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1、深圳市汇川技术股份有限公司 董事会议事规则 深圳市汇川技术股份有限公司深圳市汇川技术股份有限公司 董事会议事规则董事会议事规则 （2011年5月修订） 第一章第一章 总则总则 第一条 为了进一步规范本公司董事会的议事方式和决策程序，促使董事和 董事会有效地履行其职责，提高董事会规范运作和科学决策水平，根据中华人 民共和国公司法、中华人民共和国证券法（以下简称证券法）、深 圳证券交易所创业板股票上市规则（以下简称创业板上市规则）、深圳 证券交易所创业板上市公司规范运作指引和深圳市汇川技术股份有限公司章 程（下称公司章程）等有关规定，制定本规则。 第二条 董事会是公司经营管理的决策机构，维护公司和
2、全体股东的利益， 负责公司发展目标和重大经营活动的决策。 第三条 董事会下设董事会秘书办公室，处理董事会日常事务。董事会秘书 负责保管董事会资料。 第二章第二章 董事会会议的种类董事会会议的种类 第四条 董事会会议分为定期会议和临时会议。 第五条 董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。 第六条 在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会秘书办公室应当充分 征求各董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。 董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。 第七条 有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议： （一）代表十分之一以上表决权的股东提议时； （二）三分之
3、一以上董事联名提议时； （三）监事会提议时； （四）董事长认为必要时； （五）二分之一以上独立董事提议时； （六）总经理提议时； 深圳市汇川技术股份有限公司 董事会议事规则 （七）本公司公司章程规定的其他情形。 第八条 按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会秘书办 公室或者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当 载明下列事项： （一）提议人的姓名或者名称； （二）提议理由或者提议所基于的客观事由； （三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式； （四）明确和具体的提案； （五）提议人的联系方式和提议日期等。 提案内容应当属于本公司公司章程规定的董事会职权范
4、围内的事项，与 提案有关的材料应当一并提交。 董事会秘书办公室在收到上述书面提议和有关材料后， 应当于当日转交董事 长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人 修改或者补充。 董事长应当自接到提议后十日内，召集董事会会议并主持会议。 第三章第三章 董事会的召集董事会的召集 第九条 董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行 职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。 第十条 召开董事会定期会议和临时会议，董事会秘书办公室应当分别提前 十个工作日和三个工作日将盖有董事会印章的书面会议通知，通过直接送达、邮 寄、传真、电子邮件或者其他方式，提交全
5、体董事和监事以及高级管理人员。非 直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。但是经全体董事一致同意 时， 可按董事留存于公司的电话、 传真等通讯方式随时通知召开董事会临时会议。 第十一条 书面会议通知应当至少包括以下内容： （一）会议的时间、地点； （二）会议的召开方式； （三）拟审议的事项（会议提案）； （四）会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议； （五）董事表决所必需的会议材料； 深圳市汇川技术股份有限公司 董事会议事规则 （六）董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求； （七）联系人和联系方式； （八）发出通知的日期。 口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二
6、）项内容，以及情况紧急需要 尽快召开董事会临时会议的说明。 董事会向董事发出召开董事会会议的通知时，应同时提供足够的资料。 第十二条 董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时 间、地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开日之前 三日发出书面变更通知， 说明情况和新提案的有关内容及相关材料。 不足三日的， 会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。 董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事 项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董事的认可并做好 相应记录。 第第四四章章 董事会的召开董事会的召开 第十三条
7、 董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。 监事可以列席董事会会议；总经理和董事会秘书未兼任董事的，应当列席董 事会会议。会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员列席董事会会议。 第十四条 董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的，应 当事先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。 委托书应当载明： （一）委托人和受托人的姓名； （二）委托人对每项提案的简要意见； （三）委托人的授权范围和对提案表决意向的指示； （四）委托人的签字、日期等。 受托董事应当向会议主持人提交书面委托书， 在会议签到簿上说明受托出席 的情况，在授权范围内行使董事的权利。 第十五条 委
8、托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则： （一）在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出席，关 联董事也不得接受非关联董事的委托； 深圳市汇川技术股份有限公司 董事会议事规则 （二）独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接受独立 董事的委托； （三） 董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权 委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的委托； （四）一名董事不得接受超过两名董事的委托，董事也不得委托已经接受两 名其他董事委托的董事代为出席。 第十六条 董事会会议以现场召开为原则。董事会临时会议在保障董事充分 表达意见的前提下，经
9、召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、 传真或者电子邮件表决等方式召开。 董事会临时会议也可以采取现场与其他方式 同时进行的方式召开。 非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董 事、 规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者董事事后提交的 曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。 第十七条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确 的意见。 对于根据规定需要独立董事事前认可的提案， 会议主持人应当在讨论有关提 案前，指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。 董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人
10、应当及时制 止。 除征得全体与会董事的一致同意外， 董事会会议不得就未包括在会议通知中 的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的，不得代表其他 董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。 第十八条 董事应当认真阅读有关会议材料， 在充分了解情况的基础上独立、 审慎地发表意见。 董事可以在会前向董事会秘书办公室、会议召集人、总经理和其他高级管理 人员、 会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息，也 可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。 第第五五章章 董事会的表决和决议董事会的表决和决议 第十九条 每项提案经过充分讨论后，主持人应当适
11、时提请与会董事进行表 深圳市汇川技术股份有限公司 董事会议事规则 决。主持人也可决定在会议全部提案讨论完毕后一并提请与会董事进行表决。 会议表决实行一人一票；除非有过半数的出席会议董事同意以举手方式表 决，否则，董事会会议采用书面表决的方式。书面表决的方式包括书面表决票、 信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等。 董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其 一， 未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新 选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。 第二十条 与会董事表决完成后，董事会秘书办公室
12、有关工作人员应当及时 收集董事的表决票，交董事会秘书在一名监事或者独立董事的监督下进行统计。 现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他情况下，会议主 持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前， 通知董事表 决结果。 董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的， 其表决情况不予统计。 第二十一条 董事会审议通过会议提案并形成相关决议，必须有超过公司全 体董事人数之半数的董事对该提案投赞成票。法律、行政法规和本公司公司章 程规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的，从其规定。 董事会根据本公司公司章程的规定，在其权限范围内对担保事项作出决 议，
13、除公司全体董事过半数同意外，还必须经出席会议的三分之二以上董事的同 意。 不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以形成时间在后的决议为准。 第二十二条 董事与会议提案所涉及的企业或个人有关联关系的，不得对该 项决议行使表决权，也不得代理其他董事行使表决权。出席董事会的非关联董事 人数未超过全体董事的半数的，应将该事项提交股东大会审议。 第二十三条 董事会应当严格按照股东大会和公司章程的授权行事，不 得越权形成决议。 第二十四条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的，可以先将拟 提交董事会审议的分配预案通知注册会计师，并要求其据此出具审计报告草案 （除涉及分配之外的其他财务数据均已确定）。董事
14、会作出分配的决议后，应当 深圳市汇川技术股份有限公司 董事会议事规则 要求注册会计师出具正式的审计报告， 董事会再根据注册会计师出具的正式审计 报告对定期报告的其他相关事项作出决议。 第二十五条 提案未获通过的， 在有关条件和因素未发生重大变化的情况下， 董事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。 第二十六条 二分之一以上的与会董事或两名以上独立董事认为提案不明 确、 不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断 时，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。 提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。 第二十七条 现场召开和以视频、电话等
15、方式召开的董事会会议，可以视需 要进行全程录音。董事会会议安排录音的，应事先告知出席及列席会议的有关人 员。 第二十八条 董事会秘书应当安排董事会秘书办公室工作人员对董事会会议 做好记录。会议记录应当包括以下内容： （一）会议届次和召开的时间、地点、方式； （二）会议通知的发出情况； （三）会议召集人和主持人； （四）董事亲自出席和受托出席的情况； （五）会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、对提 案的表决意向； （六） 每项提案的表决方式和表决结果 （说明具体的同意、 反对、 弃权票数） ； （七）与会董事认为应当记载的其他事项。 第二十九条 除会议记录外，董事会秘书还可以视需要安排董事会秘书办公 室工作人员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要， 根据统计的表决结果就会 议所形成的决议制作单独的决议记录。 第三十条 与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记 录和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意见的，可以 在签字时作出书面说明。必要时，也可以发表公开声明。 董事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者 发表公开声明的，视为完全同意会议记录和决议记录的内容。 深圳市汇川技术股份有限
