行政办公管理制度修改后

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1、行政办公管理制度公司文件管理规定1目的作用 公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进公司各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。2管理职责 公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强对本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节中的管理程序。并对各职能部门文件管理工作进行指导和工作检查。3文件立卷归档管理 秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作： 3.1 收集立卷文书材料： 应坚持平时随时收集文件进行归档，以保

2、证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要留好底稿和正本。 3.2 做好立卷类目的分类 按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的整理和保管。 3.3 拟定卷内文件保存价值 按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。34 科学、合理地排列卷内文件 应按照一定的规律排列卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是： 3.4.1 重要文件在前，次要文件在后； 3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后； 3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后； 3

3、.4.4正文在前，附件在后； 3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。 3.5 文件装订成案 定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。 3.6 文件移交归档 文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室， 一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。4文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作： 41 加强文件安全性的管理 4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。 4. 1.2 文件应当有专人负责保管，文件存、取及

4、文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。， 41.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。 4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分类工作 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。 4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。 4.2.3 本单位发文的存档件和余存件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并

5、在封面标上文号、余存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。 4.3 做好文件的清退工作 4.3.1 对按规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的文件加盖清退戳记。 4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种： a随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退，否则会贻误工作。 b定期清退的文件。这类文件大多是上级机关下发的文件，清退时间一般半年清退一次，也可年终一次性清退。 4 .3.3 对清退文件工作的要求一是要及时，即在要求的时限内完成清退工作；二是要完整，清退

6、的文件不能有丢失和缺损。 44 做好文件销毁工作 4.4.1 公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作： a上级下发的不需要归档立卷的文件； b，本机关制发的归档立卷后的余份； c下级抄报的无存档价值的文件、材料； d无归档立卷价值的内部刊物、资料； e上级机关指定需销毁的文件。 4 .4.2 对销毁文件，在清点时，一般需在收发文记录簿上加盖“销毁”印戳，并将清缴出的销毁文件统一填写销文登记表上。 4 .4.3 在销毁文件前应将销文登记表上报公司领导审核签批，由上级领导作最后的鉴别，确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。 4.4.4 秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场，文件

7、销毁后，监销人也应在销文登记表上签字。5阅文管理 根据文件的不同情况，阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方向。 5.1 文件的传阅管理 5.1.1 总经办主任应指定专门负责传阅文件的文秘人员（可兼职），负责对文件的传阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向。 5.1.2 对传阅文件实行登记制度，传阅人收到文件时，应在登记簿上填写签收，阅完后把文件退回并注明。 5.1.3 阅文者不得将文件在同级之问横向传递，阅完后应退还文秘人员，由文秘人员交给下一个传阅人。 5.1.4 为了防止文件在传阅过程中积压，从而延误办理，文书部门应当及时催阅，以提高文件办理的效率。5.2 文件的借阅管理 5.2.1

8、 总经办负责制定文件借阅的有关制度，包括审批、登记、催退等方面的具体要求，文秘人员在文件借阅管理中应严格照章办事，确保文件借出后是有利于企业的，而不是危害企业的。 5.2.2 借阅文件者应对文件负责，遵守以下纪律： a。保护文件不得丢失； b借阅的文件不得翻印，不得裁剪和涂改； c做好保密工作，不得转借他人； d爱护文件、注意清洁，不要弄脏； e在规定的时间内，阅后退还。 5.2.3 本企业的工作人员借阅业务性的非机密文件，可以不经领导的审批，由秘书人员掌握。但如借阅机密文件，尤其是在阅读范围之外的；必须经公司领导批准。 5.2.4 外单位人员借阅文件时，须持有介绍信，经总经理的特批方能办理借

9、阅。 5.2.5 绝密文件只有董事长、总经理可以借阅，其他人员（指阅读范围内的人员）只能在指定地点或阅文室内阅读。5.3 阅文室的管理 5.3.1 对于存放份数较少、机密程度高和不便传阅、借阅的文件、资料和刊物，应在总经办专设的阅文室内阅读，这样既能加强文件的保密管理，也有利于文件的利用。 5.3.2 在阅文室内的文件要分级分别存放，以便于阅文室人员按规定的阅读范围提供文件和资料。 5.3.3 阅文室的一些固定阅文者，由总经办发给“阅文证”，可以凭证进入阅文室。其他人必须经领导审批，并且必须在阅文室负责人陪同下领取所需文件阅读，不能随意翻看其他文件。6文件的复印管理 文件的复印主要是因为原发的

10、文件在数量上不能满足阅读的需要，但是如不加强控制管理，就会出现文件翻印混乱造成机密的泄露。公司对复印文件的管理主要是以下方面的控制： 6.1 公司文件的复印由总经办统一负责组织进行，各部门应将需复印的文件资料送到总经办，并应填写复印登记表，然后才能复印。 6.2 各部门主管和公司领导负责对分管范围的复印文件资料的内容、印张进行审查把关。 6.3 一般文件资料复印，经部门主管签字同意，即可交总经办复印。 6.4 机密文件资料复印，须经公司分管的副总经理签字批准。 6.5 绝密文件资料的复印，必须经总经理签字批准。 6.6 需要公开发表的文件，同内部印发文件一样，也必须事前按以上条款的规定办理审批

11、手续。 6.7 文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求执行。 公文处理规定1目的作用 公司的公文（包括电报）是发布企业规章、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的工具。为了促使公司公文处理做到准确、及时、安全、规范、特制定本规定。2.管理职责 公司的公文由总经办统一收发、分发、传递、用印、立卷和归档。在公文处理工作中应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量。 公司各部门及子公司都必须严格执行公文处理的程序，按职权范围认真做好公文管理中的各项工作，严格执行有关保密

12、规定，提高公文办理的效益和质量，通过对公文的规范运作，更好地为公司经济建设服务。3公文的种类 本公司常用的公文种类可以分为以下十种： 3.1 决定、决议 a对总公司或子公司的重要事项或重大行动做安排用“决定”。 b经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用“决议”。 3.2 指示 对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则用“指示”。 3.3 公告 公司决定的重要事项，需向外宣布，广而告知，用“公告”。 3.4 通告 公司决定在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 3.5 通知 发布公司重要决定，转发上级部门、同级部门和不相隶属单位的公文，转批下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或

13、共同执行的事项，用“通知”。 3.6 通报 表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。 3.7 报告、请示 a向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议用“报告”， b向上级部门请求指示，并需批复的用“请示”。 3.8 批复 下级部门提出请示后，答复请示事项，用“批复”。 3.9 函 各子公司之间相互商洽工作、询问和答复问题，向外单位联系公务、洽谈工作事项，用“函”。 3. 10会议纪要 传达重要会议所议定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。4公文的格式 公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正义、发文时间、印章、主题词、抄送单位、印发单位

14、及时间、附件等部分组成。 4.1 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文单位、事由和文种，除批转规章制度性文件外， 一般不加书名号。 4.2 发文字号，包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。4.3 公文除会议纪要外，应加盖印章。 4.4 保密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。 4.5 紧急公文应分别标明“特急”、“急”。 4.6 请示一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄报形式。 4.7 公文如有附件，应在正文之后，注明附件名称和顺序。 4.8 发文单位应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。 4.9 会议通过的文件（指决定、决议），应在标题下、正文前注明会议名称和通过日期。 4.10 文字从左到右横写、横排。 4.11 公文纸一般用A4复印纸，左侧装订，装订公文一律使用二颗订书钉，装订时公文纸张的地方，翻页口边要齐整。 4.12 文件标题一律用二号宋体字，正文使用小四号仿宋体字。主题词、报送、发送单位一律小四号宋体字。5行文规范