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1、制定采购业务内部控制制度篇一：采购业务控制制度采购业务控制制度第一条 为了加强公司采购业务的内部控制，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊，根据财政部中华人民共和国会计法和内部会计控制制度采购与付款等法律法规，结合本公司采购业务特点和管理需要，制定本制度。1、本制度所指采购业务包括采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等业务。2、本制度适用于公司的总部及所属各子公司的采购业务管理与控制。第二条 岗位分工与授权批准1、公司建立采购业务岗位责任制，明确规定相关的部门和岗位的职责与权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。2、公司
2、物资采购业务严格规范和执行如下程序：（1）计划与审批（2）请购和审批（3）询价和核价（4）确定供应商（5）订立合同（6）采购与验收（7）物资入库（8）账簿登记与支付采购款3、公司采购业务联系岗位的基本分工如下：（1）采购部负责编制采购计划、填制请购单、询价与价格谈判、签订合同、采购物资等业务；（2）财务部价格负责人员核定物资采购价格；（3）财务部负责结算采购款项、登记存货及应付款项；（4）生产部负责根据采购计划和物资请购单办理物资入库，安排登记保管账等；（5）质量部负责物资入库前的质量验收等；（6）审计部负责定期审计检查采购业务的合规性、合理性和会计记录的正确性与及时性。4、公司负责计划、核价
3、、定购、招标、检验、收存、付款等采购业务的员工，必须参加人力资源部的岗位培训，并获得岗位合格证后方能独立上岗办理采购业务。5、公司办理物资采购、核价与付款业务员工应当具备良好的业务素质和职业道德，办理采购、核价与付款业务的人员在同一个工作岗位连续工作时间不得超过三年。6、物资的采购价格、付款政策要严格执行公司授权文件的规定，各级审批人要在授权范围内行使职权，不得超越审批权限。7、公司授权负责采购的部门、质量部、生产部、财务部分别办理物资订购、检验、收存和付款业务。其他任何部门均无权经办采购与付款业务。8、公司对于重要的、技术性较强的采购业务，应当专家评审、集体决策制度。9、公司对机器设备的采购
4、，以及一次采购价值超过50万元的材料采购一律实行公开招标办法采购。第三条 计划与审批控制1、公司对采购业务实行严格的计划管理和采购目标责任制。每年12月份，公司总经理与采购部经理签订下年度的采购目标责任书，明确全年的采购目标、价格目标、费用指标及奖惩兑现政策。2、采购部要将年度采购目标层层分解落实到各个采购科室和每个采购员，并将目标分解落实情况报公司备案。3、物资采购计划的制订、审批程序和责任分工如下：（1）生部每月根据产品生产计划编制物资耗用计划；（2）库管部每月根据物资耗用计划和库存储备情况编制物资补库计划；（3）采购部根据物资补库计划编制物资采购计划；（4）预算管理办公室审核、平衡上述各
5、项计划与公司的全面预算相吻合；（5）公司总经理审查并批准物资采购计划；4、实施物资采购的具体依据是“物资请购单”，“物资请购单”的填制、审批程序如下：（1）采购部根据物资采购计划填制的“物资请购单”，“物资请购单”中必须列明如下事项：采购物资的依据；采购物资的名称、规格型号、数量和技术要求；物资用途及最迟入库时间；供应厂家和询价结果；采购金额、付款方式与付款时间；采购员及采购部负责人签字。（2）财务部价格部门对“物资请购单”中的价格进行核定。（3）公司有关领导按以下审批权限在“物资请购单”审批：采购总额在5000元以下的，由采购部部长审批；5000元-5万元的由分管采购的副总经理审批；5-50
6、 万元的由总经理审批；50-100 万元的由总经理、财务总监共同审批；100万元以上的，由总经理办公会议集体研究审批。第四条 经过公司有关领导审批的“物资请购单”，是采购物资及办理验收、入库及付款的依据。第五条 采购价格控制1、物资采购过程中的价格决策要做到科学有效、公开公正、比质比价、监督制约，杜绝采购过程中的不正当行为发生。2、采购部和价格管理部门要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，掌握主要采购物资的信息变化。3、物资采购价格的确定要履行询价、核价、审批、谈判和备案五项程序。第六条 采购与验收控制1、根据采购物资的性质不同，公司分别采取如下采购方式：（1）单项采购价值在3万元以上的大
7、宗物资，从生产厂家直接采购；（2）一般采购物资在货比三家的基础上，采用订单或合同订购方式采购；（3）小额零星物品采用择优采购方式；（4）重大采购业务及设备购置实行招标采购。2、除仅有唯一供货单位或公司、生产经营特殊要求外，公司主要物资的采购应当选择两个以上供货商，要从质量、价格、供货能信誉等方面择优定点采购。3、公司主要物资采购及有特殊要求的物资采购，应当审查供货单位资格，对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉等的变化情况。4、物资采购到厂，需办理如下验收入库手续：（1）库管验收员核实到库物资是否与“物资请购单”规定的品名、数量、供货厂家相符，凡核实无误的验收员开具“采购物资待检单
8、”；（2）质检部根据“采购物资待检单”对待检物资进行质量检验，并将检验结果填写“质量检验报告单”；（3）生产部保管员将检验合格的物资验收无误后，收存物资并开具“物资收存单”（4）供应商开具增值税发票后，经财务部材料核算会计对价格、数量等项目审核无误后，开具正式“物资入库单”；（5）“物资入库单”经保管员签字后生效，财务部据此登记账簿和输有关结算事宜。5、到库物资与“物资请购单”不符或未经质量检验的，一律不予办理入库和结算手续。6、质量检验人员应当严格按标准和程序进行检验，并对检验结果承担责任。第七条 货款支付与账目核对7、采购物资付款时，必须符合以下三个条件“（1）已经列入当期货币资金支出预算
9、；（2）双方往来账核对无误；（3）“付款申请单”已经财务总监签字批准。1、采购物资的付款由财务部负责，付款的依据要同时满足如下条件：（1）订有采购合同的，要参照合同规定的时间、方式、金额付款；（2）要在公司预算范围内付款；（3）要在对采购发票、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性有合规性进行严格审核、确认无误的前提下，办理付款。2、采购付款，由采购员部填写“采购物资付款单”，财务总监按预算审批；超出预算的付款，必须由采购部申明理由，经总经理批准后，从预算外资金列支。3、财务部要加强应付账款和应付票据的管理，已到期的应付款项必须安排到货币资金支出预算中，并经财务总监的审批后，方可办理结算与
10、付款事宜。4、财务部往来核算会计负责应付账款的核对与清理，要每个季度至少与供应商核算一次账目核对结果要填制应付账款核对表备案；核对出的未达账项，要逐顶逐笔查明原因，杜绝串户等错误现象的发生。5、采购部要按供应商设置物资采购台账，及时登记每一供应商的供货、开票、采购部要及时与供应商联系，并分别情况按以下程序进行处理：（1）数量不足的，要求供应商予以补足，存在质量问题，尚能使用的，要求供应商给予价格折让，不能使用的要求供应商退货或换货；（2）需要退货或折让的物资，均需供应商开出红字发票；（3）退货通知单、红字发票均应及时报送财务部入账。第八条 采购业务的监督控制1、审计部负责对公司的采购业务进行监
11、督检查。2、采购业务监督检查的内容主要包括：（1）采购业务相关岗位及人员的设置情况；（2）采购业务授权批准制度的执行情况；（3）采购计划与合同情况；（4）采购价格及采购渠道情况；（5）货款结算情况；（6）应付账款和预付款的管理情况；（7）有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。3、审计部对监督检查的结果要出具内部审计报告，发现的薄弱环节和问题，有关部门要采取措施，及时加以纠正和完善。篇二：采购业务的内部控制采购业务的内部控制一、采购业务概述采购，是指单位为了满足物品（原材料、固定资产、办公用品等）或劳务（技术、服务等）等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下，任何单位要维持正常的生产
12、或经营，都必须进行采购经济业务活动，可以说，采购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售计划密切联系，业务发生频繁,工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提供采购业务的会计信息，使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的内部控制制度，就是依据企业的生产经营特点，针对采购业务的工作特性，设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、方
13、法、措施等，并规范执行，严格监督。二、采购业务内部控制的目标采购是存货管理的第一环节，它与生产和销售计划联系密切，它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。对于生产企业来说，采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利 产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路且价格公道的商品。1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致；2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让；4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利
14、益等不法行为的发生；5、保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率；6、及时、准确提供存货采购的会计信息。三、采购业务内部控制应遵循的原则设计采购业务内部控制制度最基本的原则是实事求是，“因企制宜”，灵活兼顾。1、相互牵制原则。一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就具体内控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上
15、级监督，上级受下级牵制。例如，在材料采购控制系统中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同（纵向牵制）进行采购，而采购的材料必需经过验收（横向牵制）后，才能办理有关手续。 因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正。2、成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就越好，其发生的错弊现象就越少，但因控制活动造成的控制成本就越高。因此，在设计采购业务内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比，要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期效益科学设立，力争以最小的控制成本取得最大的控制效果。3、岗位责任原
