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1、论电子文件管理元数据顶层框架设计的标准化张正强2012-12-22 16:52:56来源：中国图书馆学报(京)2009年2期【英文标题】Standards of Top-level Framework Design of Records Management Metadata【作者简介】张正强，南京政治学院上海分院信息管理系教授，博士生导师。（上海 200433）【内容提要】 研究电子文件管理元数据顶层框架设计标准化既有现实意义，又有理论意义。通过对电子文件管理元数据顶层框架设计标准化可供选择的两大基础性标准，即OAIS参考模型的元数据顶层框架和国际标准ISO/23081元数据的顶层框架的比较
2、分析，认为在电子文件管理元数据标准的制定上，应该选择国际标准ISO/23081的电子文件管理元数据顶层框架。The author thinks that there is practical and theoretical significance for the study of the standardization of top-level framework design for records management metadata. Between the two available basic standards, i.e. OAIS and ISO 23081, he prop
3、oses to use ISO 23081. 【关 键 词】电子文件管理元数据/顶层框架设计/OAIS/ISO/23081/元数据框架Records management metadata/Top-level framework design/OAIS/ISO 23081/Metadata framework1 研究电子文件管理元数据顶层框架设计标准化的意义1.1 现实意义电子文件管理元数据已在我国电子文件领域引起了高度重视，目前正起草的电子文件管理元数据的标准，在文件领域有电子文件管理元数据的国家行业标准和电子文件管理元数据的区域标准，在电子政务领域有电子公文管理元数据的国家标准。此外，还有
4、专门行业如科技部、核工业等的电子文件管理元数据行业标准也正在制定之中。电子文件管理元数据标准的起草与制定在我国文件领域引起如此广泛的重视，凸显了电子文件管理元数据在我国电子文件管理中的地位与作用，说明我国电子文件管理正朝着更深入的方向发展，这是十分值得关注的。电子文件管理元数据是电子文件管理的“命脉”，是电子文件管理中保证电子文件凭证价值的不可缺少的核心部分，这一点已在国际文件领域达成共识。所以，电子文件管理元数据标准必然备受关注，在该背景下，研究电子文件管理元数据顶层框架设计的标准化就具有十分重要的现实意义。1.2 理论意义电子文件管理元数据顶层框架设计的标准化，从目前来看，可供选择的基础性
5、标准主要有两类：一类是长久保存元数据框架标准，即按照ISO 14721:2003空间数据和信息传输系统开放档案信息系统参考模型（以下简称OAIS参考模型）的元数据框架来进行设计；一类是文件元数据框架标准，即按ISO 23081-1:2006信息与文件文件管理过程文件元数据第一部分：原则和ISO 23081-2:2007信息与文件文件管理过程文件元数据第二部分：概念与实施问题的元数据框架来进行设计。当然，电子文件管理元数据顶层框架设计也有按其他框架标准设计的，但不占主流。在这样的情况下，就存在一个如何实现电子文件管理元数据顶层框架设计的标准化的问题，或者说如何选择电子文件管理元数据顶层框架的基础
6、标准问题，因为，对这个问题解决的科学与否直接关系到电子文件管理标准化程度的高低，也直接关系到电子文件管理元数据能否充分、全面、有效及可持续地保证电子文件的凭证价值。所以，对于该问题的研究，是建立电子文件管理元数据标准的基础理论研究，具有重大理论意义，可以直接指导电子文件管理元数据顶层框架设计标准化的实践。2 电子文件管理元数据标准顶层框架设计选择的基础性标准OAIS参考模型中的元数据顶层框架2.1 OAIS参考模型中的元数据顶层框架模型OAIS参考模型是一个各领域通用的长久保存数字信息以便于检索利用的基础性标准。在该标准中，其给出了一个针对数字对象元数据的顶层框架模型，该顶层框架主要体现在OA
7、IS参考模型的信息模型中，如图1所示。图1 OAIS参考模型的元数据框架模型示例 从图1可以看出，该元数据模型的基本框架实际上是一个三层架构元数据框架：第一层元数据框架是关于数据对象的，即图1中的表征信息部分。其作用就是说明数据对象的特征，以便于显示和理解数据对象。在数据对象为数字对象时，表征信息的作用主要是说明数字对象的结构和语义，从而使由“0”和“1”所构成的数字对象转化为人机可读的有意义的数据。第二层元数据框架是关于信息对象的，即图1中的保存描述信息部分。其作用就是从信息长久保存的角度说明信息对象的特征，以确保信息对象可被确认和理解信息对象被创建时所处的环境。保存描述信息包括四类：参考信
8、息、来源信息、背景信息和固化信息。第三层元数据框架是关于信息包的，即图1中的包信息与包描述信息部分。其作用是从总体上说明、描述信息包的特征，以便用户确认、定位与检索信息包。在以上三层元数据框架中，第一层元数据框架的性质是属于信息对象在物理层面上的技术元数据框架；第二层元数据框架的性质是属于信息对象在逻辑层面上的长久保存元数据框架；第三层元数据框架，主要是从第二层元数据中抽取出来的、用于检索的元数据框架。可见，在这三层元数据框架中，第一层与第二层是关键。所以，在OAIS参考模型的信息模型中，表征信息与保存描述信息实际上就构成该标准的长久保存元数据的顶层框架。2.2 OAIS参考模型中的元数据框架
9、的具体内容在OAIS参考模型的信息模型中，在信息对象物理层面上的第一层技术元数据框架，即表征信息，是由三个部分构成：(1)结构信息：主要是通过将数字对象的比特流组织成特定的数据类型、数据类型组和更高层的意义来解释比特流，它包括数据格式的说明，以及对存取数据所需的硬件与软件环境进行的描述。结构信息主要是面向机读的信息。(2)语义信息：就是在由结构信息对数据结构定义的基础上提供更多的意义，如结构信息将比特流定义为ASCII文本字符，而语义信息就是将这文本语言定义为汉语。所以，语义信息主要是面向直读（人读）的信息。(3)其他表征信息：就是理解结构信息和语义信息所需的其他表征信息。如果把结构信息和语义
10、信息看作是第一层表征信息，那么其他表征信息就是理解、说明第一层表征信息所需的第二层、第三层表征信息。在信息对象逻辑层面上的第二层长久保存元数据框架，即保存描述信息，其框架是由四个部分构成：(1)参考信息：主要是为信息对象提供能唯一确认该信息对象的标识符，如系统中产生的内部标识符，或一个ISBN的标识符。(2)背景信息：主要记录信息对象与其环境的关系，如关于信息对象被创建的原因，以及信息对象与其他信息对象的关系，这些关系可以是内容主题上的相关关系或等级关系。(3)来源信息：主要是记录信息对象的历史，说明信息对象的创建，以及创建后所经历的各种变化，保管情况的变化。(4)固化信息：主要是提供数据完整
11、性校验，或提供用于保证特定的信息对象不被未授权改动的校验码。在OAIS参考模型中，由表征信息元数据框架和保存描述信息元数据框架所构成的长久保存元数据的顶层框架，为国际范围内各领域的信息对象的长久保存提供了一个标准化的架构。所以，从整个国际范围内来看，OAIS参考模型的长久保存元数据框架作为基础性框架标准，其产生的标准化的作用与影响是巨大的，意义也是深远的。3 电子文件管理元数据标准顶层框架设计选择的基础性标准国际标准ISO/23081元数据顶层框架3.1 国际标准ISO/23081第一部分文件实体类元数据的顶层框架国际标准ISO 23081-1信息与文件文件管理过程文件元数据第一部分：原则（以
12、下简称国际标准ISO/23081第一部分）于2006年正式颁布，该标准是直接根据文件管理的需求标准国际标准ISO 15489信息与文件文件管理起草制定的。国际标准ISO/23081第一部分提出了一个被称之为“法规三元组”的文件管理元数据顶层框架，这个框架实际上是一个关于文件实体类的元数据顶层框架，如图2所示。图2 国际标准ISO/23081第一部分的元数据法规三元组框架示例从图2看，法规三元组的具体内容包括：(1)文件实体类元数据：主要是关于文件自身的元数据；(2)责任人员实体类元数据：主要是关于责任人员的元数据；(3)业务实体类元数据：主要是关于业务工作或业务过程、文件管理过程的元数据；(4
13、)法规标准实体类元数据：主要是关于业务规章制度、政策以及法规的元数据。由于法规三元组框架没有显示动态的文件管理元数据框架部分，因此，国际标准ISO/23081第一部分又进一步规定了上述法规三元组框架中的每一个实体类元数据，在文件捕获之前或之后同样适用，每一实体类的元数据都由下列两类元数据部分动态地构成：(1)与文件一起捕获的元数据：将元数据固化于自身的业务背景之中，使管理过程能够开始进行（如在文件捕获点上的元数据）。(2)不断创建与捕获的元数据（如过程元数据）：这类元数据已不是由文件创建组织机构所生成的，但是任何一个负责自始至终地管理文件的组织机构都必须确保这类元数据的创建与捕获。由此可见，国
14、际标准ISO/23081第一部分的元数据顶层框架是紧紧围绕文件的实体而提出的，对文件适用具有鲜明的针对性；又由于它是根据国际标准ISO 15489信息与文件文件管理的文件需求标准起草制定的，其框架实现文件管理需求的功能十分清晰，具有明确的目的性。3.2 国际标准ISO/23081第一部分文件实体类元数据顶层框架的理论基础国际标准ISO/23081第一部分元数据顶层框架法规三元组框架的提出有其理论基础，该理论基础就是文件连续体理论，可以说法规三元组框架就是文件连续体理论模型的具体化。如果将法规三元组框架与文件连续体理论模型对应起来，就可以更清晰地看出其相互之间的内在联系，如图3所示。图3 法规三
15、元组框架与文件连续体理论模型的对应从图3可以清楚地看出法规三元组中的“文件、业务、责任人员”分别对应于文件连续体理论模型中的“文件管理轴、文件处置轴、文件处置者轴”，其渊源关系十分清晰。3.3 国际标准ISO/23081第二部分的元数据顶层框架3.3.1 国际标准ISO/23081第二部分文件实体类元数据框架法规四元组框架的扩展国际标准化组织在继2006年颁布国际标准ISO/23081第一部分之后，又于2007年7月30日颁布了国际标准ISO 23081-2信息与文件文件管理过程文件元数据第二部分：概念与实施问题（以下简称国际标准ISO/23081第二部分）。国际标准ISO/23081第二部分在第一部分的基础上将文件管理元数据法规三元组框架进行了扩展，提出了法规四元组的框架，如图4所示。图4 元数据法规四元组框架示例从图4可以看出，法规四元组框架与法规三元组框架相比，在原先四个实体类元数据的基础上又增加了关系实体类元数据。
