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1、工作中的沟通与表达沟通的定义沟通一词起源于拉丁语，包括传授、参与和共享三层含义。经过不断演化，沟通的涵义转化为传递无形信息而不是有形物质。沟通可以有效的定义为：人与人之间利用通用的符号进行信息交流的过程（通常为语言）。有效的沟通有如下特征：1. 沟通双方有社交接触这种社交接触可以是面对面的接触，也可以是相隔千里如信件、电话、电子邮件、电视、收音机、电影和录像等。2. 有共同的沟通手段可以是语言或非语言的，非语言的如身体语言、眼神接触、声音、接触、外形、脸部表情、姿态、距离、头部位置。3. 信息清晰的传递这意味着要以一种有助于相互理解和克服外界阻力的方式来清晰的表达自己（清晰的说、写或利用适当的
2、媒介）。4. 接收方理解信息沟通必须是双向的过程，通过评价对方的反馈来判断沟通的效果和了解沟通的成果。倾听倾听是对他人所说的话给予一种深层次的关注。n 不佳的倾听者表现：1. 选择性倾听：即对特定类型的信息持不愿意了解或装聋作哑的态度，导致的结果就是不倾听谈话中的要点，偏听偏信。2. 经常插话：他不是在关注内容，而是计划着如何再一次打断对方的讲话。3. “白日梦者”：貌似在听，实际是在神游。4. 容易因外界的因素而分心如噪音、冷热等。5. 不愿意费心接受较为复杂的信息。6. 对于谈话者的陈述方式或视听辅助设备的质量有过激的反应，难于关注谈话的内容。n 优秀的倾听者特征：1. 在他人说话时密切关
3、注对方。2. 对第一次见面的人非常感兴趣，试图寻找双方的共同兴趣。3. 相信“三人行，必有我师”，记住每个人都有其长处值得学习。4. 能够排除由于谈话者个性或声音带来的干扰，以便更好的集中精力。5. 对于其他人、其他思想和事物有好奇感。6. 能够鼓励谈话者继续（以点头或眼神接触的方式）。7. 会做记录。8. 了解自己存在的偏见，能够努力控制自己的偏见，以确保能够倾听下去。9. 对蹩脚的沟通者有耐心。10. 律己，保证自己在积极的倾听，做到不让对方说闲话。11. 对其他人的观点保持一种虚心的态度。n 倾听技巧的五个主要特征：1. 愿意倾听。2. 能够清晰的接收对方传达的信息。3. 能够理解对方话
4、语中的含义（谈话者的意思，而不只是你的解释）。4. 谨慎的做出评价（三思而后行，不要匆忙做出判断，要估计其价值和作用）。5. 适当做出反馈，切记沟通是双向的。n 要积极的倾听，你必须准备好：1. 提问2. 检验论据3. 留意自己设想的前提4. 倾听弦外之音（即未明确说出来，但通过非语言元素表现出来如面部表情、音调等）。阅读技巧阅读是在某段时间和某种思想背景下，对各种暗示的可能性保持警觉的一种动态倾听。你应该了解，对于你的工作、角色、远景目标，你必须要阅读哪些材料，应该要阅读哪些材料，或可以阅读哪些材料，然后相应的决定如何及何时处理特定的事宜。快速阅读非常管用，但是只有辅以快速理解时才能真正管用
5、，如果阅读速度过快，则可能影响理解。你需要从面前的材料中，根据需要选择相应类别进行阅读（可分为必须、应该和可以）。仔细阅读应注意以下事项：1. 不论什么材料，必须清楚阅读的目标2. 心中存疑3. 牢记自己的疑问，并设法找到答案4. 阅读并抓住中心思想5. 批评性的检验论点、论据和论证6. 阅读过程中要做记录7. 作者的经验是否与你的相背8. 判断是否需要复习9. 如果有需要，可与他人讨论10. 阅读之后需要思考书面沟通技巧书面沟通的要素：l 结构和版式l 内容l 风格和语气书写商务信函时，应记住以下要点：l 信息清晰l 要点优先级安排恰当l 风格和语气适宜l 措辞和造句要得体l 语法和用词准确
6、l 版面吸引人书写报告时，应记住以下要点：l 报告应该：有背景介绍，并明确各项目标。有标题来表明报告的意图。有类似书的结构，章节、标题和子标题都要清晰的编号并做好标记。论据的主体部分简洁，内容安排要便于阅读。结尾要有结论和建议。要简要说明自己的设想。将复杂的数据放在附录中。要使用图表来辅助说明。l 越是便于阅读，越难书写。l 报告书写的指导方针主要有： 以简短、明快的段落来陈述主要的观点。 比较复杂的内容或统计数据要放在附录中。 可考虑只列出标题，然后口头扩展内容。 避免思维混乱，可选择会话式的表达方式。 简练的列示要点，以澄清思路。l 报告的有效性： 报告的结构和版式是否清晰并且便于阅读。
7、报告的内容是否完整，它是否： -说明了意图 -说明了报告是何时、何人、为何人准备以及准备的范围等问题 -确认并恰当的处理好了问题 -说明了资料来源 -使用前后一致的符号和简称 -使用准确的数据 -做了清晰的陈述 -用事实和对事实的解释符合逻辑的得出了结论 -确保在报告中说明了放弃其他可行性方案的理由l 总体要求 报告是否目标明确 报告是否预先估计到了各种反对意见 报告是否有效率并显得很职业 报告是否会冒犯到他人 报告是否能为非技术人员理解 报告是否积极并有建设性意义 报告是否强调了即将要做的决策以及相关的决策人员书面沟通的风格和语气对于保证对方清晰的接收和接受信息具有非常重要的作用，规则有：l
8、 保持朴实l 清晰是第一要务l 自然l 简练l 语气要能够反映你的真实感情l 谦恭演说和陈述技巧有效的演说有效沟通六原则：l 清晰l 做好准备：何事、为何、何时、如何、何地以及何人l 简单：将复杂的问题简单化l 生动：栩栩如生，充满激情l 自然l 简练：着重说必须说的，而不是应该说的或可以说的，时刻牢记时间限制。陈述技巧有效陈述的主要因素：1) 描述陈述的场合、对象和地点要思考以下问题：l 场合：什么类型、目标是什么、预计多长时间、可能发生其他什么情况。l 对象：有多少人参加、为什么来参加、希望了解什么、对陈述内容了解多少。l 地点：会场规模、座位安排、布置和结构以及音响效果。2) 构思和书写
9、陈词3) 使用视频设备4) 准备陈述5) 与他人预先演练6) 陈述内容：l 开头恰当的介绍自己，抓住观众，并给出演说的背景、目标和大纲。l 中间要与观众保持眼神接触，脚步平稳，音调抑扬顿挫，自信。l 结尾发送明确的结束信号，然后在掌声中离开。l 提问让所有人听清楚，简练的回答，鼓励观众提问，礼貌而得体的回答。l 总结对内容及提问/讨论的结果进行总结并致谢。一对一会面一对一会面的共同特征是：通常是预先安排好的，需要做好准备并有明确的目标。要求：l 双方都知道会面的目的（预先通知）。l 会上要交换的信息应该提前想好，会面中要以诚相待，回答要诚实。l 作为约见方，应该控制局面：抓住问题的实质，分配好
10、时间，给对方充分的时间发表 意见。会面的结构：l 开头做好准备，明确目标，营造轻松的氛围。l 中间围绕这个目标不分散注意力，倾听，按照安排进行。l 结尾总结，达成共识，以积极的方式自然而然的结束。通过恰当的提出问题进行沟通是非常有效的，可以使用开放式问题、暗示性问题、刺探性问题或假设问题。避免使用是否问题、封闭式问题、引导性问题或含沙射影问题。问题何时使用应该注意的问题是否问题示例：你是否看过这个呢？确认信息时可能导致过分简化的回答封闭式问题示例：你在这里工作多长时间了？寻找事实或数据时类似审犯人，没有讨论的空间开放式问题示例：你如何看待自己的职业发展？开始信息和观点讨论时可能答非所问引导性问
11、题示例：你不认为你应该在一个星期前完成吗？将讨论向特定的方向推进时回答通常意义不大含沙射影问题示例：你怎样评价总统这个向欧洲扩张的愚蠢计划？避免使用，除非刻意挑衅通常隐含了另一层含义，可能造成一定的反响暗示性问题示例：那你当时是怎么做的？意图在内容和方向上引导对方朝既定轨道回答问题时，向他人解释清楚问题时。答案无趣刺探性问题示例：你在加拿大负责多大规模的预算额呢？试图获得特定方面信息时听起来像审问犯人镜面问题示例：你对此已经非常厌恶了，是吗？确认是否理解了对方信息时可对对方的信息稍加修改假设问题示例：假设我们在海湾开设一个办事处，你会感兴趣吗？虚拟一个条件可开辟新思路可能钻牛角尖，且只能获得假
12、设的信息。在绩效评估面谈中，应该以下列方式给出建设性批评意见：l 私下谈l 无需开场白l 简单明了l 只谈可以改变的行为l 不要拿对方与其他人相比l 不要提及他人的活动l 如果评价是客观的，则无需道歉在接受建设性的批评意见时，应该：l 保持冷静并注意倾听l 不要找批评人的茬子l 不要让自己的反馈来操纵评估人员l 不要试图转换话题l 不要讽刺对方l 不要牵强附会的给评估人带帽子，认为对方别有用心l 要让他们认为你对此非常理解会议举办会议需要：l 编制计划l 简约随和l 鼓励参与l 明确目标l 领导才能举办会议必须准备好：l 预先了解需要什么样的信息、报告、日程、版式、技术数据或设备。l 明确目标
13、。l 告知其他参与人员会议目标，并提前共享相关的信息。l 制定时间表和日程安排（并提前通知其他人）。l 确定主题，每个主题对应一个目标。l 做必要的会务工作。主持会议要求你引导和控制住会议的进展，有明确的会议目标，适当的把握讨论的局面，判断哪些可以讨论，哪些不能在这里讨论，做总结，进行解释，最终达成共识，并准时结束会议。在引导和主持会议时，主持人的角色是保证下列要素能得到正确处理：l 目标在会议准时开始后，明确说明会议目标。l 计划准备日程安排，并分配时间。l 引导保证讨论的有效性。l 具体化得出结论。行动获得认可，达成共识，准时结束会议。登鹳雀楼黄My father was a self-taught mandolin player. He was one of the best string instrument players in our town. He could not read music, but if he heard a tune a few times, he could play it. When he was younger, cursing
