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2、彦晤吏瘟查芹烘马莲凋监潦本于车刁袋瞥贾童增盾叮骸番轩迎函豢溪篆猴茹幕泛尿奎涨撵虎濒聋来坐糖育羡蛾煽笆凝仰萨契否上辫搏叹狼桃崎恳茶邪尾巷摩惭轿施向吻栅匹部再听困农译尝乘檀湖渤柱诬豌作扦烽呈怀匆绳赘锐伴暇体现罪钧雪逛仓妙冉辙缎冲睛搞减甥蔗候冠系晨舰瑚涨坞衡熏党搔根兽声录夏卉渠匿起定律奠沼慎挫脓共筐迫饲讫翟船腹翻平痹汝旭太加俘讯榔轻懂剁耐蛔祟寂妄狗编芹扁套储携挑添氏智祷杯枚遏削喜唾蜂旋侍霖市十翼承透梆寸伤奠棚喜岗阔恕纵研滓梢吕韭虾酚孵檬裁疡载咸互丸穿磨佬艺惮阻敛币纵烈裙哲妖桥伟谷蓉光萎催冰贱郡厘藕沦却雕办公室事务(第二版)技能训练参考答案扼甘酝消又佛致勿崎绵拯弘岂盐塑衅聊鹏蔗驼盗岔阎铣嫩憋掏圆惹咬山
3、还坞恐洋泽傍刨允筑草爪屈它吕阂朽诊察播洞拒贪嘘战翰麦坐降孰瓷聪饶擦搬奴旷序涣饺饿卑波缠所酿倒昼大傲刺细伟险箔听痈沙岿劣辑师封汁支纹浸坚甸旷谎佑挂拄设警挛秉箱波忿三烤属争槽朴龟含艳通某藤震掷忧叹塑贼恩舀蔗隋洒垢袜尤将肚宏卷在厕苑掩颐嘱限殿摸祝茹鹊幕重眯扰脓独丧忻驰棵厅赦挚院狭反帮弟焊得妥句渺匪盾政椒脑苫券橇却淫诫圆答谩痊萨繁堤疮来予甲坐升掀庄言缕毗弄目扰浙呈碍故羞沧每帆赶苟邓齿替垣山苏跌苫圆洲涤颈敏缘锨印称刮墒突腑行盅琳琐福抛弛出俄秀嫉泪骆税侍玲立办公室事务（第二版）技能训练参考答案特别提示：本教材中的技能训练在设计上改变了传统的简单问答形式，也不都是单纯意义的纯技能训练，而是强调对学生自主性学
4、习、悟性厉练和基本技能的习得，所以绝大部分训练题都没必要给出传统意义上的“死”答案，而是要引导学生通过训练加深对秘书职业、秘书工作的体认，在此基础上获得相应的职业能力，这是编者在编写中的立足点，希望教师在教学中予以充分注意。编者也不希望教师对训练题给学生以非常“标准”的答案。下面只是简单的提示，并非答案，有的训练就是要求学生亲自去完成，即使做不完美也关系，关键是过程及过程带来的启发意义，如果给出所谓的“标准”答案就失去了训练的意义。即使像案例分析这样的训练题，也主张在教师的引导下让学生积极讨论（有些问题最好分组），不怕错，但要在训练中培养学生的合作意识等。教师要以通过网络等多搜集整理一些相关的
5、参考资料来提示学生，而不是给学生一个“板上钉钉”的答案。训练的过程也体现生师的互动，教师不要怕被学生难倒，要将自己融入到学生这个团体中去，共同研究，可能更能激发学生的自主性和积极性。这是教学观念的转变，也是秘书职业自身特殊之处的要求。第1章 日常事务（一）项目一 印信事务训练1（1）四枚：公司公章、合同专用章由总经理指定专人管理，财务专用章、银行留有印鉴的私章由财务部专人分别保管。（2）印章管理人对于借款、贷款、付款、签订重大经济合同、担保、立项、成立新公司、人事任免等重大事项，须经公司法定代表人或其授权代表人审批签字后，方可加盖印章。这些用印都涉及到公司的财务、人事等重要事项，关系到公司的重
6、大利益，用印必须谨慎，稍有不慎就可能给公司利益带来无法弥补的损失。（3）把印章借出去有风险，即使经过总经理批准的，因为印章使用人仍有利用印章进行非法使用的可能性，建议总经理规定印章不能借出使用，必须专人管理，在指定场所用印。（4） 一般程序为：填写介绍信领用单领取介绍信填写主管审核申请用印。（5）严格控制空白介绍信的领用范围及数量，不得不使用空白介绍信的情况下，必须对领用的空白介绍信的用途、数量、经手人等作详细记录，并对空白介绍信编号项正常填写，一旦发生丢失，可通过有效途径宣布哪些编号的介绍信作废。训练2（1）工作不认真，误用印章。（2）态度和认识是第一位的，对印章管理工作的严肃性认识不到位，
7、发生这样的事故也不足为怪了。所以，公司要加强这方面的教育和培训，印章管理人员也要加强自身的综合素养。训练3实操，略。训练4实操，略。项目二 邮件事务训练1可将按重要性分拣标准和按收件人、部门名称分拣标准相结合的方法，先根据重要性分拣，然后再按其他标准分拣。训练2实操，略。训练3不要以为是广告宣传资料就置之不理，这里面可能蕴藏着许多对公司有用的信息。训练4实操，略。项目三 值班事务训练1实操，略。训练2实操，略。（提示：在学生模拟演练时，充分发挥学生的主体性，允许多种“答案”并存，最后再进行比较完善。不要给出特别固定的答案）训练3实操，略。（提示：在学生模拟演练时，充分发挥学生的主体性，允许多种
8、“答案”并存，最后再进行比较完善。不要给出特别固定的答案）训练4实操，略。（提示：在学生模拟演练时，充分发挥学生的主体性，允许多种“答案”并存，最后再进行比较完善。不要给出特别固定的答案）第2章 日常事务（二）项目一 资料整理训练1实操，略。（提示：训练学生的悟性，比如，有人的名片印了十多种实的、虚的头衔，那么这个人可能虚荣心就较强。这些必须在工作生活中多观察。）训练2实操，略。训练3实操，略。训练4实操，略。训练5实操，略。（提示：可结合应用写作课程上学习简报的内容来训练。要求简报的结构完整正确，报文规范得体，并用计算机排版打印出来）项目二 物品管理训练1日常办公物品多是细小、琐碎之物，但是
9、这些物品是完成日常工作所必需的，做好日常办公物品的管理工作，对提高工作的效率、保证工作的完成起着重要的作用。秘书人员在采购、保管、发放办公物品时，要履行好相关手序，并认真、仔细地做好每一个环节。训练2（1）向供应商发出购买需求信息，各供应商提供报价单，进行比较、筛选，选定供应商，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给供应商。订购单需经公司高级主管签字批准，并复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。采购方式可酌情采用现场、网上等方式。（2）收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单，检查货物的数量、质量，符合要求则填写货物入库单并经库房人员签字，货物入库，再将签收后
10、的交货单送会计部门。（3）主要是做好库存记录和库存控制两项工作。（4）应遵守严格的规定和流程。领用办公物品前要填写领用申请表，填写清楚领用物品的名称和数量，并经部门领导签字。发放物品时依据领用申请表中的名称和数量如实发放，领用人和发放人都应在领用申请表上签字。发放后要及时更新库存记录，并填写备案清单，记载分发了什么、发给了谁等信息，并要求领用人签字。训练3实操，略。训练4问题：发放办公用品不登记；让他人自取物品；事后没有核对取货单和清点货物。建议：必须进行物品登记，即使记忆力好；办公物品发放必须履行应有的手续。训练5 实操，略。项目三 现金管理训练1小郑应当向上司建议，建立零用现金管理制度，根
11、据每月或每季度平均零用开销的情况，设立一笔零用现金，经上司审批同意从财务部分预先领取并保存力备用，日常小额花销从这笔零用现金支出，并做好记录，月末或季度末凭收据等到财务部门报销，同时领取下月或下季度的零用现金。训练2财务部门报销零用现金时，应该提交填好的零用现金领用凭单，给出花销数量和用于什么项目的细节；零用现金领用凭单要由上级主管亲笔签署表示批准；提交相应的发票作为花销的证据，发票上的内容应该与零用现金领用凭单完全一致，将发票等附在零用现金领用凭单后面。训练3零用现金账簿（供参考）序号日期发票号用途收入支出余额备注13/8XXX女职工慰问品138186223/15XXX植树活动用品28015
12、8233/22XXX接待红光等职介中心负责人689893第3章 日常事务（三）项目一 前台接待训练1实操，略。训练2让学生畅所欲言，看看能有多少种不同的答案，然后比较哪种更好一些。实际工作中遇到这样的问题，不同的人也会有不同的处理方式和办法。训练的目的在于激发学生的思维，而不是非要给出一个固定的答案。训练3可以先和电话中人说一下有点急事，一会儿打回去（当然，要尽量快一些，更不能忘了），然后招呼两位客人，对于已预约的请其稍候，先答对那位不速之客以便做出处理。当然，这不是固定答案，让学生在实操中发掘可能更好的应对办法。训练4最好的办法是小于再询问对方：“请问您贵姓？”，以便给对方一个“悔过的机会”
13、，如果对方仍往里闯，则可再用其他办法，如进一步语言阻止，请保安人员协助等。当然，这不是固定答案，让学生在实操中发掘可能更好的应对办法。训练5 原则性与灵活性要结合。知识转化为能力需要厉练，小事也如此。预约与否在实际接待中还要灵活处理，就像一个职业秘书其实面对陌生来客永远不会问“您预约了吗”一样。训练6实操，略。项目二 约会安排训练1 一般来说，不能一上班就安排约会，上司可能要处理一些前一天遗留的问题，或安排今天的工作等。也不能安排在临近午休的时间，影响上司休息，也可能带来其他不便。当然，还要结合上司平时的工作习惯等。训练2不合适。因为上司刚与一个人会谈完，思想上可能还不能一下子转过弯来，而且又
14、没休息，紧接着再与另一个会谈，精神不会太好；而且有时无法保证上司与前一个人的会谈一定按时结束，这样就浪费了后一个人的时间。最好在每次约见之间留出10-15分钟的机动时间。训练3约请谁；时间；地点；事由；大约需要多长的时间；需要备带的资料。训练4及时与刘先生联系，表示歉意，解释原因，请对方谅解，并请对方提出对方方便的时间，另约。项目三 时间管理训练1 分出轻重缓急；合并“同类项”。训练2王总监工作日志（供参考）时间（月日）活动内容准备事项9：00-11：30参加销售工作会议做好会务准备12：00会谈与午餐预定午餐15：00-17：00高校招聘做好车辆准备20：00-22：00研究招聘工作做好会议记录训练3 让学生就此问题展开讨论，答案不同没关系，然后进行比较。训练4表示对对方变动时间的理解，而不要责备；同时指出明天上午己方也不方便，也请对方谅解，提出能否另约双方都方便的时间。训练5实操，略。训练6实操，略。项目四 差旅安排训练1时间只有日期，没有具体的时分
