無謂的浪費。除了上述食物成本控制之外，宴會廳還需要注意各項人事費用、事務費用、水電瓦斯及器皿
11、的損耗等成本，其控制要點分述如下：(二)、水電、燃料費用與事務費用之控制(1).設施使用(A).照明(B).空調(C).水(D).計量(2).作業要點(A).電源(B).水(C).瓦斯(D).整體(E).事務費用(3).器皿耗損費用之控制(三).營業預算之編列宴會廳營業額之預算編列和一般餐廳具若干差異，在估計每餐座位人數、周轉率以及每餐每人平均飲料和食物的消費價格之餘，尚需考量場地及器材之租金收入，將各項收入加總方為每月營收。事實上，編列宴會部預算時尚需顧及酒會、外燴及茶點等收入，因此為簡化預算編列之複雜性，凡下午四點前結束之宴會編屬於午餐時段，下午四點以後結束之宴會則編屬於晚餐時段，並將場地
12、租金、器材租金及其它代辦費用等，編列為租金收入。筆者以某飯店營業情況，編列預算表一份，供作參考（如附錄3-2-1）。由於宴會廳隨著時節不同而有淡旺季之分，所以在編列營業預算時，便需考慮農曆年、農曆七月、孤鸞年、閏月以及每年四月份等特殊時節、民間習俗因素所導致的消費傾向，進行預算編列之適度調整，說明如下：1. 農曆年2. 農曆七月3. 孤鸞年4. 閏月5.每年的四月份(四).宴會部門營業淨利分析在說明宴會廳支出預算及利潤編列之前，先就上兩頁某飯店宴會廳一月份及五月份損益表所呈現之收支情況，以表格的方式分析比較此兩個月份之損益表所顯示營業額與營業成本、營業費用的實際關係，並試說明該項費用支出之合理
13、性，期能增加讀者對部門營業淨利實務操作的了解，進而從中獲知編列支出預算及利潤時所需考量之處，探討如下：一月份五月份說明金額比率金額比率營業收入$25,555,397100%$15,639,354100%一月較五月增加$9,916,043營業收入。營業成本$7,879,11430.8%$5,164,26933%一月份較五月分營業成本增加$2,714,845，佔收入增加的27.38%，但因元月份營業額亦同時大量增加，所以營業成本從5月份的33%下降到30.8%。由此可知，當營業額越高時，營業成本會相對降低。薪資及相關人事費用薪資臨時工資$3,255,557$1,538,658$1,003,2001
14、2.7%6%3.9%$2,499,158$1,439,320$546,36616%9.2%3.5%1.當營業額下滑時，人事費用所佔比率將相對增加。2.元月份薪資費用支出為$1,538,658，5月份的薪資支出為$1,439,320，兩者相較只相差$99,333。由此可知，當營業額縱使相差990萬，固定成本之薪資費用比率變動仍不大。3.營業額增加990萬，臨時工資增加45.6萬，僅佔營業額的1.78%。由第2、3點綜合可知，宴會廳除了部份正職員工外，使用臨時工讀生將可節省很多人事費用開銷。用品費用$133,9630.5%$82,6150.5%由於營業額的增加，費用增加$51,348乃屬合理現象，
15、由該費用所佔收益比率不變之結果可證明之。重置費用$39,3600.015%$33,9580.02%營業額增加，重置費用亦稍許增加，屬合理狀況。水電及燃料費$407,0011.6%$340,5232.2%營業額增加，水電及燃料費增加仍屬合理現象。由比率數據可知，營業額越高，所佔比率越低。修繕費2,550$59,289修繕費和營業額較無相對關係。部門費用$485,3821.9%$343,8612.2%部門費用隨營業額增加而增加，屬合理現象。由前面分析可知，部門費用會隨營業額增加而降低所佔的比率。一般費用$95,8360.4%$61,0210.4%一般費用隨營業額高低而增減，故所佔比率大約相同。支援單位分攤費用$1,134,0894.4%$731,2684.7%
