新编秘书实务第六章节秘书的日常事务工作课件

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1、第六章 秘书的日常事务工作,电子教案模版配色（1）,通过本章学习，你应能够： 1. 了解秘书日常事务工作的内容 2. 学会合理地布置工作环境 3. 为领导设计较为合理的日程安排 4. 正确处理接听电话事务 5. 处理邮件 6. 做好印信与保密工作,学习目标,第六章 秘书的日常事务工作,李秘书该如何处理此事？ 内容（略，请见教材第149-150页）,引入案例,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理 第二节 安排领导工作日程 第三节 接打电话与处理邮件 第四节 保密与印信工作,主要内容,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理,一、办公室概述 1. 办公室的种类 （1）小办公

2、室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间1520平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。 （2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成34平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。 (3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理,二、办公室布置的原则 办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。主要的原

3、则有： 1.办公室空间布局的合理化原则 2.色彩搭配相宜的原则 3办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。 4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理,三、办公室的整理 1领导办公室和接待室的整理 办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面： 桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘； 时钟是否拔准，并保持走动； 日历上的日子是否准确； 办公室内温度与湿度是否调到适意的程度； 盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了； 花卉是否定期浇水并保持新鲜； 报纸、杂志是否最新的一期；

4、书架是否归置妥当； 摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理,三、办公室的整理 2秘书整理办公室的注意事项 （1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 （7）办公

5、室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。,第六章 秘书的日常事务工作,第一节 办公环境的管理,四、办公环境的安全管理 （一）识别办公室安全隐患 1办公室常见的有碍健康和安全的隐患 （内容略，见教材第154页） 2办公室常见的潜在危险 （内容略，见教材第155页） （二）正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。 “防患于未然”案

6、例，见教材第156页。,第六章 秘书的日常事务工作,一、安排领导日程的意义 有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,二、日程表的编制 （一）年度计划表 年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,微型案例,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工

7、作,二、日程表的编制 （二）月工作日程表 月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。 （三）周工作日程表 周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。 （四）每天的工作日程表 每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体,第二节 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,三、安排领导日程的注意事项 1注重实效，不搞形式主义 2注意张弛有度，劳逸结合 3要留有充分的机动时间 4要充分尊重领导本人的意见 5要注意保守机密,第二节

8、 安排领导日程,第六章 秘书的日常事务工作,第三节 接打电话与处理邮件,一、接打电话 （一）拔打电话的流程 （二）拔打电话的注意事项 （三）接听电话的流程 （四）接听电话的注意事项,第六章 秘书的日常事务工作,（一）拔打电话的流程,第三节 接打电话与处理邮件,（二）拔打电话的注意事项 1打电话前的准备。时间；内容；号码；本子和笔 2当对方接听电话时，先问好，自报家门。 3电话中途断掉，由打电话的那方再打。 4代领导拔打电话。上级、平级或下级方法。 5如果需要领导回电，领导回来后，尽快告知领导。 6不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊。,第六章 秘书的日常事务工作,（三）接听电话的流程,（四）接听

9、电话的注意事项,第三节 接打电话与处理邮件,三、处理邮件 1邮件的分拣 按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。 2邮件的拆封 判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的后面。 3邮件的转交 标明信件的要点后，交给领导；转交他人。,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,一、印信的管理与使用 “印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制发、保管和使用工作。 1印章的管理 （1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。 （2） 印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。 （3）保持印章清晰，保管人员对所保

10、管的印章应经常清洗。,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,一、印信的管理与使用 2印章的使用 （1）审批检查制度健全 （2）用印都要进行详细的登记 （3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”）,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,第六章 秘书的日常事务工作,常用印章申请单及登记表,3介绍信或证明信的管理和使用 （1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。 （2）介绍信的使用。开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介

11、绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“ / ”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,微型案例,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,二、保密工作 （一）做好口头信息的安全 （二）做好纸面信息的安全 （三）做好电子信息的安全,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,（一）做好口头信息的安全 1不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属； 2在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密

12、信息； 3只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报； 4遵照会议的要求传达会议信息。,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,（二）做好纸面信息的安全 1接收任何保密文件、资料等都要签收并登记； 2文件只发给或传阅到被授权的人员，并要签收； 3在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或散落丢失； 4保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里； 5离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子； 6用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”； 7为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交

13、收件人； 8当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取； 9极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到保险柜里； 10不再需要的保密文档要粉碎。,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,（三）做好电子信息的安全 1计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关闭显示器； 2计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递； 3不能提交电子信息给未被授权的人； 4应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换； 5计算机必须经常进行查毒、杀毒。为了安全，使用正版的软； 6重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，,

14、第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,（四）保密工作的措施 1健全保密制度 2开展保密教育 3进行保密检查 4处理失密事件,第六章 秘书的日常事务工作,第四节 印信与保密工作,本章小结,第六章 秘书的日常事务工作,案例一：手忙脚乱的秘书小张 案例二：到底是谁泄的密 案例三：接电话不合格的大学毕业生 内容略，请见教材第177-179页。,案例分析,第六章 秘书的日常事务工作,1实训目标 通过场景模拟，训练学生接打听电话的能力。 2实训内容 （1）请将课后案例分析中的案例三按原样演练出来； （2）请对课后案例分析中的案例三中的错误改正，将正确的接听电话的情景演练出来； （3）广州蓝天公司与美国艾地公司正在洽谈一个项目。美国艾地公司副总经理William准备与技术总监等一行5人，在11月20日到广州蓝天公司考察。广州蓝天公司总经理李伟让秘书张红给美国的艾地公司打电话，询问相关事宜。 3实训要求 （1）教师将班级的学生分成三组，按照实训内容的顺序，依次演练。 （2）学生演练完毕后，教师总结接打电话的要点，以及学生演练中的优点与不足之处。,实践训练,第六章 秘书的日常事务工作,谢谢观看，再见！,高等教育出版社,高等教育电子音像出版社,高职高专系列教材配套电子教案,