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1、第四章 秘书的特殊能力,学习目标,思考练习,主要内容,视野拓展,本章导言,了解特殊能力与一般能力的关系； 理解组建科学合理的能力结构的重要意义； 握秘书人员应该具备的能力结构。,知道秘书人员各种特殊能力的基本要求； 会用职业能力测验方法检验自己的特殊能力； 掌握秘书人员各种特殊能力的培养方法。,秘书人员的特殊能力是指在秘书工作活动中所 表现出来的各种专门能力。 秘书人员特殊能力的高低不仅取决于秘书人员 的智力发展水平高低，而且取决于秘书的工作实践 活动。,第三节 秘书的信息处理能力,第五节 秘书的应用能力,第四节 秘书的活动能力,第六节 秘书的创造能力,第一节 秘书的能力结构,第七节 秘书的职
2、业能力测验,第二节 秘书的表达能力,每个人都具备取得事业成功的条件， 关键在于要善于发现自己的能力倾向，并 在现实生活中培养自己的能力。,第一节 秘书的能力结构,一个合格的秘书，不仅要有合知识结构， 而且还须具有较合理的能力结构。 秘书的能力结构是一个多层次、多因素的 综合体。秘书的能力结构是由其工作特性决定 的。一个优秀的秘书工作者的才能体现在五个 方面（见图4-1）。,表达能力（口头表达能力、书面表达能力）,信息处理能力（收集、整理、加工、提供）,活动能力（交际能力、组织管理能力、协 调能力）,应用能力（书写能力、操作技能）,创造能力（预测能力、应变能力、评估能力、探寻能力、创新能力）,第
3、二节 秘书的表达能力,一、表达能力的基本 要求,二、表达能力的培养,本节点睛,说话并不是一件简单的事情。文字表达，更是值得研究的一门学问。 “冰冻三尺，非一日之寒。”只有不断的实 践，才能不断地提高自己的表达能力。,一、表达能力的基本要求,对人们说话、写文章的要求，不同的职 业、不同的岗位是有着不同的标准的。 举例：教师说话要准确、言简意赅、形 象生动；作家写文章要有文采、妙笔生花。,图4-2 秘书工作者表达能力的特定要求,秘书工作者的表达能力是有其职业的特定要求 的（见图4-2）。,二、表达能力的培养,秘书的表达能力，包括口头语言的运用 能力，也包括书面语言的运用能力，秘书人 员要想使自己的
4、表达能力达到较高的要求， 必须注意从多方面进行培养。,（一）必须学习语言，掌握语言,语言的掌握情况，对表达能力有着直接 的影响。学习语言有两种方法（见图4-3）。,图4-3 学习语言的方法,方法,第一，不断地丰富词汇。词汇量的增 加要依靠大量的阅读和随时随地的摘抄。,第二，要掌握遣词造句的规则。学习 语法修辞，要多读多看一些优秀的范文。,（二）必须进行实践,通过语言实践，人们才能不断提高表达 能力。秘书人员的表达能力是在实践中锻炼 出来的，必须多读多写，既要说又要写。,第三节 秘书的信息处理能力,本节点睛,二、秘书处理信息 的基本要求,一、秘书处理信息 的重要性,信息是一个社会概念，它是社会共
5、享 的人类的一切知识、学问以及从客观现象 中提炼出来的各种消息的总和。现代社会 已经是一个信息时代，信息在人类社会中 的作用显得越来越重要。,一、秘书处理信息的重要性,秘书工作者处在单位的中枢神经位置， 对内对外，每天要接收大量的信息。这些信 息包括来信来访电话、文件等内容，它们对 于维持一个单位的正常运行、协助领导进行 决策管理具有重要的影响（见图4-4）。,图4-4 秘书处理信息的重要性,二、秘书处理信息的基本要求,现代社会的信息不仅传播快（见图4-5-1）， 而且增长量也快（见图4-5-2）。,图4-5-1 信息传播速度的变化,图4-5-2 人类知识的增长量变化,秘书工作者处理信息的能力
6、主要体现在四 方面： 信息的收集方面：扩大信息的收集面； 信息的归纳整理：进行归纳分类，考察其 价值； 信息筛选鉴定：使用现代化手段分析、总 结和概括； 信息的提供利用：必须注意对象，要有保 密观念。,1,2,3,4,第四节 秘书的活动能力,本节点睛,一、秘书活动能力 的基本要求,二、秘书活动能力 的培养,秘书人员处在办公室这个开放地带，必须 有较强的活动能力。如果只满足于自己以文笔 见长，而缺乏与各方面的人打交道的经验，是 不可能很好地胜任工作的。 秘书人员活动能力主要体现在社交活动、 组织管理活动和协调活动中。,一、秘书活动能力的基本要求,（一）交际能力 交往应酬对于秘书人员有较高的要求。
7、 秘书工作是与人打交道的工作，不善于交际 应酬就不能开创工作局面，也不可能进行高 效率的工作。 秘书交际应该做到三点（见图4-6）。,图4-6 秘书的社交能力的要求,奥地利心理学家阿德勒说过： “对别人不感兴趣的人，他一生中的困难 最多，对别人的伤害也最 大，所有人类失败都出自 于这种人。他只有对别人 热情，才能获取人们的尊 重与信任。”,（二）组织管理能力,秘书工作中存在着大量的组织管理活动，需要秘 书人员做到两点（见图4-7） 。,图4-7 秘书在组织管理活动中的能力要求,要做到奖勤罚懒，运用激励手段来调动人们参与活动的积极性，提高组织管理的成效,考虑要 周密，要做 好准备工作，要有针对性
8、，使组织管理 活动落到实处，使活动 顺利进行,（三）协调能力,秘书协调工作的范围有人与人之间的 协调、个人与单位之间的协调、单位与单 位之间的协调等。 秘书工作者必须具有较强的协调能力 （见图4-8）。,图4-8 秘书工作者的协调能力,二、秘书活动能力的培养,秘书人员要增强和提高自己的活动能力， 必须注意从两个方面着手： 一方面要不断扩大自己的知识面； 一方面要不断参与各项实践活动。,第五节 秘书的应用能力,一、秘书应用能力对 工作的影响,二、秘书应用能力的 基本要求及培养,本节点睛,应用能力是一种技能。随着办公室现代 水平的不断提高，对这种能力的要求也越来 越高。 秘书应该充分利用各种条件来
9、提高自己 的应用能力，不断扩大自己的技能范围，不 仅动笔动口，而且还要动手。,一、秘书应用能力对工作的影响,秘书人员的应用能力，主要是指秘书使用 各种工具、设备的能力（见图4-9）。,图4-9 秘书工作者的协调能力,秘书人员具备较强的应用能力对于秘书工 作有着很重要的影响（见图4-10）。,图4-10 秘书应用能力对工作的重要影响,可以不断扩大工作范围,可以提高工作效率,影响,当好领导的参谋、助手；了解和熟悉各方面的情况；与各人员沟通交往 ；,能在必要情况产生应激效用,二、秘书应用能力的基本要求 及培养,秘书的应用能力可以分为两类： 一类是常用的技能，必须熟练地掌握和 应用；如书写（见图4-1
10、1）、电脑、复印及 影印等； 一类是照相及录像录音、通讯设备及交 通工具等技能。,图4-11 对书写能力的高要求,秘书工作者应养成一种自觉的习惯，有意 识地去提高常用的技能；对于引进的现代化设 备，也应该尽量去熟悉了解，掌握其原理及基 本操作方法。,第六节 秘书的创造能力,二、创造性人才的基本 素质,三、秘书人员的创造力,本节点睛,一、创造能力的内容,秘书人员需要创造性才能。 秘书的创造才能主要体现在预测能力、应 变能力、评价能力、探寻能力和创新能力上。,创造能力是人的一种高级能力，是人的全 部体力和智力都处于最佳状态下的一种活动。 创造心理学研究表明，一个人的创造能力 主要包括很多的内容（见
11、图4-12）。,一、创造能力的内容,图4-12 创造能力的内容,二、创造性人才的基本素质,创造力是一种自然性潜力，是客观存在的，可以通过科学的训练和教育进行开发。 与创造力关系最为密切的素质因素是：自 信、质疑、勇敢、热情、紧迫感、好奇心、兴 趣、情感和动机等。,三、秘书人员的创造力,秘书的预测能力 预测是在大量事实和信息的基础上，对可 发生或即将发生的情况作出科学的预见。 秘书预测能力的作用主要有三点： 有利于秘书制定出切实可行的工作计划； 有利于秘书掌握工作的主动权； 预测能力反映了秘书的洞察水平。,1,秘书工作者要不断地提高预测能力，主要 有两个方法： 秘书应该不断积累经验，扩大自己的经
12、验 领域，掌握工作动态及其发展变化规律。 秘书必须提高逻辑推理能力，对客观事物 的发生、发展进行预测，养成善于分析推论的 思维习惯。,秘书的应变能力 应变能力是人们对那些事先不知道的没有准备的突发事件的处理能力。 秘书人员要有遇事不慌、临危不惧、沉着冷静、机智果断的良好心理品质，面对各种各样突发事件，做到既符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。,2,秘书要不断提高地自己的应变能力，应从两个方面着手。 首先，必须培养良好的心理品质，不断提高自己的应激水平。 其次，是要不断地积累经验，特别应该注意借鉴历史上一些成功的应激措施。,秘书的评估能力 评估能力是对客观事物进行分析、判断、 评价的能力。 秘
13、书的评估能力主要体现在对单位工作的 成绩总结、对某一典型事件或经验的意义作用 的评价以及对各种信息资料的分析、对各种方 案和措施的选择上。,3,为了使工作更加准确，秘书工作者必须不断提 高评估能力，可以从三个方面着手： 一、要有正确的思想作指导，态度必须端正。 二、要掌握科学的分析方法，有步骤、按层次 地进行分析评价活动。 三、要不断积累经验，在实践中不断地检验自 己的评估能力。,秘书的探寻能力 探寻能力，就是不断学习、不断探求的能力。 探寻能力是一个人不断获取新的认识、新的发现的 一种基础，也是一种前进的动力。 作为秘书，不应惧怕在探索中的失误，不应惧 怕失去安静，形成独立思考的良好习惯。
14、秘书的创新能力 主要体现在开创新的工作局面、创造新的工作 方法、提出新的见解、拟定新的方案等活动中。,4,5,第七节 秘书的职业能力测验,一、秘书职业资格测验,二、剑桥秘书证书考试,本节点睛,在国外，职业能力测验已经流行了比较 长的时间，我国近几年也开始了关于秘书职 业能力测验工作。,一、秘书职业资格测验,背景 我国秘书作为一种职业进行资格统一鉴定开始于 1998年9月，国家劳动和社会保障部统一组织了首次 秘书职业全国统一鉴定，在职业培训、鉴定实施、考 务管理、证书核发等主要工作环节进行了统一规划与 组织管理，使我国秘书职业资格鉴定工作走上了规范 化和科学化的道路。,1,秘书职业等级 1998
15、年开始进行的秘书职业资格鉴定中，共设三 个等级，分别为初级、中级、高级，并分为秘书及涉 外秘书两大类。 2003年秘书职业全国统一鉴定试点采用了新的国 家职业标准。新的国家职业标准共分为四个等级，分 别为国家职业资格五级、国家职业资格四级、国家职 业资格三级和国家职业资格二级。考核内容及考核方 式也有所变化。,2,鉴定的方式 鉴定考核包括理论知识考试和操作技能考试，采 用闭卷笔试方式。每部分满分为100分，60分及格。 鉴定合格者按照有关规定统一核发中华人民共 和国职业资格证书。 考核内容以秘书国家职业标准和秘书国家 职业资格培训教程为依据，包括职业道德、基础业 务素质、案例分析、工作实务等四
16、个基本内容。涉外 秘书增加外语考核部分。,3,二、剑桥秘书证书考试,剑桥商务秘书证书考试是英国剑桥大 学考试委员会（UCLES）设计，由中国教 育部考试中心下属的中英教育测量学术交 流中心（SBC）和英国剑桥大学考试委员 会联合在中国推出的国际化资格考试。,（SBC）剑桥商务秘书证书考试,该考试重视秘书意识和技能的培养，针 对各行业秘书工作的岗位要求，具有实用性、通用性和开放性的特点。 通过这种考试培训，学员可以掌握现代 秘书观念和国际化的思维方式，以现代秘书 行为准则，学习者不受教育背景和学习时间 的限制，可自由选择学习模块（见表4-1）。,表4-1 剑桥秘书证书考试课程表,英国伦敦工商会考试局秘书证书（LCCIEB）是 国际认可的职业资格证书， 该考试内容包括办公程序、速记等。考试等级分 、级，每一级的考试成 绩又分为三个级别。获得该证书 的学员可继续进修专业资格文凭 或到国外大学进一步深造。,秘书合理的能力结构包括哪些内容？
