新编秘书实务第七章节文书处理与档案管理课件

《新编秘书实务第七章节文书处理与档案管理课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《新编秘书实务第七章节文书处理与档案管理课件（44页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第七章 文书处理与档案管理,电子教案模版配色（1）,通过本章学习，你应能够： 1.了解文书处理的原则 2.了解文书处理的行文关系及行文方式 3.掌握文书处理的收文及发文程序 4.了解档案管理的内容与分类 5.进行全宗内档案的分类及案卷的排列与编目,学习目标,第七章 文书处理与档案管理,某酒店的文书处理工作 内容（略，请见教材第180页）,引入案例,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理 第二节 档案管理概述 第三节 全宗内档案的分类,主要内容,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,一、文书处理的原则 1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠,第七章

2、文书处理与档案管理,第一节 文书处理,二、文书处理的行文关系与行文方式 （一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,第七章 文书处理与档案管理,（二）行文方式,二、文书处理的行文关系与行文方式,第一节 文书处理,三、文书处理程序,第七章 文书处理与档案管理,公文处理的基本程序图 请见教材第184

3、页。,小知识,第一节 文书处理,三、文书处理程序 （一）发文处理程序 1草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核 审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,三、文书处理程序 （一）发文处理程序 3. 签发 “签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误

4、在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。 4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。 5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,三、文书处理程序 （一）发文处理程序 6. 校对 校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。 7. 用印 用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。 8. 登记 登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。 9. 分发 分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处

5、理,第七章 文书处理与档案管理,发文登记簿,小知识,三、文书处理程序 （一）发文处理程序,第一节 文书处理,（二）收文处理程序 1. 签收 2. 拆封 3. 登记 需要登记的文件有： （1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有： （1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,（二）收文处理程序 4. 审核 5.

6、 传阅 6. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。 7. 批办 8. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 9. 催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。 10. 注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结果进行简要的情况说明,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,第七章 文书处理与档案管理,四、文书立卷 1. 文书立卷的基本原则 （1）能正确反映单位工作的历史面貌。 （2）保持文件之间的内在联系和完整。 （3）便于管理和查找利用。 2. 文书立卷的方法 （1）按

7、文件特征立卷。它包括：作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征和地区特征。 （2）按照文件的保管期限立卷。案卷的保管期限分为永久、长期、短期三种,按通讯者特征立卷实例 （1）化工大学关于王兰工作调动的函 （2）工业大学关于王兰工作调动的复函 （3）化工大学关于刘海工作调动的函 （4）工业大学关于刘海工作调动的复函 以上案例是按照文件的通讯者相同来立卷的，案卷的标题为：化工大学与工业大学关于王兰、刘海工作调动问题的来往文书,微型案例,第七章 文书处理与档案管理,第一节 文书处理,第一节 文书处理,第七章 文书处理与档案管理,1归档范围 上级发来的与本单位有关文件。 重要的会议材料。 单

8、位对外的正式发文。 重要的往来文书。 本单位及各部门的工作计划、报告及重要的统计材料等。 本单位签订的合同、协议书等。 本单位干部任免与惩的文件。 本单位工资、福利方面的文件。 本单位及下属单位成立、合并、撤销等材料。,本单位的历史沿革、大事记、以及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音、录像带等。 本单位处理群众来信来访的原件、记录及处理结果。 本单位财产、档案等交接凭证。 本单位外事方面的文件材料。 需要贯彻执行的规定、通知等。 下级单位报送的报告及统计报表。,五、 归档,第一节 文书处理,第七章 文书处理与档案管理,2归档的时间 按照机关档案工作条例的规定：机关文书部门或业务部门一般应在第

9、二年上半年向档案部门移交档案。 3归档的要求 归档的文件材料要齐全、完整。 文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷。 归档的文件材料，要保持它们的历史联系； 区分保存价值，分类整理、立卷； 案卷标题简明确切，便于管理。,五、 归档,档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。,第二节 档案管理概述,第七章 文书处理与档案管理,一、收集 档案室收集工作的职责 监督文件的形成过程 督促归档制度的落实 开展零散文件的收集工作 指导文书部门的立卷归档工作,第二节 档案管理

10、概述,第七章 文书处理与档案管理,第二节 档案管理概述,第七章 文书处理与档案管理,微型案例,二、整理 （一）档案整理工作的内容 档案整理工作的内容包括全宗、全宗内档案的分类、立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）、案卷排列和编号、编制案卷目录等业务环节。 （二）档案整理工作的原则 第一，保持文件间的历史联系；第二，便于保管和利用；第三，充分尊重和利用原有的整理成果。 （三）区分全宗 全宗，是一个具有独立性的组织或个人在其社会活动中所形成的档案的有机整体，这个有机整体便为一个全宗。,第二节 档案管理概述,第七章 文书处理与档案管理,三、鉴定 （一）

11、档案价值鉴定工作的内容 第一，制定鉴定档案价值的标准；第二，判定档案的价值，确定保管期限；第三，剔出无保存价值和保管期满的档案 （二）档案价值鉴定工作的程序 第一，文件归档鉴定；第二，划定文件的保管期限；第三，档案价值复审；第四，销毁无价值档案。 （三）鉴定档案价值的标准 1分析文件的内容；2分析文件的来源和时间；3文件的完整性和有效性；4分析文件的名称、稿本和外形特征。,第二节 档案管理概述,第七章 文书处理与档案管理,四、保管 保管，是维护档案在库房中的存放秩序并保护档案不受损害，是确保档案完整安全的重要基础性工作。 五、检索 检索，是采用一定的手段，对档案信息进行加工，并编制检索工具，使

12、利用者更加方便地利用档案。 常用的档案检索工具的编制方法有：案卷文件目录；分类目录；主题目录；文号索引；人名索引；全宗指南,第二节 档案管理概述,第七章 文书处理与档案管理,第二节 档案管理概述,第七章 文书处理与档案管理,案卷文件目录,微型案例,七、编研 编研，为了更好地利用、研究档案信息，对具有较高利用价值的档案内容进行研究、选择、编辑、出版等。编研的成果主要有：档案文献汇编；档案文摘汇编；档案参考资料；年鉴。 八、统计 统计，通过记录和量化的数据研究、分析档案及其管理中的规律和发展趋势，为管理工作提供真实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。,第二节 档案管理概述,第七章 文书处理与档案

13、管理,第三节 全宗内档案的分类,一、常用的档案分类法 （一）年度分类法 年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对档案进行分类。 年度的处理主要有以下几种情况： 1跨年度的文件处理。通常收文以收到年度为准；发文以文件签发的年度为准；内部文件以定稿时间为准。 2某些文件的形成时间与文件内容涉及的年度不一致，则以文件内容针对的年度为准。 3专门年度的文件处理。如，教育部门在教学活动中是按学年计算。 另外，有一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件内容或各种标记等方法，考证和判定文件的准确或近似日期，并将其合理归类。,第七章 文书处理与档案管理,第三节 全宗内档案的分类,（二）组织机

14、构分类法 组织机构分类法就是档案按文件形成或承办的部门来分类，一个机构设置一个类，机构名称就是类名。 分类时需注意的事项有： 以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中； 几个机构联合办理的文件一般应归入主办机构； 业务部门起草而以机关或办公厅(室)名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则归人办公厅(室)类。,第七章 文书处理与档案管理,第三节 全宗内档案的分类,（三）问题分类法 问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对档案文件划分类别。其适用范围包括以下几种情况： 1立档单位内部机构不稳定，变动较大且又较为复杂，不宜按组织机构分类，而适用于按问题分类；

15、2各个机构的文件由于某种原因被打乱而混杂在一起，难以按组织机构分类从而只能按照问题分类； 3单位在用了组织机构作为第一或第二层的分类法后，由于类内档案数量较多确实有必要细分，这时就可以结合采用问题分类法。,第七章 文书处理与档案管理,第三节 全宗内档案的分类,二、常用的复式档案分类法 1年度一组织机构分类法。 即以年度为第一级类目，机构为第二级类目。,第七章 文书处理与档案管理,某企业按年度组织机构分类 2000年 办公室 人事部 报关部 生产部 2001年 办公室 人事部 报关部 生产部 ,微型案例,第三节 全宗内档案的分类,二、常用的复式档案分类法 2年度问题分类法。 即以年度为一级类目，

16、问题为二级类目。,第七章 文书处理与档案管理,某农林水利局全宗分类 2000年 会议类 组织人事类 生产类 品质类 2001年 会议类 组织人事类 生产类 品质类 ,微型案例,第三节 全宗内档案的分类,二、常用的复式档案分类法 3组织机构年度分类法 这种方法适用于立档单位内部组织机构多年一直不变，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗。 4问题一年度分类法 这种方法是适用于历史档案和撤销机关档案。对现行机关的档案，不宜采用这种分类方法。,第七章 文书处理与档案管理,第三节 全宗内档案的分类,二、常用的复式档案分类法,第七章 文书处理与档案管理,微型案例,第三节 全宗内档案的分类,二、常用的复式档案分类法 1年度一组织机构分类法。 即以年度为第一级类目，机构为第二级类目。,第七章 文书处理与档案管理,某企业按年度组织机构分类 2000年 办公室 人事部 报关部 生产部 2001年 办公室 人事部 报关部 生产部 ,微型案例,第三节 全宗内档案的分类,三、案卷排列与编目 （一）案卷排列 案卷排列就是将各类已