办公室管理制度人事作业程序

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1、办公室管理制度人事程序 前 言第一条 依据本公司办事准则规定办理。第二条 为使本公司人事工作正轨化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。 主 办 第三条 人事工作负责部门隶属于管理部(部门)，设经理一人，承上级之命， 负责下列全盘人事业务。(一)依据公司业务需要，研究组织职责及权责划分的改进方案。(二)配合公司经营目标，依据人力分析及人力预测的结果，拟订人力资源发展计划及人员编制数额，并根据人力发展计划，筹划各项教育及培训。 (三)设计、推行及改进人事管理制度及其工作流程，并确保其有效实施。(四)

2、经与各部门主管会商，拟定每一职位的工作标准及其所需资格、条件，以求适才适所。 (五)依生活水准、薪资市场情况及公司政策，建议研订合理的员工待遇。(六)制定各项员工福利与工作安全措施，并维持员工与公司间和谐关系。第四条 人事部门另设专员及办事员各若干名，分别负责下列工作(一)专员：1. 行政公文处理；2. 员工聘信调查及对保工作；3. 招募行政工作；4. 考绩行政工作。(二)办事员：1. 资料档案管理；2. 劳保行政工作；3. 考勤行政工作。第五条 人事部门组织关系(一)受秘书处主任指挥及监督，并向其直接报告。(二)以诚恳友善态度与其他部门协调、联系，并就其所提出的有关本部门工作的询问、质疑予以

3、解答。(三)在权限内督导各部门有关人事事宜。(四)为达成本部门的任务，与其他有关方面建立并保持必要的联络。 组 织 第六条 为了完成本公司的任务与目标，而将应处理的工作做适当分配安 排，对所有员工有效运用，制定本公司组织系统表，并视情况每年定期检查修订。 体 制 第七条 区分组织结构体制，据此而设定本公司职位(等)及职称配置表作为人事管理基础。 工作分析 第八条 公司确立组织体制及人事措施实行前，须将各项工作职责的任务， 以及工作人员的条件等予以分析研究，做成职务说明书作为人事行政的依据。 分层负责 第九条 为明确划分各层人员的人事权责，拟定人事权限划分表，表中所列的权责，各层人员均应确实负责

4、办理，不得借词推诿，实施时如遇困难或特别事情发生，应向上一级人员请示后予以处理。 编 制 第十条 本公司为推行业务及基于人事预算控制，对各部门可设职称及可用员额予以规定，订立各部门员额编制表并视情况定期检查修订。 人力控制 第十一条 人员拨补申请工作程序如下： (一)各部门如须增补人员，先至人事部门领取人员拨补申请单填妥后，汇人事部门办理。(二)人事部门接到申请单后，应调查所申请人员是否为编制内所需求，其职位薪资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。(三)人事部门调查后，即就申请人员的来源做正确的拟办建议，呈总经理核准后，根据指示办理招募预备工作。(四)人员拨补申请单经批示完毕后，均应转

5、回申请部门，人事部门凭副本办理。 招募甄试第十二条 人员招募工作程序如下：(一)人事部门收集人员拨补申请单至一定时期，即行拟订招募计划，内容包括下列项目： 1. 招募职位名称及名额；2. 资格条件限制；3. 职位预算薪金；4. 预定任用日期；5. 资料审核方式及办理日期(截止日期)；6. 甄试方式及时程安排(含面谈主管安排)；7. 场地安排；8. 工作能力安排；9. 准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)。(二)招聘：即将招募消息告诉大众及求职人，如下：1. 登报征求：先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然后联络报社。 2. 同仁推荐：以海报、互联网或公告方式进行。(三)应聘申请的处

6、理： 1. 招聘消息发出后，会收到应聘资料，经审核后，对合格应聘者发出初试通知单，通知前来本公司接受甄试。2. 不合格应聘资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。(四)甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。1. 笔试包括下列：(1)专业测验(由申请部门拟订试题)；(2)定向测验；(3)领导能力测验(适合管理级)；(4)智力测验。2. 面谈：由申请部门主管、人事主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：(1)要尽量使应聘人员感到亲切、自然、轻松；(2)要了解自己所要获知的答案及问题点；(3)要了解自己要告诉对方的问题；(4)要尊重对方的人格；(5)将口试结果随时记录于面谈记录表。

7、3. 如初次面谈不够周详，无法做有效参考，可再发出复谈通知单，再次安排约谈。(五)背景调查： 经甄试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。(六)结果评定： 经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，经评定录取人员，由人事主管及用人主管会商进用日期后发给报到通知单，并安排职前培训有关准备工作。(七)注意事项： 应聘资料的处理及背景调查时应尊重应聘人的个人隐私权，注意保密工作。 任 用第十三条 经核定录用人员，由人事部门依据甄选报名单发给报到通知单，请他于报到时携带下列资料：(一)员工资料卡；(二)相片六张；(三)户籍誊本； (四)身份证复印件；(五)体

8、检表；(六)学历证件复印件。(以上应缴资料视情况可增减)第十四条 管理人员任用，视情况可发给聘任书。第十五条 新进人员于报到日，人事部门即发给报到程序单，并检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办。第十六条 人事部门随后应亲切有礼地引导新进人员依报到程序单上的顺序， 逐项协助办理下列：(一)领取员工手册及识别证；(二)制考勤卡并解释使用；(三)领制服(总务部门主办)；(四)领储物柜锁匙(总务部门主办)；(五)若有需要，填住宿申请单；(六)登记参加社保；(七)视情况引导参观各部门及安排职前培训。第十七条 前条逐项办理完毕后，人事部门引导新进人员向部门主管报到，由部门主管对本部门情况给予说明，表示人

9、员报到完毕。第十八条 人事部门依据报到程序单随后应办理下列事项：(一)登记人事部门管理用的人员状况表。(二)管理人员发布管理到职通报。(三)填制薪资通知单办理核薪。(四)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案，编号列管。 试 用第十九条 新进人员由人事部门提供考核表，分甲(管理人员)、乙(一般人员)两种，并登记被考核人试用期间出勤资料，依人事权限划分表顺序，逐级考核。第二十条 考试或测验及审查合格后，原则上试用期为三个月，期满考核合格者，方得正式雇用；但成绩优良者，可缩短其试用时间。人事部门根据考核表发给试用期满通知。第二十一条 人事部门发出试用期满通知后，并依不同的批示，分别办理下

10、列事项：(一)试用人员如有品行不良或服务成绩欠佳或无故旷工者，可随时停止 试用，予以解雇，试用不满三日者，不给工资。(二)试用合格者，予以正式录用。(三)调(升)职者，由人事部门办理变动工作。(四)薪资变更者，由人事部门填制薪资通知单办理调薪。第二十二条 前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。第二十三条 新进人员在试用期中，表现不合要求，部门主管认为有必要停 止试用时，可立即提前办理考核，并签人事变动申请单，报请权限主管核定停止试用。 变 动 第二十四条 晋升(升职、升级)及降级由申请人填写人事变动申请单及办理临时考核，转人事部门签注意见后，呈权限主管批示。第二十五条 调职由申请人填写人事

11、变动申请单送调职部门会签，转人事部门签注意见后，呈权限主管核定。第二十六条 未批准的升、降、调申请单退回申请部门。经批准的申请单则由人事部门依据发布人事变动通知，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。若职称变动或部门变动，副本应抄发会计部门，通知变更薪资名册。第二十七条 经批准的变动情况，涉及调整薪资者，人事部门应根据人事变动申请单批示，填制薪资通知单办理调薪，呈核后转会计部门。第二十八条 人事部门应依据人事变动申请表逐日整理办理下列工作：(一)填入人员变动记录簿内。(二)登记于个人资料卡内(离职人员，其资料应予归档另行保管)。(三)修正人事部门管理人员状况表。 请 假第二

12、十九条 员工因故请假，事假应于一日前觅妥职务代理人并填写请假单，照下列规定办妥后方得离厂，否则以旷工论；但因突发事件或急病不及先行请假者，应利用电话迅速向单位主管报告并于当日由单位主管或其代理人依下列规定代办妥请假手续，否则亦视同旷工论。 (一)请假1天(含)以内时，报请班长转呈经(副)理核准。(二)请假2天(含)以上，报请主管转呈经(副)理核准。(三)请假批准后，请假单一律送人事单位留存办理，经人事部门登记于考勤表上。第三十条 假未满半小时者，以半小时计算，累积满8小时为一日，给 假日期的计算均自每年1月1日起至同年12月31日止，中途到职者，比例扣减。 考 勤第三十一条 本公司除特定人员外

13、，均须于警卫室设置打卡机。第三十二条 各部门主管应于月底前将下月份（周）本部门工作时间表送人事部门备查；人事部门收集各部门一级主管管理人员出勤时间表呈总经理核阅(如非轮班人员，每月工作时间固定者不必再排时间)。 第三十三条 如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应转人事部门登记备查。第三十四条 员工因故延长上班时间或于假日出勤，先至主管处申请加班报告单，经权限主管核准后转人事部门查核并登记于考勤表上。第三十五条 员工因公于上班中外出，应填写公出单送部门一级主管核准后，交警卫室登记。第三十六条 一级主管因公外出免填公出单，但应向上级主管报备，或于办 公室交代去处，联络方法，并于警卫室登

14、记，未赶回公司打卡下班，则由人事部门依据警卫室出入登记簿记录给予签证。 第三十七条 因公而未打卡，应通知人事部门，经一级主管审核后转人事部门登记于考勤表上加盖公章。第三十八条 下班忘记打卡，本人可经主管签证，若举证有据，部门主管得予签明，视早退一次处分，若无法举证非因早退而未打卡则视未打卡一次处分，以旷工论。第三十九条 人事部门应于每日检视考勤表，遇异常状况或违规事情，应即 主动签办，并与部门主管联络。第四十条 员工出勤情况，人事部门应于每月终了后，编制统计表各两份，一份送会计部门核计薪资加扣，一份公布，限三日内接受更正申请。(一)缺勤统计表。(二)全勤人员名单。(三)加班(勤)统计表。(四)值夜人员统计表。第四十一条 人事部门应建立每一员工一份年度考勤统计表(印于个人资料卡中)，逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废。