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1、 具体来说，主要有以下几个方面：(1)了解综合情况；(2)组织参与调查研究，反馈信息；(3)主持日常行政事务；(4)密切各方面的工作关系；(5)协调部门之间的分歧和矛盾，提出解决办法和备选方案；(6)做好机要保密工作；(7)处理来信来访；(8)完成领导交办的工作任务。一、办公室的接待工作(一)接待工作概述。1、接待工作的含义。一个单位作为社会这个大网络中的网结，与外单位有着密切的交往与联系；单位内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过办公室这个枢纽部门，这就构成了办公室主任的接待工作。接待工作是指单位在对内、对外的联络和交往中所进行的迎送招待、接待联系等
2、服务性活动。例如，外单位来人联系公务、参观、访问，群众询问事务、反映问题，上级单位来人视察、检查工作，下属部门向领导请示、汇报、联系工作等等，都需要招待、接待。2、接待类型：(1)视访接待。如各级行政首长到下级了解、视察、检查工作的接待。(2)上访接待。党政机关的上访接待工作属于履行公事。(3)工作接待。指前来商洽工作、处理公务的上级、兄弟、下级单位同志所做的接待工作。(4)来宾接待。（又可分为国内来宾接待和外宾接待，此专指国内来宾接待）指对前来参观、学习、访问的兄弟单位来人的接待。3、接待工作的原则和要求。(1)热情欢迎，礼貌接待；(2)礼仪对等，简朴大方；(3)尽量满足来宾要求；(4)保守
3、机密；(5)外宾接待要维护国家主权和民族尊严，平等相待，不卑不亢。(6)对于事先有约的来宾，要有接待方案和接待指南。(二)接待工作的规格。1、高格接待：指陪客比来客职务高而采取的一种接待形式。三种形式：上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级领导要高格接待，出面作陪。兄弟单位或协作领导派人到本单位商量重要事宜，本单位领导要出面，高格接待。下级同志上访，有重要事情向上级领导汇报，要高格接待。2、低格接待：指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式。三种形式：上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一些调查研究，这种接待用低格接待。外地参观学习团和旅游团的接待工作只需采取低格接待
4、。老干部故地重游或上级领导路过本地只需采取低格接待。3、对等接待：是指陪客与客人职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。两种形式：对一些重要的来客，作为一个单位或地方的领导应该自始至终地陪同。对来宾初到和临别时对等接待，中间可以请适当人员陪同。总之，接待工作的规格问题，对负责接待工作的办公室主任来说，是一个很值得研究的问题。对来访的客人，以哪种规格接待，应认真地加以考虑，切不可草率行事，否则将会造成严重的后果。(三)接待工作的具体事务。1、接待前的具体事务。接待工作不是来宾到达后才开始的，事实上，从接到宾客的来函或通知后就开始了。因此，事前必须做好一些准备工作，以免事后忙中出错，否则就难以使整
5、个接待工作顺利进行。所以在宾客到达前应该对整个接待工作做好详细而周密的安排。了解和掌握来宾的基本情况，做到心中有数。在接待来宾的来函来电或通知后，应详细地询问来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、人数（包括男、女各多少人）、民族、来意、大体停留时间等等。还要弄清来客抵达日期、具体时间、来客是乘坐专车还是乘飞机、轮船、大车、公共汽车业，并搞清班次，以便安排接站。制定和落实接待计划（接待方案）。根据了解的情况，负责接待工作的办公室主任应及时向主管领导和有关同志汇报，听取主管领导对接待工作的安排意见。这里有两种情况，一般的来客可直接作出接待的安排，另一种是重要的来宾，则要制定接待工作方案，召开接待工
6、作会议，在安全保卫、交通用车、陪同领导、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、汇报内容、参观地点等方面提出具体而详细的意见，然后再向主管领导汇报，征得同意。然后根据拟定的初步计划，通知有关部门作好必要的准备工作。应从以下四个方面作好准备：第一，通知有关部门和单位准备好汇报材料和落实参观地点；第二，通知招待所或宾馆安排好房间和用餐的标准；第三，安排接待同志，保证来宾安排抵达，切忌车辆中途出故障；第四，重要接待通知公安警卫部门，落实安全保卫措施，确保来宾绝对安全。以上接待安排，并非一成不变的条文，应根据实际情况，作出妥善安排。总之，确保接待前的准备工作做到充分、合理就行。2、接待中的具体事务。宾
7、客到达后，进入接待中的服务工作应按照事先制定的计划抓好落实。做到既不随意更改计划，又灵活机动，不生搬硬套。(1)引见介绍。具体介绍时，要有礼貌地用手示意，但不要用手指指点点，应简要说明被介绍人所在单位、职务及姓氏。一般先把身份比较低、年纪比较轻的介绍给身份较高、年纪较大的同志，把男同志先介绍给女同志。(2)握手问候。a、同性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果有气无力或轻轻碰一下，就会使对方产生冷淡、疏远的感觉。b、异性之间的握手，应当是女士先伸出手，男士后伸手，握手时无需用力，只需要轻轻地握一下就行了。c、向领导同志或身份较高的人握手，要根据当时的情况而论，如果他有意同你握手，就应当
8、主动把手伸过去，否则不要勉强。(3)席位与席次安排。a、席位的安排。根据我国的习惯，席位高低由相距主人席位远近而定，依“右首为上”的原则，主宾的席位应安排在主人的右侧，第二号外宾在主人的左侧，第三号外宾在第二主人的右侧，第四号外宾在第二主人的左侧，分别以两位主人为中心，按来宾的礼宾次序，以此类推安排。有时也要根据主客双方的人数灵活安排，但尽量做到间隔而坐。6、席次的安排。如果出席宴会的人数较多，或需分席入座，就要划分席次。席次的礼遇高低以离主桌近远而定，“近高远低，右高左低”。在安排席次的时候，首先要确定主桌与宴会主人的位置和方向。主桌和主位应置于宴会厅内的显著位置，并应面向宴会厅入口，同时能
9、纵观其余客席，其余各席第一主人的位置可面对主桌主位，也可以与主桌主位同分。代表团人数特别多的时候，可只安排重要宾客的席次和席位，其余各席则只安排席次或者在安排了其余各席的主人的席位后让外宾自由入座。当席次超过两席的时候，必须放置席次牌。(4)交通规范。在此是指接待方在接待活动中，在为来宾安排、准备、挑选专借对方使用的车辆、船只、飞机时，所需要遵守的礼仪规范。遵守交通礼仪，是做好接待工作的应有之义，也是接待方为来访者提供良好服务的主要内容之一。就一般情况而言，接待人员应当遵行的交通礼仪，主要涉及到遵定规范、精心准备、安全至上、排好座次和帮助照顾等五个具体的方面。在这里主要介绍一下轿车、公共汽车、
10、火车、客轮以及飞机上的座次常规。a、轿车的座次。车辆座次的常规一般是右座高于左座，后座高于前座。以一辆目前在国内公务接待中最为常用的双排五座车辆为例，车上座次的尊卑自高而低依次应为：后排右座、后排左座、后排中座，前排副驾驶座。在公务活动中，车辆上的前排副驾驶座通常被称为“随员座”。按惯例此座应由秘书、译员、警卫或助手就座，而不宜请客人在此就座。惟独在主人亲自驾驶车辆时，客人坐在副驾驶座上与主人“平起而坐”，才是合乎礼仪的。双排五人座车辆上的后排中座左右换夹，坐着会不舒坦，故不宜请客人就座于此。b、公共汽车的座次。座次尊卑的一般规则是：前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，其座次便往往越高，
11、有的座位被安排在通道两侧，一般应以面对车门的一侧为上座，另一侧为下座。c、火车的座次。在火车上，座次的常规通常为：距离火车头愈近的车厢，座次便愈高。距离车厢中部越近的包厢、铺位或座位，其位次便愈高。具体而言，在火车卧铺车厢上，不论是软卧还是硬卧，都以面对火车行进方向的一侧为上位，而以背对火车行进方向的另一侧为下位。至于每一侧的卧铺有上、中、下之别时，则以下铺高于中铺，中铺高于上铺。在坐席车上，不分软座或硬座，都以面对火车行进方向的一侧为上座，背对火车行进方向的一侧为下座。同一排座位之中，以临窗者为上座，以临通道者为下座。在同一行座位之中，则以右座高于左座。d、客轮的座次。在客轮上，座次的常规大
12、都体现为以垂直于水面而言，越往上去的舱位越舒适。因此，其位次便愈高。同一平面的舱位之中，单人间优于多人间，多人间又优于通铺。在同一档次的舱房之中，距通道出口处越近，位次便越高。而在同一间多人住宿的客舱之内，则以距舱门近者为下位，距舱门远者为上位。e、飞机的座次。由于飞机的类型和乘客的需求不同有所变化。喷气式飞机上，前舱优于后舱，螺旋桨式飞机上，后舱又优于前舱。就具体座位而言，临窗者便于观赏机外的景致，靠近通道者则行动起来比较方便，而夹在中间座位上的人，自由度就相对少一些。此外，靠紧急出口处的座位往往在空间上显得宽敞一些，适合肥胖好动者选择。(5)中餐的用餐规范。a、中餐的上菜顺序。在正式的中餐
13、宴会上，上菜的先后顺序是：先上冷菜，后上热菜，最后再上甜食和水果，即使桌数再多，各桌也要同时上菜。上菜的具体方法有三种：一是以小碟盛放，一人一份；二是以大盘盛放，由服务员依次为每个人的食盘里分让；三是以大盘盛放，直接上桌，然后由各人随意自取。在用餐时，切勿在其他桌面或同桌其他人的菜尚未上毕时，就迫不急待地动手取菜。由服务员上菜，往往会先客人后主人，先主角后配角，或是沿着顺时针方向进行。此时要静候其便，不要“越位”争抢，让别人笑话。有些时候，在宴会正式开始前，主人与主宾要先后致词。在他们致词时，只能专心听讲。切不可埋头吃喝，应当明确的是，只有在主人示意“开始”后，才能动手取食。b、中餐的餐具使用
14、。在这里，特别要介绍一下湿毛巾。餐巾、餐巾纸、筷子、汤匙、食盘、牙签、水孟的正确用法。宴会开始，服务员循例要为每位用餐者上一条湿毛巾。它只能用来擦手，绝不可拿去擦脸、擦嘴。在宴会即将结束时，服务员会再次送来一条小一些的湿毛巾，它才是专供擦嘴之用的，不过却不可用来擦脸抹汗。为了替用餐才者服装保洁，许多正式宴会上都替用餐者每人备有一条餐巾。它应当被铺在并拢之后的大腿上，以其折缝向内或大三角的顶端向外，不要把它围在脖子上，或掖在衣领、腰带上。餐巾绝对不可以用来擦餐具。铺放餐巾有时服务员会代劳，此时恭敬不如从命，但别忘了谢谢对方。在有些宴会上，会供给各位用餐者一些餐巾纸。它主要是用来擦嘴或擦手的，不能
15、用来擦脸或身体的其他部位。若餐巾纸用完了，可向服务员索取，然而千万不要以自己的其他用纸，甚至是皱巴巴的卫生纸，来代替它到处乱擦。筷子，是中餐的主要餐具。在一般情况下，取食菜者应以筷子为主，并辅汤匙，下手直接去取是错误的。当然，在宴请外宾时，则应当“主随客便”，既欢迎对方试用筷子，又不必强求对方非要用它不可。在宴会上使用筷子，应当注意五忌：即一忌舔筷子；二忌敲筷子；三忌舞筷子；四忌插筷子；五忌扔筷子。在取菜时，要看准了，夹住之后立刻取走，不要在菜盘里挑肥拣瘦。汤匙，主要是用来饮汤的，因此，尽量不要用它去舀菜，不同它时，应平置于食盘上。用它饮汤时，不要全部含入口中，反复吸吮。一口饮不完的汤，切不可
16、再倒回去。汤若太热，不宜用它搅来搅去，也不可咧开大嘴向其猛吹。食盘，是用来放菜的，一次取的菜不宜过多，而且不宜同时把几种菜混放在一块儿，免得它们彼此“串味”。不宜入口的废弃之物，可推至食盘上端，由服务员代为取走，不要直接吐在餐桌或地上，尤其是不要使劲乱吐，不要搞得杯盘狼藉。牙签，用牙签剔牙时，应用餐巾或手掌在前面遮挡一下，不要让他人旁观自己的“血盆大口”。有可能的话，就尽量不要在餐桌上剔牙，尤其不宜毫无遮掩地大剔特剔，或是直接下手去抠，甚至把抠出之物还要仔细瞧一瞧。水孟，是在用餐期间涮洗手指用的。以其洗手时，动作不要过大，不要乱甩。要说明的是，千万别把水孟里的洗手水当作饮料来喝。二、办公室主任的会务工作(一)会务
