第5章excel 审计 应用

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1、第5章 Excel审计应用,学习内容： 1、了解Excel审计应用的基本操作：复制、粘贴、排序、筛选、分类汇总。 2、掌握公式定义方法，重点掌握函数的审计应用。 3、了解Excel获取审计数据的基本途径和方法，掌握获取数据的基本技术。 4、掌握Excel在审计复核中的应用技术和方法。 5、掌握Excel审计抽样技术。 6、了解Excel审计制表应用技术。,第5章 Excel审计应用,章节目录： 5.1 Excel审计应用基础 5.2 Excel获取审计数据 5.3 Excel审计复核应用 5.4 Excel审计抽样应用 5.5 Excel审计制表应用,5.1 Excel审计应用基础,主要内容：

2、 5.1.1复制、粘贴审计应用 5.1.2排序、筛选、分类汇总审计应用 5.1.3公式及函数审计应用,5.1.1复制、粘贴审计应用,1.复制 （1）原样或全部复制已经编辑好的单元格内容 选中要复制的单元格，然后执行“复制”命令，再选择目标单元格，单击“粘贴”实现复制，或执行单元格拖动即可。 （2）复制单元格中的部分特性 选中要进行复制的单元格，单击“复制”命令，然后将鼠标移动到目标单元格，单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，弹出如图7-7所示的对话框。选择所需粘贴的内容或其他选项，如只复制格式，则选中“格式”，单击“确定”按钮即可。,5.1.1复制、粘贴审计应用,（3）工作表的复制 在一个

3、工作簿中，通常需要进行工作表之间的复制操作，如果仅在表格数据区进行选择，执行“复制”、“粘贴”命令后，只能复制其单元格数据，而结构、格式、属性并没有复制过来。要解决此问题，可以采用两种方法。,5.1.1复制、粘贴审计应用,（4）复制到Word 审计数据通常以表格或报表的形式反映出来，而审计报告中常常要用到表格或报表的数据，如果表格的数值发生变动，必然要修改报告中的数据，如果数字被多次修改或修改的数字很多，很可能在报告中发生遗漏，而且非常麻烦。将Word与Excel结合起来使用，则可以解决这一问题。当报告中需要数据时，可以从Excel表格中链接过来；当Excel表格的数据发生变动时，Word中的

4、数据会被自动更新。,5.1.1复制、粘贴审计应用,2.粘贴 复制和粘贴是不可分的，在谈复制时，要用到粘贴；要进行粘贴，首先要复制，这里主要讲一些在复制中没有说明的问题。 （1）粘贴数值 在审计工作中，经常会遇到这样的问题：如何将原来表格中的格式复制到现有工作表中？如何将计算结果保存到另一张工作表，而不将公式带过去？这就需要适用“选择性粘贴”来完成。,5.1.1复制、粘贴审计应用,（2）运算后粘贴 审计人员在导入被审单位的报表时往往其金额是以元为单位的数据，而审计中往往用的金额单位是万元，这时就需要运用“选择性粘贴”功能，将金额单位改为万元。 （3）粘贴转置 在审计工作中还会遇到一个问题，就是要

5、进行汇总的数据行和列正好相反，要处理这类问题，使用的就是“选择性粘贴”的粘贴“转置”功能。 （4）粘贴连接,5.1.2排序、筛选、分类汇总审计应用,排序、筛选和分类汇总是Excel中利用比较多的功能，在审计实务中运用也非常广泛。它可以快速、有效地帮助审计人员整理和分析审计资料，科学合理的按照某一标准确定抽查样本。,5.1.2排序、筛选、分类汇总审计应用,1.排序 使用Excel提供的排序功能，可以对数据按设定的排序字段按照升序或降序排序。选择“数据”中“排序”命令，打开“排序”对话框，在排序对话框中设定排序的主要关键字、次要关键字和第三关键字。排序的顺序可以是递增的也可以递减。要注意的是如果数

6、据中有标题行，在排序时应选择“有标题行”选项，排序时Excel就会将数据中的第一行作为标题行放置在最上端，否则就会和其他数据内容在一起进行排序了。,5.1.2排序、筛选、分类汇总审计应用,审计实务中，排序功能可以应用很多方面。 1对“应收账款”等往来账户进行审计，可以利用电子数据，按金额大小、账龄长短等进行分类排序，以分析其结构、性质，并抽取重点样本进行延伸审计。 2在“业务招待费”的审计中，可按类别、对象、经办人、金额等进行分类排列，不仅能摸清其全貌，从繁杂的经费支出中理出头绪，找出规律，分析其合理、合法性，同时也是发现审计线索的重要渠道。 3在票据审计中，对税收发票、行政事业收费凭证、内部

7、自制凭证等，选定目标，按编号排序，能得知票据短缺情况并进行追查；按金额排序，有利于选择重点抽查对象进行审查。 4在货币资金审计中，对现金、银行存款等项目确定抽样范围后，按笔次、金额大小进行排序，可找出重点、疑点进行审查。,5.1.2排序、筛选、分类汇总审计应用,2.筛选 Excel提供的筛选功能包括两类：自动筛选和高级筛选。自动筛选可以在数据中通过使用同一数据列中的一个或两个比较条件来查找数据行中的特定值。高级筛选可以根据一列中的多个条件、多列中的多个条件和作为公式结果生成的条件作为检索依据，查找数据行中的特定值。,5.1.2排序、筛选、分类汇总审计应用,3.分类汇总 Excel提供了分类汇总

8、功能，使用该功能可以对表中数据进行分类统计。统计方法包括：汇总、计数、求平均值、求最大值、求最小值、乘积、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差等。在数据清单执行分类汇总功能之前，首先应对数据清单中要进行分类汇总的字段排序。然后再单击“数据”菜单下“分类汇总”命令。在“分类汇总”对话框中确定需汇总的内容，包括“分类字段”、“汇总方式”、“选定汇总项”，再根据需要选择“替换当前分类汇总”、“每组数据分页”和“汇总结果显示在数据下方”，若不选第三项，则汇总结果显示在数据上方。,5.1.2排序、筛选、分类汇总审计应用,4.数据排序与分类汇总综合应用 【案例5-1】运用excel审查科目总账数据与凭证

9、及明细账数据是否一致,5.1.3公式及函数审计应用,1.公式 所谓公式，就是对单元格中的数值进行计算的表达式，主要用于进行合计、统计、财务、分析等计算，当公式中涉及的单元格内容发生变化时，公式会自动计算出相应的结果。,5.1.3公式及函数审计应用,（1）运算符及其优先级,5.1.3公式及函数审计应用,（2）输入公式 在Excel中输入公式通常以“=”开始，用以表明此时对单元格输入的内容是公式。用户可在指定的单元格内输入自己定义的计算公式，方法是先单击选择单元格，然后输入等号，最后在等号右边输入公式即可。公式中可以包含数字、单元格引用、函数、运算符等。 直接输入公式。 使用公式选项板输入公式。,

10、5.1.3公式及函数审计应用,（3）编辑公式 修改公式。 移动或复制公式。 删除公式。,5.1.3公式及函数审计应用,2.函数 函数是预先定义，对一个或多个执行运算的数据进行指定的计算、分析，并且返回计算值的特殊公式。执行运算的数据包含文字、数字、逻辑值称为函数的参数；经函数执行后传回来的数据称为函数的结果。 （1）函数的分类 在Excel中提供了大量的函数，主要分为常用函数、财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查询与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等。,5.1.3公式及函数审计应用,（2）审计中常用函数 SUMIF函数。 功能：根据指定条件对若干单元格求和。

11、 语法格式：SUMIF（range，criteria，range） 参数含义： range：用于条件判断的单元格区域。 criteria：确定参与求和的单元格的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。 range：指定参与条件求和的单元格区域。只有满足条件，进行求和。,5.1.3公式及函数审计应用,IF函数。 功能：执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值，返回不同的结果。 语法格式：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false） 参数含义： logical_test：计算结果为True或False的任何数值或表达式。 value_if_true：logi

12、cal_test为True时的返回值。 value_if_false：logical_test为False时的返回值。 注意：IF函数可嵌套7层。,5.1.3公式及函数审计应用,AVERAGE函数。 功能：返回参数的算术平均值。 语法格式：AVERAGE（nl，n2，） 参数含义：n1、n2为要计算平均值的参数，参数可设置1-30个。 例如：AVERAGE（14，6，25，76）、AVERAGE（C4：F8） COUNTIF函数。 功能：返回参数组中满足条件的数据个数。 语法格式：COUNTIF（range，criteria） 参数含义： range：参加计算的参数组。 criteria：需要

13、满足的条件。 例如：COUNTIF（A1：D1，“=2“）,5.1.3公式及函数审计应用,MAX和MIN函数。 功能：返回参数列表中的最大值或最小值。 语法格式：MAX（n1，n2，）、MIN（nl，n2，） 参数含义： nl、n2为要计算最大值或最小值的参数。,5.1.3公式及函数审计应用,DDB函数。 功能：使用双倍余额递减法或其他方法，计算固定资产在指定期间内的折旧额。 语法格式：DDB（Cost，Salvage，Life，Period，Factor） 参数含义： Cost：资产原值。 Salvage：资产在折旧期末的价值，也称为资产残值。 Life：折旧期限，有时也称作资产的使用寿命。

14、 Period：需要计算折旧值的期间，Period必须使用与life相同的单位。 Factor：余额递减速率，如果Factor省略，则假设为2。,5.1.3公式及函数审计应用,SLN函数 功能：计算固定资产每期的直线折旧费用。 语法格式：SLN（Cost，Salvage，Life） 参数含义： Cost：资产原值。 Salvage：资产在折旧期末的价值，也称为资产残值。 Life：折旧期限，有时也称作资产的使用寿命。,5.1.3公式及函数审计应用,3.公式出错原因 （1）公式错误原因 在输入公式的单元格里，有时会出现“#”、“#DIV/0!”、“#VALUE!”、“#NAME？”、“#N/A!

15、”、“#REF!”、“#NUM!”、“#NULL!”等错误标识，这些错误标识的含义如下： 输入到单元格中的数值太长，在单元格显示不下时，将显示“#”信息，可通过调整列宽进行修正。 使用错误的参数或运算对象类型时，就会产生错误值“#VALUE!。 当公式被0除时，会产生错误“#DIV/0!”。,5.1.3公式及函数审计应用,当公式中产生不能识别的文本时，将产生错误值“#NAME？”。 当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值“#N/A!”。 当单元格引用无效时，产生错误值“#REF!”。 当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值“#NUM!”。 当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时，将产

16、生错误值“#NULL!”。,5.1.3公式及函数审计应用,（2）公式错误的排除方法 确认所有的圆括号都成对出现。 确认在引用单元格区域时，使用了正确的区域运算符。引用单元格区域时，使用冒号来分割区域中的第一格单元格和最后一个单元格。 确认已经输入了所有被选的参数。有些函数的参数是必选的，还要确认没有输入过多的参数。,5.1.3公式及函数审计应用,可以在函数中输入（或嵌套）不超过七级的函数。 确认每个外部引用包含工作簿名称和相应的路径。 在公式中输入数字时不要设置格式。 如果引用的工作簿或工作表名称中包含非字母字符，必须用单引号把名称引起来。,5.1.3公式及函数审计应用,4. 公式审核 （1）追踪错误 要查找公式中错误的来源，可以利用“审核”功能。如选中E7单元格，在执行“工具公式审核追踪”引用单元格后，发现屏幕上多了一些箭头，我们称为追踪箭头，该箭头显示活动单元格与其相关单元格之间的关系。,5.1.3公式及函数审计应用,（2）追踪引用单元格 在审计过程中，常常需要阅读和审核被审单位的电子报表，而