现代秘书心理学第一版第十二章

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1、第十二章 秘书的群体心理,学习目标,思考练习,主要内容,视野拓展,本章导言,了解群体的一般概念和群体的基本功能； 理解秘书人员发挥个人作用与发挥群体作用的 相互关系； 掌握秘书群体心理结构优化的基本要求。,知道秘书群体结构包括哪些主要内容； 会用系统的观点分析秘书人员开展合作的重要性； 掌握秘书群体进行团队建设的基本要求和方法。,办公室工作效率取决于秘书群体的相互配 合，受着部门关系状态的影响。 只有搞好秘书人员之间的关系，形成一个 结构合理、配合良好、工作协调的秘书群体， 才能发挥出整体效能。,第二节 秘书群体心理 结构的优化,第三节 秘书群体的团 队建设,第一节 秘书群体及其 结构优化,第

2、一节 秘书群体及其结构优化,三、秘书群体结构优化 的基本内容,二、秘书群体结构优化 的意义,一、群体的一般概念,本节点睛,办公室内秘书群体的配合状况是影响秘 书相互之间关系的重要因素。结构合理的秘 书群体，能增强相互间的合作关系，树立起 秘书班子的群体形象，提高单位的声誉。 一个心理结构合理的秘书群体，可以相 互取长补短，产生最佳的整体效能。,一、群体的一般概念,（一）群体的广义和狭义 学科研究的角度不同，对群体的划分也不同（见 图12-1）。,图12-1 群体的广义和狭义概念,广义的群体 群体是由某种社会关系联结而成的， 具有独立特征，从而能与其他人群及个人区别 开来的聚合体。 狭义的群体

3、群体是介于组织和个人之间，由共同 目标联系在一起，成员之间有直接与稳定的交 往和心理依附关系，具有集体归属感，受其他 成员及整体影响的一群人。,小型群体的基本特征： 第一，成员必须有面对面联系，行为上相 互作用、相互影响； 第二，在心理上彼此意识到对方，保持直 接的思想沟通； 第三，具有共同 认可的行为规范； 第四，具有共同的群体目标； 第五，成员的数目一般不超过20-30人 。,群体按形成的方式不同，可划分为正式群体与非 正式群体（见图12-2）。,（二）正式群体与非正式群体,图12-2 正式群体与非正式群体,正式群体： 根据目标、任务的需要，通过上级组织和职 能部门决定成立而组建起来的群体

4、。 非正式群体： 自然或自发形成、无正式规定、成员的地位 与角色以及权利与义务都不明确，也无固定编制的群 体。 群体的功能就是贯彻执行组织的任务，协调群体 成员之间的关系，满足成员的合理要求。这些心理需 求主要包括：获得安全感、满足友情的需要、满足自 我确认的需要、满足自尊的需要、增加自信心、增加 力量感等。,（一）什么是秘书群体 秘书群体又称为秘书班子，是对秘书人员所组成 的工作群体的称呼。它是为保证领导班子工作的顺利 开展而建立起来的一个专门化的工作群体。 根据单位的规模大小不同，办公室秘书人员的数 量也不同。一般来讲，办公室秘书人员的数量与单位 的规模基本成正比。,二、秘书群体结构优化的

5、意义,秘书群体结构优化有利于塑造单位形象 秘书群体结构优化有利于发挥秘书群体的 整体效能 秘书群体结构优化有利于提高秘书个体的 工作效率。,（二）秘书群体结构优化 的意义,1,2,3,（一）秘书群体结构优化的原则 异质结合的原则 秘书处在单位的中枢神经位置，秘书班子 以异质结构组合为主，才能形成搭配合理、运 转高效的工作群体。,三、秘书群体结构优化的 基本内容,1,群体结构从组合特点上可分为同质结构和异质 结构（见图12-3）。,图12-3 同质结构和异质结构,简单明 确的工 作任务,复杂的工作任务,群体结构,系统组合的原则 系统的内部结构是否合理，系统各要素是 否形成合力，各要素是否按系统整

6、体配合的要 求进行组合，是影响 系统整体效能的关键。 必须认真探讨秘 书群体结构优化的基 本途径。,2,梯形的年龄结构 从总体上讲，秘书群体的年龄结构要与领 导群体的年龄结构相适应，即是在平均年龄上 不应超过领导群体的平均年龄。 一个办公室中，能够形成老、中、青相结 合的梯形年龄结构，就可以互相取长补短，进 行较合理的组合搭配（见图12-4）。,（二）秘书群体结构优化 的内容和要求,1,图12-4 梯形的年龄结构,合理的知识能力结构 各层次的秘书群体应该根据工作任务的不 同，按比例将秘书群体的知识和能力结构进行 科学组合（见图12-5）。 举例：企业秘书群体必须掌握有关生产经 营、企业管理的知

7、识，才能尽快熟悉企业生产 经营方面的业务，在起草工作计划、总结时符 合要求。,2,图12-5 合理的知识能力结构,合理的知识能力结构,学历层次,知识内容,中高级秘书部门：大专以上文化程度,高级秘书部门：大学本科学历,基层秘书部门：大、中专学历,不同行业应具有不同的知识内容,能力结构,以写作能力见长的秀才型笔杆子,以办事能力见长的管理型人才,以提供技术服务为主的技能型人才,互补的性别结构 为了更好地完成各项职能，秘书群体必须建立互 补的性别结构，将男女秘书合理组合（见图12-6）。,图12-6 男女秘书的合理组合,3,完整的角色结构 秘书群体的角色结构，是指秘书成员的角 色职位结构，即秘书人员的

8、工作分工情况。 实现秘书群体结构的优化，必须考虑秘书 群体的角色分工情况，要做到人尽其才，岗位 职责明确，提高秘书群体的工作效率。,4,第二节 秘书群体心理结构的优化,一、心理认同性,二、心理相容性,三、心理互补性,四、心理适应性,本节点睛,秘书群体要保证高效能地进行工作，就必 须具备优化的心理结构。 优化心理结构，就是要求办公室所有成员 在认识、情感、意志、气质、性格、能力及动 机、理想等心理品质上要有良好的修养，具有 较强的适应性，使办公室内部的所有秘书之间 在心理上达到认同、相容、互补与适应。,心理认同性是指人们在心理上保持高度默 契，主要是指人们在目标上或情 感上的认同或一致。 怎样才

9、能达到秘书群体内的 每一个人的心理认同呢? 首先，有共同的服务宗旨和目标。 其次，有情感上的认同。,一、心理认同性,二、心理相容性,心理相容性是指秘书成员之间彼此相互容 纳、融洽交往的心理状态。 关键在于当矛盾出现后能及时排解，及时 调和，使之互相谅解，达到心理相容，以增进 秘书群体之间的团结合作。 人们相互之间的心理相容是有着程度上的 差异的（见图12-7）。,图12-7 心理相容的三类等级,和睦,友好,坦诚以待亲热,低温度心理相容,中温度心理相容,高层次状态,没有故意的对抗行为，不发生争执，矛盾能通过解释、协商解决,在感情上接受，在行动上理解，必要时提供慎重而有限的帮助,感情相处融洽，彼此

10、坦诚以待、互诉衷肠，热 情地关怀对方,秘书成员之间的心理相容处在哪一级水平上，受 许多因素影响和制约。心理不相容是存在的。 不睦：是由人们的行为差异和意见观点的分歧而造成 的，这种关系状态虽然并不紧张，但也影响到 相互的情绪。 对立：是一种相互排斥的行为，表现为互不接受，是 一种有意识制造隔阂的行为。 敌视：是一种有明确目的，并且多数是有外部行为表 现的关系状态，最明显的特征是攻击行为。,三、心理互补性,一个群体之间所以能出现1+1大于2的整体 效应，关键是通过群体合理 的组合结构，弥补了因个体 能力不足的缺陷。 秘书群体内各成员之间的心理互补性，主 要指气质、性格及能力的互补（见图12-8）

11、。,图12-8 心理互补性,气质互补,能力互补,性格互补,配备秘书群体时，使整个群体各成 员气质取长补短,人少,人多,胆汁质+粘液质+多血质+抑郁质,胆汁质+粘液质,多血质+抑郁质,外倾型,配备秘书群体时，使不同性格的人合理组合，相互补充,一个结构合理的秘书群体应该具备多种能力的人,内倾型,写作能力,组织管理能力,心理适应性是指秘书成员对总体目标及其 变化的要求在心理上的接受程度。 适应性行为是个体生存以及获得发展的一 个重要条件。 秘书必须具备有较强的适应能力，使个体 的心理和行为与秘书群体的要求相适应，同时 还能够欣赏他人的工作方式，注意他人之长， 不以己之长比他人之短 。,四、心理适应性

12、,第三节 秘书群体的团队建设,本节点睛,一、团队的概述,二、秘书的团队建设,表现出众的团队是把团队潜力发挥到极致 的团队。 要实现秘书群体向团队建设方向转变，必 须对秘书群体进行结构优化，必须从两个方面 入手：一是选拔秘书人员，尽量组建结构合理 的秘书班子；二是按照结构优化的要求提高秘 书群体成员自身的素质。,（一）团队的概念 团队是由两人或两人以上组成的，并通过 人们彼此之间相互影响、相互作用而形成的、 具有共同目标的一种群体。 即是一群人以任务为中心，互相合作，每 个人都把个人的智慧、 能力和力量贡献给自 己正在从事的工作。,一、团队的概述,团队与群体既有联系又有区别。团队是群体的一 种特

13、殊组成形式，又不同于一般的群体（见图12-9）。,（二）团队与群体的区别,图12-9 团队与群体的区别,没有任何特别需要去发展和去改进的表现,不存在一种积极的协同作用，只强调个人完成自己的任务，没有共同的责任。工作群体 的绩效仅仅是每个成员个人 贡献的总和,有共同目标，每个人对总 的目的、工 作方法负责,通过其成员的共同努力能够产生积极协同作用，其团队成员努力的结果使团队的绩效水平远大于个体成员绩效的总和,工作团队team work,工作群体work group,为了团队的共同目标奋斗时，人们会主动谋求合 作，减少了冲突的可能，创造了愉快的工作氛围。 在团队内部，任务和责任落实到个人，团队工作

14、 有较好的表现和较高的工作效率。 团队工作有助于探索问题，集思广益；可以促进 团队成员、团队与组织之间的沟通和协调。 团队能够满足个人的安全、社交、自尊、认可的 需要，增加个人的满足感和组织的稳定性，降低人员 的流动和离职率。,（三）团队的作用,表现出众的团队是把团队潜力发挥到极致 的团队。 表现出众的团队的成员不仅对自己团队的 成功负责，也关心其他 人的成长和发展。这种 团队经常能达到看起来 不可能达到的目标。,（四）优秀团队的特点,任何一个团队要实现向高效团队的转变，需要 具备一些重要条件（见图12-10）。,图12-10 成为高效团队的必需条件,高效 团队,清晰的目标,相关的技能,相互的

15、信任,良好的沟通,内外部支持,恰当的领导,谈判技能,一致的承诺,（一）合理配备，严格选拔 组建一个秘书班子时，首先必须从人员配 备方面着手，要求领导和人事部门在选拔秘书 人才时要充分考虑优化组合的要 求，从秘书群体结构方面出发去 选拔秘书人才。 选拔秘书人才时，必须进行 必要的心理测量，了解个性特征。,二、秘书的团队建设,必须强调在职秘书人员素质修养的提高， 依靠秘书成员的共同努力去弥补群体结构方面 的不足。 秘书群体成员必须加强思想修养，增强团 队意识。 在秘书群体中建立起和谐的感情氛围。,（二）加强自身修养，增进 情感联系,1,2,美国学者彼得圣吉在第五项修炼学 习型组织的艺术与实务一书中

16、认为要进行团 队建设，应该从创建学习型组织入手。 对于秘书群体来说，应该学习和借鉴如何 创建学习型组织的方法，学会运用五项基本修 炼技术加强团队建设。,（三）加强团队学习，创建 学习型组织,第一项修炼：自我超越（ personal mastery） 第二项修炼：改善心智模式 （improving mental models） 第三项修炼：建立共同愿景 （building shared vision） 第四项修炼：团体学习（team learing） 第五项修炼：系统思考（systems thinking）,何谓秘书群体？ 秘书群体结构优化有何意义？ 群体的分类方法和群体的功能都包括哪些内 容？ 简述秘书群体心理结构优化的基本要求。 实现秘书群体结构优化的主要途径有哪些？ 简述秘书群体进行团队建设的基本方法。,1,2,3,4,5,6,心理小测验合作能力,1.如果某中学校长请你为即将毕业