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1、库巴科技（北京）有限公司国美直运业务操作手册v1.6库巴物流部/计划管理部2012-4-15一、采销人员部分1项目概述一期上线时间：4月15日一期上线区域：北京、天津、上海、宁波、苏州、合肥、广州、厦门、重庆、长沙、郑州、哈尔滨2采销人员工作概述采销主要操作流程如下图所示：2.1采销人员角色及相关权限说明2.2具体操作说明：2.2.1大区计划管理部负责人：1) 对大区采购、跟单员进行培训。确保“大电共享国美库存”能够正常流转2) 管理跟单员的权限设置，使所有国美直运订单能正常流转3) 每日在国美系统中导出当地的大电库存（冰洗、彩电、空调、厨卫大电）并分拆给大区对应品类的采购2.2.2大区采购：
2、1) 根据总部采购提供的国美大电商品明细维护各商品在当地的安全库存2) 管理所在区域的商品配置。对本品类的异常订单负责。3) 根据大区计划管理部提供的国美库存，结合各商品的安全库存在ERP中将销售模式配置成“国美直运”步骤如下：a、 打开【采购管理】-【商品销售模式】-【销售模式管理】-【批量设置销售模式】b、 批量设置销售模式注：1、“国美直运”只能在【批量设置销售模式】中修改2、在商品编码输入框中输入商品编码（商品编码之间要以回车键分开）。可以在excel中直接复制编码这一列（可以选中第一个商品编码，按shift+ctrl+选中此列）粘贴到【商品编码】输入框中即可。3、如果要修改成国美直运
3、一定要在供应商类型中选择“国美”。4、配置国美直运时。如果商品所在仓库存不为0，系统不会做限制可以配置成功。但系统会给出相应提示提示。原则上库巴有库存的，要配置成“经销不支持负卖”优先处理库巴库存。2.2.3跟单员1) 处理“国美直运”订单需要申请特定的账号2) 每日用跟单员（国美）账号在ERP【销售分销】-【销售订单审核】-【采购审核】中签收订单。注：当有国美直运订单产生时一定要先签收。3) 签收后在国美金立系统中查询是否有库存。A、金立系统中没有库存，在ERP【采购审核】中审核退回。在备注中注明“国美直运订单，因国美无货无法满足客户。审核退回”B、金立系统中有库存，建档下单。记录对应的金立
4、提货单号。4) 金立建档之后，在ERP【采购审核】中审核通过5) ERP【采购管理】-【采购单管理】-【直运采购单维护】点击对应的直运采购单号，填写直运采购单。注：供应商销售单号必须与金立提货单号一致。6) 确认之后订单会是“待供应商发货”状态。驻仓人员完成与国美的订单交接之后会在【直运采购单维护】中确认供应商发货。重点强调：禁止跟单员点击“确认供应商发货”。3国美金力系统建档操作注意1、采销人员在国美金力系统中建档时需要在收货地址后边加上“（库巴购物）”字样，如下图所示，这样做的目的是：在仓库车队调度处，需要根据地址最后的“库巴购物”字样，来区分是库巴的待派工订单，以便及时将库巴销售订单和派
5、工单捏对。否则会造成未收款签收。2、采销人员在国美金力系统中建档时需要在“备注”一栏填写直运订单号，即销售子订单编号。如下图所示：其中，销售子订单号是在ERP系统“销售订单审核”【采购审核】模块，签收待审核订单时查到并在金力V7建档界面录入的，如下图所示：这样做的目的是：在打印出的“派工单”上，能够同步显示库巴的订单号（在备注一栏）。这样才能与驻仓人员打印出的库巴销售订单配对。二、驻仓人员部分1 驻仓人员基本工作概述驻仓人员隶属库巴，但驻（国美）仓时应遵守国美仓库的行政管理。目的是在没有系统对接的阶段，暂时通过人工操作完成两套系统里的下单、监控、妥投以及退货操作。人为操作的影响较大，相比系统对
6、接后的操作，在保证手工单据明确的情况下更需要对异常情况的灵活处理。所需系统权限如下：l 库巴ERP系统：1、【国美驻站】功能权限，包括直运销售订单和发票的打印；2、【直运采购单查询】功能权限，查看“待供应商发货”状态的直运订单；3、【创建售后单据】功能权限，当客户现场拒收或者收货后要求退货时，创建售后工单，发起退货流程。4、【直运退货单审批】功能权限，售后工单经过二线、售后主管审批后由驻仓人员最后审核并结束退货流程。5、【出库作废发票】功能权限，在拒收后单据回到驻仓人员处，需要将此发票进行作废，并将两联票据保存好。l 国美金力V7系统：查询零售单的“送货区域”，查询货物配送状态。具体工作职责如
7、下表所示：驻仓岗位系统外操作ERP系统金力V7系统TMS系统物流与国美车队调度交接单据打印库巴销售订单查询销售暂无回收单据、POS和现金货款打印发票操作直运订单妥投售后联系客户确认妥投/退货创建ERP售后工单审核ERP退货工单财务当天存放并定期上缴现金货款监控系统内订单付款状态保留所有交易、交接单据本操作流程中的关键点：1、注意实时查看“待确认供应商发货”的直运订单，并及时打印单据。2、将库巴订单、POS机和发票交予车队调度的时候一定要有单据交接单，并要求车队调度接收时签字。3、每当车队返回时，要注意收回库巴销售订单、现金和POS机。并且已收货的要求司机或车队调度在库巴订单签字，客户未收货的要
8、把发票取回来。4、注意与客户联系确认妥投或者拒收。2 业务流程图驻仓人员主要操作流程如下图所示：3 具体业务操作内容按基本操作流程顺序阐述如下：3.1 ERP系统查看国美直运采购单登录库巴ERP系统【直运采购单维护】功能界面，在查询条件中选择采购单状态为“待供应商发货”，即可查询待发货的直运采购单，并准备进行订单和发票的打印操作。如图3-1所示，图3-1 【直运采购单维护】界面需要注意的是：1、直运采购单的查看和维护是有公司和岗位角色限制的。例如，北京分公司的驻仓人员和采销人员只能看到北分负责的采购单。2、有异常的或者非国美直运的订单虽然少，但也有可能在本界面查到，需要通过“供应商销售单号”来
9、区分。例如，北分的驻仓人员在查询时，发现部分“待供应商发货”状态的采购单是没有“供应商销售单号”的，则可以判断这些采购单不是国美直运采购单，驻仓人员不需要对其操作。（备注：采销人员在填写国美直运采购单时，“供应商销售单号”不是必输项，可能会发生漏填的现象，但此时驻仓人员从本界面是区分不出来的。）3、本界面同时可以查到其它状态的国美直运采购单，如“待填写直运采购单”状态、“待供应商发货”状态。其中，“待供应商发货”的采购单，是需要驻仓人员在确认车队带库巴单据出发，并操作发货的（见3.4节）。其它状态的采购单不需要驻仓人员操作。例如，北分驻仓人员查到很多“待填写直运采购单”状态的单子，则不需处理，
10、如长时间状态未改变，可以与大区采销人员沟通。3.2 ERP系统打印直运订单和发票所有国美直运采购单，在填写完毕并确认后，状态会更新为“待供应商发货”。驻仓人员需在库巴ERP系统【直运销售订单打印】界面进行查询并打印单据。如图3-2所示，图3-2 【直运销售订单打印】界面打开本界面时，系统会自动显示出待打印的所有直运订单。需要填写“起始发票号”，手动勾选要打印的订单，并点击“打印单据”按钮。需要注意的是：1、建议驻仓人员在【直运采购单维护】界面先复制国美直运子订单号，再到本界面进行单票查询和打印，以防止误打单据。（备注：是否是国美直运订单通过是否有供应商销售单号来判断，见3.1节）2、注意查看“
11、是否打印发票”字段，显示不打印的，需要勾选“不打印发票”。3、勾选“显示所有时间的订单”指的是，是否显示节假日不送货的订单。建议驻仓人员勾选后再次点击查询，目的是防止查询遗漏。4、已经打印过一次的订单在本界面就查不到了，如果因为卡纸等问题需要补打印直运销售订单可以在【直运销售订单补打】模块再次打印，如图3-3所示，图3-3 【直运销售订单补打】界面这里建议驻仓人员在ERP【直运采购单查询】模块，按“制单时间”筛选当前处理的单据，对比已打印单据，找到打印错误的销售分拆单号，并复制进行单票补打。5、类似的，如果需要补打直运订单发票，在作废出错的发票后（详见3.7.2节），可以在“销售分销”“发票管
12、理”【出库单开票】界面再次打印，如图3-4所示，图3-4 【出库单开票】界面这里点击“开发票”会进入待开票信息显示界面。如图3-5所示，图3-5 待开票信息显示界面勾选相应的商品并点击“确定”后，进入发票抬头填写界面，如下图所示输入新的发票号后，点击“确定”，进入发票打印预览界面，查看无误后点“开始打印”。特别注意的是：1、 驻仓人员能够补打发票的前提是：原发票已作废，并且2联发票实际还在驻仓人员处。也就是说虽然打印出错，但能够将无效的实物发票保存并待上缴至总部财务。如果因为任何原因发票丢失的（实物发票不在了），则驻仓人员不能补打发票，必须上报总部财务的王昊统一处理。2、 备注：保存作废的发票
13、是因为分配给每个驻仓处的发票数是固定的，要么客户妥投取走，要么作废后保存，最终是要按数上报总部财务的。否则差异的发票数会按丢失处罚。有疑问随时请教分仓物流经理或者总部财务税务部。3、 每次收到总部财务寄来的新发票后，要及时通知总部税务部王昊，由他在ERP中操作授权后，发票才能正常使用。4、 打印发票前，一定要检查发票联在打印机中放置是否正确，如正反向、位置偏移、号码是否与ERP中相符等。尤其在连打时，如果有一张错误，后边的就全错了，会造成较高的废票率，财务会考核这块操作。3.3与车队交接单据驻仓人员需要将之前打印好的订单和发票捏对，在国美截单时间（18：00）之前将整理好的单据以及打印出好的订
14、单交接单交予国美车队调度。（备注：有的国美仓库发车批次有多个，按实际情况，在发车前交予车队调度即可。看单量尽量提前，因为匹配派工单还需要时间。）“订单交接单”建议驻仓人员做成Excel或者Word模板，先填写再打印，基本内容如表3-1所示：库巴国美直运订单交接单交接日期：国美提货单号库巴销售单号是否开发票客户姓名应收金额POS机数量： 驻仓人：接收人：表3-1 订单交接单其中，1、国美提货单号与ERP系统直运采购单的“供应商销售单号”一致；（时间允许的前提下可去金力V7系统中核实。）2、库巴销售单号与ERP系统直运采购单中的“销售子订单号”一致；3、是否开发票、客户姓名以及应收金额，照着打印好的销售订单，核对单号并一一手工填写。（备注：表3-1中的内容是必须但不是仅有的内容，驻仓人员可根据实际需要增加。）4、POS机数量指的是本次交接交付给车队调度的库巴POS机的数量。具体数量由车队调度根据所需司机的数量进行确定。（备注：如果不能准确估计司机数量，驻仓人员可一次性提供相对较多的POS机给调度，
