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1、第四讲 如何完成您的工作,一、 接受命令的三个步骤,步骤1 主管呼叫您的名字时 步骤2 记下主管交办事项的重点 步骤3 理解命令的内容和含义,步骤1 主管呼叫您的名字时,注意点1 用有朝气的声音立刻回答。 注意点2 不要闷声不响地走向主管。 注意点3 不要用“做什么”“什么事”等同辈的用语回答。 注意点4 带着您的记事本，以便随时记下主管的指示。,步骤2 记下主管交办事项的重点,1 具有核对的功能，当主管指示完后，您可参考您的记录重复指示的重点，以核对您听到的和主管有无差距。 2 日后工作进行中，可根据备忘录检查您的工作状况是否正确。 3 可避免日后如“有没有交待”“有没有听到”之类的纠纷。,
2、步骤3 理解命令的内容和含义,注意点1 不清楚的地方，询问清楚为止。这一步叫确认。 注意点2 尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容。这一步叫检验理解。 注意点3 要让主管把话说完后，再提出意见或疑问。,科学的记录方法6W3H,WHAT指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态 WHEN指全部工作完成的时间及各步骤完成的时间 WHERE泛指各项活动发生的场所 WHO指与命令有关联的对象 WHY指理由、目的、根据 WHICH根据前面5个W，做出各种备选方案 HOW指方法、手段，也就是如何做 HOW MANY指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化 HOW MUCH指预算、费用,解决问题的九个步
3、骤,期望目标,实际情况,差距,所谓“问题”是指“期望目标”与“实际情况”间的差距,步骤1界定问题。,首先要找出真正的问题及原因。在决策之前须诊断，清楚界定问题是否存在。 问题的原因何在，不应只注重应付问题的表面症状，而忽略了问题的真正所在。,步骤2分析问题并搜集有关资料。,掌握到问题的真正所在后，便可着手搜集资料，妥善地分析，整理数据。 这里给大家介绍一种科学的分析工具：因果图（或叫鱼骨图、石川图）,因果图使用步骤,1：集合有关人员。 2：挂一张大白纸，准备23支色笔。 3：由集合的人员就影响问题的要因发言，发言内容记入图上，中途不可批评或质问。 4：时间大约1小时，搜集2030个原因则可结束
4、。 5：就所搜集的原因，何者影响最大，再由大家轮流发言，经大家磋商后，认为影响较大的予圈上红色圈。 6：与步骤5一样，针对已圈上一个红圈的若认为最重要的可以再圈上两圈、三圈。 7：重新画一张要因图，未上圈的予去除，圈数愈多的列为最优先处理。,范例：施乐公司客户不满意的因果图,电话信息未经处理,非专业管理,报告不令人满意,未回电话,故障频繁,塞纸,复印质量,供应不足,延期交货,定货问题,帐单错误,发票问题,信用延误,电话服务问题,交货太慢,没有修理,步骤3列举可作选择的解决办法, 在了解了问题的原因及搜集足够的资料后，必须列举所有可供选择的解决办法。 一种有效的寻找解决方法的方法：“脑力激荡”法
5、（又叫头脑风暴法）（Brain Storming）。,“脑力激荡”法四原则,（1）与会者有意识注意的应是大量的观点，而不是观点的质量 （2）不能批评别人的设想，以防止阻碍创造性设想的出现 （3）自由发言，畅所欲言，主意越新、越怪越好，因为它们一定能够推导出好的观点 （4）不要过分强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重，注意和理解其他小组成员的贡献，这样在民主的环境里激发出更多更好的主意,解决问题的九个步骤（续）,步骤4比较各项备选办法的优劣。 步骤5选出最佳解决问题的办法。 步骤6计划如何实行。 步骤7付诸行动。 步骤8评估整个解决问题的过程。 步骤9下一步。,总结：解决问题的九个步骤,界定问题,分析问题并搜集有关资料,列举可作选择的解决办法,比较各备选办法的优劣,选出最佳解决问题的办法,计划如何实行,付诸行动,评估整个解决问题的过程,下一步,企业新人工作的基本守则,守则1 永远比上司期待的工作成果做得更好。 守则2 懂得提升工作效果和效率的方法。 守则3 一定在指定的期限完成工作。 守则4 工作时间，集中精神，专心工作。 守则5 任何工作都要用心去做。 守则6 要有防止错误的警惕心。 守则7 做好整理整顿。 守则8 秉持工作的改善意识。 守则9 养成节省费用的习惯。,
