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1、应付帐款-报表与结帐作者：日期：99.11.26审核：日期：批准：日期：目 录l 基本概念l 单据格式l 业务流程与情景简介l 系统操作l 特别说明l 思考与练习 本次课主要讲解应付帐款的相关报表和结帐流程以及上线后的单据流、新旧系统切换时的帐务处理方法。应付帐款的相关报表和结帐主要在A/P模块完成，有少量业务要通过总帐模块完成。新旧系统切换的帐务处理在A/P模块完成，旧系统 应付帐款（不含税）的清帐在总帐模块完成。本次课的内容均需要应付帐款岗进行操作。一、 基本概念1 结帐*将应付帐款的发生额和余额进行分析和做相应调整。*在进行调整时会同时产生两类凭证。一类是本月的调整凭证，一类是下月的冲回
2、调整凭证。这两类凭证可以通过记帐日期区分出来。本月的调整凭证记帐日期是本月30日或31日，下月的冲回凭证记帐日期是下月1日。2 报表*系统提供的报表：应付帐款总帐、明细帐、应付帐款已清项目表、应付帐款未请项目表、应付帐款帐龄分析表。*系统外开发的报表：超期未报销明细表、应付帐款香港对帐表。3 单据（参见附件）*采购借款单：用于标准采购、索赔补款、外协、固定资产、办公用品、礼品、寄存、研发、关税及增值税、采购运费、销售运费等采购类的借款。*采购报销单：用于标准采购、索赔补款、外协、固定资产、办公用品、礼品、寄存、研发、关税及增值税、采购运费、销售运费等采购类的报销。*用款申请表：用于采购借款时计
3、算在途资金。二、 单据格式-见附件三、 业务流程与情景简介1、 结帐前提已处理完当期所有业务和清帐。已打开下一会计期间-总帐结帐岗。已维护好下月初的外币汇率-总帐结帐岗。2、 检查供应商主数据是否创建公司代码数据如果供应商仅有采购组织数据是可以创建采购订单并且收货的，系统没有相关的判断。但对于收货/收发票科目的核算来讲如果某供应商没有公司代码数据而产生了相应发生额，会影响到月末收货/收发票科目的结帐等核算。因此该检查步骤是非常重要的。3、 供应商明细帐与凭证是否相等 验证帐证是否相符。4、 供应商明细帐与总帐是否相等 验证帐帐是否相符。5、 应付帐款未清项外币评估 进行外币评估后，系统会按照B
4、A及需要调整的行项目同时产生两类会计凭证。如果下月外币汇率升高，则本月调整凭证借记：5220402汇兑损益-债权债务调整，贷记：2039900应付帐款-汇兑调整或1159900-预付帐款-汇兑调整，如果下月外币汇率降低，则本月调整凭证的借贷与前面的凭证相反；下月冲回调整凭证的借贷与本月的调整凭证正好相反。6、 收货/收发票余额分析 按照采购订单逐笔分析收货/收发票科目的余额是否全部在贷方（即收货尚未收发票），检查该科目借方余额的产生原因。7、 收货/收发票结帐 将收货/收发票科目的贷方余额调整至应付暂估科目中，借方余额调整至在途商品科目中。系统在调整时会同时产生两类凭证。本月调整凭证借记：99
5、29900收货/收发票调整科目，贷记：2039901应付暂估或借记：1349901在途商品，贷记：9929900收货/收发票调整科目；下月冲回调整凭证的借贷与本月的调整凭证正好相反。8、 检查应付帐款科目余额方向是否正确查询供应商的未清项目报表 ，逐个检查供应商的余额是否全部在贷方（收发票未付款），检查该科目借方余额的产生原因。9、 应付帐款余额调整 将应付帐款-集团内和应付帐款-集团外科目的借方余额调整至预付帐款-集团内和预付帐款-集团外科目中。系统在调整时会同时产生两类凭证。本月调整凭证借记：1159901预付帐款-应付集团外余额调整，贷记：2039911应付帐款-集团外余额调整或借记：1
6、159902预付帐款-应付集团内余额调整，贷记：2039912应付帐款-集团内余额调整；下月冲回调整凭证的借贷与本月的调整凭证正好相反。注意：预付帐款不做调整。10、 财务会计应付款各科目各业务范围与利润中心会计中对应科目对应利润中心的余额是否相等 在总帐结帐岗将BA调整完成后，验证内外是否相符。11、 完成北京与香港对帐利用外部开发的报表进行对帐。12、 超期未报销处理利用外部开发的报表进行处理。13、 打印应付帐款报表可根据需要打印应付帐款的总帐、明细帐、应付帐款已清项目表、应付帐款未请项目表、应付帐款帐龄分析表。14、 关闭应付帐当前会计期间15、 年结时结转余额每月末进行结帐时不需要进
7、行余额结转操作。只有在年末结帐时才需要做结转余额,不产生会计凭证。路径：会计财务会计应付帐款周期性处理结帐结转余额 16、 新旧系统切换时的帐务处理旧系统的应付帐款是不含税的。在系统上线时，会将旧系统的应付帐款初始到新系统中，借记：9949400-未清项接收科目，贷记：2039910-期初应付暂估。2039910-期初应付暂估就相当于我们旧系统的应付帐款，在初始时将旧系统的入库单号初始到2039910-期初应付暂估的每一个行项目的定位中。当收到发票时，借记（40）：2039910-期初应付暂估，金额一定是入库单上的金额，借记（40）：应交增值税-进项税，贷记（31）：应付帐款-XX供应商，如果
8、产生差异则将该差异记入5220403-汇兑损益-日常结算调整或5020101-产品-采购差异、5020201-软件-采购差异、5020301-商品-采购差异，并将入库单号录入到2039910-期初应付暂估行项目的定位字段中。在总帐模块，按照定位中的入库单号，将相关行项目进行清帐。后续的付款和清帐与标准采购相同。四、 系统操作1 查看未清项报表是否处理完当期所有业务和清帐。路径：会计财务会计应付帐款周期性处理信息系统选择报表双击未清项目行，进入下一屏幕：屏幕上的每一个空白处都可以先用鼠标点种，之后点击F1键寻求帮助。看未清项报表的一般选择如下：关键日期中的未清项目：月末最后一天，S-排序标识=8
9、-按帐号排序：报表按供应商出具，项目排序标识=2-定位：报表内的每个行项目按定位排序，选中要求的行项目：列出每一个行项目，选中小计：按每个项目排序标识小计，附加标题：报表标题，选择完成后点击屏幕上方的，进入报表：报表标题排序不带特别总帐标志的贷方总计（含冲销）不带特别总帐标志的借方总计（含冲销）冲销带特别总帐标志的余额总计不带特别总帐标志的余额总计进一步核实：是否所有的帐务处理已经完毕、清帐完毕。2 查供应商主数据是否创建公司代码数据路径：会计财务会计应付帐款主记录比较采购会计未创建采购组织数据未创建公司代码数据要检查未创建公司代码数据的供应商主数据，选择未在会计中建立即可。点击进入检查屏幕：
10、系统将未建立公司代码数据的供应商列示出来。采购组织按照供应商编号和所在采购组织查找创建主数据的人员，与该人员进一步核实：路径：后勤物料管理采购主数据供应商中央的显示该供应商未创建公司代码数据，因此不选择此部分回车后， 选择菜单：附加管理数据：可以看出创建一般数据和采购组织数据的人员均是GUMING。还可以通过点中主数据中的某个具体的字段选择菜单：环境字段修改，查看该字段的修改历史。如：3、供应商明细帐与凭证是否相等路径：总帐-周期性处理-结帐-检查/计算-比较 或应付帐款-周期性处理-结帐-检查/计算-对帐按4月-下年3月为会计年度计算点击，进入：可以看到，差异列均为零，也就是说，凭证与明细帐
11、核对无误。系统显示的公司代码金额是不带特殊总帐标志的供应商的统预科目的合计。与应付帐款的报表：本地货币余额的总计相等。路径：会计财务会计应付帐款周期性处理信息系统选择报表双点本地货币余额，进入下一屏幕：不带特殊总帐标志的余额点击后，进入报表，查看报表最后的汇总额：可以看到借方总计和贷方总计与系统自动计算的借贷方总计相同。4应付帐款明细帐与总帐是否相等明细帐余额：路径：路径：会计财务会计应付帐款周期性处理信息系统选择报表（同上）选择-本地货币余额（带特殊总帐标志）与上面提到的应付帐款明细帐的区别在于：选择了特殊总帐余额：合计：245839522。19总帐余额：路径：会计财务会计总分类帐-周期性处
12、理-信息系统-选择报表点击总帐科目右边的，屏幕显示如下，可以将我们要查询的科目号（1150100，1150200，1151100，2030100，2030200、2060000）录入进去：选择好后，点击按钮，总帐科目右边的变为；在前面的屏幕中，层次子合计=7-报表按照科目号的前7位汇总。点击：将总帐余额与明细帐余额按照科目号核对，可以看出其二者相等。5 外币评估：路径：会计财务会计应付帐款-周期性处理-结帐-评估外币中的未清项选择：公司代码-0001，帐户类型-K-供应商；资产负债表日：月末最后一天；评估方法：LXJT；记帐立即执行（不选此项将不产生凭证）。记帐日期：本月末最后一天；冲销日期：
13、下月第一天；附加标题：应付帐款外币评估.进入报表：系统产生的财务凭证号系统将外币未清项进行评估。首先将每一笔未清项的评估差额列表显示，并按BA汇总。产生调整凭证时，系统将按照BA，将每一个BA的未清项按照借方、贷方分别汇总生成调整凭证。注意：外币评估时必须选择修正运行，否则系统会进行多次重复调整，不做已经评估的判断。6、 GR/IR余额分析路径：后勤-库存管理-环境-余额显示-GR/IR余额清单点击进入报表：我们所进入的是标准报表，可以通过点击来增加相关的字段：查看右列中的字段，双点被增加字段左方的小方块（如上图），选择完成后，点击中间的，相应字段会增加到左列中：点击，系统将增加GR-IV-基
14、于收货的发票校验的显示：A 大多数情况下收货数量和金额大于收发票数量和金额，对于收货数量和金额小于收发票数量和金额的采购订单要仔细查清原因。B 检查是否所有采购订单都选择了基于收货的发票校验，对于少数未选择的要仔细查清原因。C 特别需要注意索赔采购订单是否应清帐而未清。D 对其它特殊情况，要求采购部向财务部说明情况。7 收货/收发票结帐 路径：会计财务会计总分类帐周期性处理结帐重组GR/IR结帐选择：会计科目表：LXJT；总帐科目：9920000；关键日期中的未清项目：当月最后一天；GR/IR结帐；请求批输入-以批输入的方式产生凭证；批输入名称：GR/IR结帐（便于运行批输入时查找）；记帐日期：当月最后一天；冲销记帐日期：次月第一天；凭证类型：SC；显示行项目-报表中是否显示被调整的行项目：系统在将统驭科目和供应商排序的前提下，按照每个采购订单+行项目列出每笔发生额并计算余额，余额为正数则每笔发生
