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1、QCC培训教材品管圈会议之运作方法1集会的目的1.1集会的目的，在于寻求有价值的结论。会而不议议而不决决而不行行而不果这样的会议是最浪费的行动。1.2会议要决1、会议是：（1） 多数的人集合在一起。（2） 互相交换意见。（3） 在主持人的领导下。（4） 为获得有价值的结论，而共同努力的一种民主的有效管理工具。2、会议的效果在于：（1） 加强大家的参与感。我们今天先将圈的活动进行分工（2） 结集大家的智慧、创意，以产生良好的结论。（3） 提高实践的意欲。（4） 建立同心协力的企业体制。2辅导员、圈长、圈员之任务2.1辅导员的任务：（1） 了解圈会进行情况，讨论离题太远，应予提示。（2） 婉转调整
2、圈员不正确的意见和想法。（3） 尽量采用举例诱导方式，协助圈长解决会中困难。（4） 接纳会中困难问题请求协助的建议。（5） 经常给予安排有关活动所需知识的教育训练。（6） 公正的评价及赞赏。2.2圈長的任务：像登山者，流着汗，有目标，有行动，有信心，拼命向上爬。（1） 准时开会，并且不延长预定终了时间。（2） 了解会议目的，照程序领导讨论，并且集中圈员的意志（向心力）。（3） 对不说话的圈员要诱导他。（4） 不要忘记开会前选定记录。（5） 意见处理务求公平，不要看轻不同意见。（6） 申述自己的意见要缩短，而且要倾听他人之意见。（7） 防止讨论陷入混乱状态，并且随时整理讨论内容。（8） 决议或结
3、论事项，力求共识，征求承认（全员参与全员负担）。（9） 确实根据PDCA管理循环从事活动，并且检讨集会的效果。（10） 集会计划之拟定与实施。2.3圈员的任务：用自己的智慧及行动，来开拓明日的工作场所。（1） 遵守开会时间，准时出席。得赶快点，别误了QCC会议（2） 对于议题要事先准备好自己的意见。（3） 因故不能出席时，要事先通知主持会议的人。（4） 积极提供意见，要对品管圈活动目的的达成有贡献。（5） 透过品管圈活动，多方面学习以提高自己的能力。（6） 发言务求简洁，不要中途打断他人的发言，或对个人攻击。（7） 不要提出与主题或与全体无关的事情。（8） 表示与他人相反意见时，应以亲切态 度
4、与语气说明。（9） 不提出违背公司整体目标的意见，一 切以大局着想。（10） 顺从圈长最终的决定，并且协助之。3圈会方式3.1圈会的时机1、有关的事项传达时。2、教育训练（研讨会或观摩会心得报告）时。3、活动中需要全员参与决定时（协调沟通意 见或表决）。3.2圈会的时间1、 利用朝会（每天早上5-10分钟）。2、 工作告一段落或工作空档时（以不超过60分钟为宜）。3、 利用中午休息时间（约30分钟）。4、 下班后（约20分钟）。5、 上班中（请示核准开会，约30-60分钟）。6、 利用假日（如郊游、聚会）时间。7、 预定每月第一个星期一来集会（约30-60分）。3.3圈会的地点1、 工作场所：
5、工作场所较容易进行。2、 会议室：预先申请使用。3、 聚餐：中餐或晚餐聚集在一起。4、 郊游：野外心情较轻松。5、 家中小聚会议：成员互相轮流作客集会。4会议进行方法4.1圈会的准备1、 确认全员参加，用口头传达或用通知单传阅（见下表）。2、 圈会时间、场所、成员每人都必须知道很清楚（场所要早日申请，要确定当日可以使用）。3、 上次圈会决议事项是否完成，要检核一下，若已完成亦要确认清楚。注：品管圈會會議通知單 圈名： 年 月 日一、小组将举行本期活动第 次会议二、日期： 年 月 日三、时间： 时 分 时 分四、地点：五、议题：六、主席：七、辅导员：八、传阅： 课长组长班长圈长4、 圈会的讨论内
6、容要点要早点想出。（有必要时，要准备资料。每次一个小主题，而范围要适当。）4.2圈会的实施1、 圈长报告本次圈会主题，讨论内容及预定时间，同时介绍本次会议主席及记录。2、 上次会议决议执行情形报告。3、 讨论事项：（1） 主席和圈长要用心造成全员发言的气氛。（2） 圈会的时间有限，所以需要将重要检讨的议题，优先提出讨论。得想个办法让所有成员在今天的会议中发言（3） 问题或议题，讨论未有方向，或者未能得到结论时，就不能再进行讨论其他议案。（4） 为了促使成员每人能够自由发言，可利 用脑力激荡法使圈会的发言勇跃。（5） 若主题牵涉较广时，可先发给发言单， 开会前收集综合一下，较能把握时间。 （见下
7、表）注：品管圈會會議發言單一、请您准时出席，并请将本单填妥发言内容后在 月 日以前交回，谢谢！二、本次议题：三、发言内容：1、2、3、4、5、 发言人： 月 日4、 临时动机（1） 有关本活动主题之建议。（2） 个人工作问题或有关品管圈活动建议事项。5、 研习时间（1） 品管圈经验谈、失败谈和其他手法的学习。（2） 参与其他品管圈活动的实例。（3） 请专家和上司担任讲师，研习固有技术和手法。（4） 研习品管圈活动的推进方法。6、 请辅导员指导 平常请辅导员或专家列席指导。7、 下次圈会工作分配（主席、记录）及圈会日期，地点之决定。主席、记录尽量使每位圈员来轮流担任，以提高责任感。8、 结论确认
8、（1） 圈长在圈会终了时，请主席就圈会的内容，把圈员的意见归纳，做成结论并复诵一片，整理好记录。（2） 决议执行事项再度确认（负责人及时间）。（3） 负责记录的人，把记录整理交给圈长。4.3对主管报告及有关的联络1、 圈会后三日以内，记录结论向主管报告。看，这就是意见不一致的结果2、 有关其他部门的联络事项，透过主管来协调联络。5会议议题之选定5.1需要召开会议讨论的问题1、 根据规章或习惯上需要议决之问题。2、 需要大家学习、经验及智慧来讨论之问题。3、 需要大家协力合作之问题。4、 需要让大家知道的问题。5.2不宜开会讨论的问题1、 须与个人分别面谈始能表达意思之问题。2、 与出席人员之能
9、力及职务不适合之问题。3、 有关攻评个人之问题。4、 以开会以外方式解决更为妥当之问题。5.3良好议题的六要件1、 必须是一项问题。2、 必须是参加会议人员知识经验所及之事。3、 讨论范围必须限定，非无所不包的，使会议在容许的时间内能获得解决。4、 必须对参加的人有意义，彼此受益。5、 必须能够获得解决或部份解决，但在开会前参加的人不易获得的结论。6、 必须是决而能行的。6会议类型6.1工作上与会议上之区别6.2圈会类型与圈长的目标组会类型主席的目标讨论方式（1）报导式把某些消息报导给与会人员。（2）讨论式让与会人员交换意见，以获致对一项问题的共同决议。（3）领导式使与会人员接受某结论。（4）
10、问题解决式让与会人员讨论而获得决议。（5）征求意见式征求与会人员意见。拟定可行方案（甲乙案），再请求决定。6.3常用之会议形态（1） 讨论式（2） 问题解决式7会议记录的写法7.1依照会议的程序（见下表）7.2简便的记录方式（1） 记时时间、地点、出席人员、列席人员。（2） 用表格填记亦可。配合活动步骤设计表格，例如：问题解决方法何人负责何时完成追查若主席及记录轮流担任时，则小组宣布开会后，向大家介绍。对上次会议决议事项执行情形追查报告，圈长要确实追查，并询问大家有无意见。议题之决议用条文件式表示，或图表、手汉简明的表示。有关品管圈活动问题的建议。为提高工作品质及解决问题能力所需之教育训练。针
11、对本次议题结论及活动方向提出建议及鼓励。若主席或记录轮流或互选时，应先做决定，以让轮流主席准备。主席复诵决议事项及负责人、完成时间等。记录散会时间。8领导讨论的技巧8.1让与会人员多谈，主持人着重在发问8.2要善用发问的方法1、 泛问法（向全体发问）例；主席问大家：“各位有什么意见？”“请各位对这个问题发表意见。”等。此种发问方法对于促进全体的思考颇有效果。2、 指名法（指名发问）例：主席向某一个发问：“张先生您有什么想法？”。不要一开始就使用指名式发问，应先向全体发问后，稍等再用指名发问，较有效果。3、 转向法（接力发问）例：主席把A向他所提出的问题转向D：“李先生，您对这个问题的看法如何？
12、”。做主席的人对出席人员提出的问题，不要立刻作答，尽量要让大家去思考。4、 反问法主席对C所提出的问题，反问C本人的方法。就这个问题你应该朝这方面考虑这是应付挑战性的质询及消除对主席之依赖心理的有效方法。5、 诱导法 诱导与会人意见往领导讨论者所意欲的方面去发展的发问法。例：小孩：“爸爸，鲜牛奶比较有营养呢，还是奶粉比较有营养？”爸爸：“鲜牛奶比较有营养。”小孩：“我们学校有鲜牛奶供应，可以订购，您觉得这好不好？”爸爸：“好。”小孩：“那么让我订一瓶怎么样？”6、 是非法让对方就你提出的问题答“是”或“非”、“有”或“无”的方法。 例：“你赞成到阳明山去玩吗？”7、 六何法 以“何事”、“何人”、“何处”、“何时”、“如何”、“为何”等问题，促使与会人员就某个观点或事情做更充分的思考，而将其想法更完全的表达出来。8、 发问时之一般注意事项（1） 用带有疑问词之语句发问避免用“是”或“不是”就可以简单回答的问题。（2） 一次只问一个问题。（3） 以适合对方的用语发问。（4） 避免可作多种解释的发问。（5） 避免提出难以答覆的问题。为使对方增加自信，发问内容应注意如何使对方
