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1、2014/2/14核定版檔號：保存年限：教育部體育署外賓接待與宴客各項業務作業標準程序 目錄一、教育部體育署接待外賓拜會作業流程1二、教育部體育署宴請外賓作業流程2三、教育部體育署(組)外賓接見暨邀宴請示單3四、教育部體育署外賓簡歷資料表4五、教育部體育署外賓接待談參資料表5六、教育部體育署外賓拜會會談紀錄表6七、教育部體育署外賓接待工作檢核表7一、教育部體育署接待外賓拜會作業流程程序作業內容備註評估接獲外賓到訪通知：1. 檢視外賓層級及接見必要性，瞭解來訪目的、外賓個人運動及其他專業背景、所屬機構性質、該國運動發展現況等，及來訪對我方之效益。2. 請邀訪單位提供外賓簡歷資料表、行程資料、拜會
2、目的、陪同人員資訊等。3. 預約接見長官時間及接見之貴賓室或會議室場地。4. 填妥本署外賓接見暨邀宴請示單、外賓接待談參資料表簽陳、敬會署內相關單位，奉核後影送接見長官參考。奉核後5. 奉核後回覆邀訪單位本署接見長官層級、時間與地點。6. 奉核之相關資料最遲於拜會前3日，雙面影送長官參閱，並備妥簡介資料、禮品、座次牌(視需求)、相機、錄音筆等。(禮品最好有備份，以因應臨時陪賓)。7. 拜會前通知接見長官及秘書、陪同人員、一樓保全人員(分機1804)。拜會接待1. 外賓拜會當日再次確認訪賓抵達時間，至會議室或貴賓室備妥簡介文宣、相機、禮品及座次牌(視需求)，提前10分鐘至大門等候外賓。2. 迎接
3、引導外賓至貴賓室或會議室，必要時協助介紹本署相關人員。3. 外賓及陪賓均抵達後，請接見長官前往接見地點。4. 記錄拜會重要內容，並拍攝相片。5. 會後協助外賓與長官交換禮物並合影留念。6. 親送外賓至電梯或大門離開。後續工作1. 視會談內容性質及重要性，發布新聞稿或簽陳辦理相關事項。2. 相關照片應於會後上傳本署網頁供參。3. 協助追蹤交辦事項辦理情形。二、教育部體育署宴請外賓作業流程程序作業內容備註簽辦1. 接獲辦理宴會指示時，請先向長官預登宴會時間。2. 填妥本署外賓接見暨邀宴請示單、外賓接待談參資料表、外賓簡歷資料表等，餐宴估價單等併同上陳。準備工作1. 簽案奉核後即可向餐廳確定日期、人
4、數、菜單、水酒、停車事宜。2. 人數以偶數為原則，辦理外賓接待餐宴及採購禮品經費應以公關費項目支應。3. 菜色以當季新鮮食材為主，剔除保育動物食材（魚翅Shark fin），依據外賓、長官飲食或宗教習慣（如清真、素食）調整，清真食材最好經儀式認可。4. 請相關活動主辦單位或餐廳提供空白邀請卡，協助寄發或傳真邀請函，確認餐廳是否製作指示牌或登錄大廳螢幕。5. 大型宴會應備英文講話稿，經翻譯審稿，以16型字印製。6. 統計回覆貴賓邀請狀況，最好留手機或聯繫電話，並電話確認是否出席，以利另邀貴賓或調整人數。7. 依據貴賓中英文姓名、職銜，請餐廳協助製作桌牌，並校對文字。8. 規劃座次表提供與會人士瞭
5、解座位，排序依照國際禮儀辦理排序，製作完畢先陳長官檢視。9. 登記領取禮品並包裝，確認移除標價及禮品是否有受損狀況。10. 餐宴前再次提醒貴賓並確認出席狀況，同時將奉核之相關資料至遲於前3日，雙面影送長官參閱，並再次確認備妥之座次表、桌牌及禮品。餐宴當日1. 餐宴當日應提前抵達餐廳進行最後確認工作，依座次表確認桌牌及菜單、指示牌、禮品等。2. 熟悉餐廳或飯店環境與動線，以利引導長官入席，於餐廳或飯店大門迎接貴賓與長官入席。3. 如有需要，先選定配用酒類、新鮮現榨果汁種類及礦泉水(注意經費預算)。4. 餐宴中，依長官指示調整上菜速度，並注意茶、水、酒等補充；另協助賓客停車證蓋章銷帳。5. 餐宴出
6、菜至甜點前即備妥禮品，於適當時機遞交長官致贈貴賓，外賓致贈長官禮品，應立即協助長官安置，送禮同時照相留念，視需求全體合影，並引導主賓與長官至中間位置。6. 餐宴結束依序引導貴賓、長官離席，協助聯絡長官座車，離開後，整理相關物品並辦理結帳。後續工作1. 餐宴辦理完畢，黏貼統一發票憑證，後附原簽案奉核頁影本上陳，完成核銷程序。2. 視會談內容性質及重要性，簽陳相關事項，並追蹤後續辦理情形。三、教育部體育署(組)外賓接見暨邀宴請示單項目內容備註訪團名稱或主賓名銜中文外文訪團成員聯絡人訪談語言 英語 其他 、備口譯員 是 否 是否曾訪臺 是 否 宗教信仰拜會時間 年 月 日 至 地點 2樓貴賓室 樓會
7、議室 人數訪談事項本署陪同人員提供書面資料 外賓簡歷資料表 外賓接待談參資料表 其他 贈送禮品餐宴時間 年 月 日 (欄位可視需求調整)地點人數飲食禁忌本署餐宴出席人員擬辦承辦單位會辦單位代判閱稿主任秘書副署長署長四、教育部體育署(組)外賓簡歷資料表項目內容姓名中文外文生日照片國籍語言職稱代表機構飲食禁忌宗教信仰經歷訪臺旨趣五、教育部體育署(組)外賓接待談參資料表項目內容訪團名稱或主賓名銜中文外文聯絡人談參資料內容一、與我國運動交流現況二、該國國情簡介三、本署重要體育政策說明六、教育部體育署(組)外賓拜會會談紀錄表項目內容備註訪團名稱或主賓名銜中文外文訪團成員聯絡人日期地點主持人出席人員會談重
8、點摘述擬辦承辦單位會辦單位代判閱稿主任秘書副署長署長七、教育部體育署(組)外賓接待工作檢核表承辦單位： 承辦人： 分機： 手機： 項次工作內容備註一、外賓資料 外賓接見暨邀宴請示單 外賓接待談參資料表 外賓簡歷資料表 外賓拜會會談紀錄表 其他 二、流程安排 確認接見長官 確認陪同單位 確認陪同人員 確認地點 確認口譯人員 三、拜會活動書面資料 本署簡介 2017臺北世大運簡介 中華民國國情簡介 禮品 主賓 （份）陪賓 （份） 發布新聞稿 (附活動照片) 署長中西式禮卡四、場地佈置 茶水 照相機 錄音筆 座椅 餐點 桌牌 電腦 投影機 攝影機 雷射筆 麥克風 延長線 其他 五、餐宴安排 確認出席人員 指示牌 座次表 桌牌 指定酒類飲料 署長中西式禮卡 禮品 主賓 （份）陪賓 （份）六、其他 照片（電子檔或相片） 紀錄（錄音或書面資料） 相關資料上傳於本署網站 7
