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1、西安通源石油科技股份有限公司办公室 细节决定成败。预则立，不预则废。公司大型会议责任分工及执行标准目 录一、 会前准备标准流程二、 会议室选择及总体方案拟定三、 后勤组工作职责及标准四、 会务组工作职责及标准五、 会议财务、礼品及其他六、 相关预案七、 其他事项一、 会前准备标准流程（负责人：韩乐XX）1、 协助公司领导确定会议相关内容。 会议时间、参会人员、会议内容 汇报人员名单及汇报顺序和汇报提纲2、 联系各部门确定参会人员。 参会人员包括参会人员，外地来服务人员 确保所有参会人员能够到会 拟定参会人员名单3、 组织办公室召开会前动员会议，并初步商定各方案。 进行责任分工，并说明执行标准
2、方案包括会议室、交通、住宿、餐饮等4、 拟定公司会议通知，领导审核后下发。 如时间紧急可先拟定预通知下发5、 根据相关资料，制定会议手册。 会议手册包含会议须知、会议日程、会议通讯录、会议组织机构等内容二、 会议室选择及总体方案（负责人：张园XX）（一）、会议室选择1、 会场大小适中，地点容易辨识； 会场舒适宽敞（人均约3平米），采光通风好，没有其他干扰； 会场隔音效果好，安静不嘈杂；2、 会场停车无障碍。具体标准根据参会人员确定，提前与会场保安部确认3、 会场附属设施齐全，包括如下方面： 会场电力运行正常、电梯无故障，有备用电源； 会场有窗帘，便于清楚观看投影； 会场灯光完好； 会场空调运行
3、良好，方便操控； 插座、电源、白板设备到位； 麦克风设备运行良好； 会场开水供应到位； 会场讲台和舞台到位； 在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌； 会场外设置签到台、茶歇台； 会场舞台设施能否满足需求；4、 如会议室距离公司较远需安排领导休息室。5、 签订会议室租赁合同。6、 组织办公室全体会议服务人员提前现场调研。（二）、预算和检查1、 参考会前动员会内容，进行会议全面预算（约700元/人）及方案规划，并上报领导审批；2、 会前对会场设施、后勤保障进行全面检查；3、 会议当天和租方当天服务人密切联系沟通。4、 每日会议结束后，全体工作人员对会场进行清场检查，主管领导对当日工作进行简单总结，
4、并对第二日工作作出具体安排。三、 后勤组（总负责：柳志英XX，组员：张婷XX、王蕊XX）（一）、会议住宿（负责人：柳志英XX、张婷XX）1、 根据参会人员名单拟定住宿名单，形成住宿方案。 参考参会人员名单拟定方案前和各部门文员以及相关经理电话联系，确认住宿意向 方案应包括姓名、性别、部门、联系方式、宾馆名称、房型、价格 方案应按照领导层级、安排酒店和房间；（适当照顾身体特殊人员） 会议用宾馆应包含早餐2、 缴纳住宿押金并具体预定，并实地查看宾馆当前住宿状态，要求如下。 要求宾馆各项设备（电梯、空调、网络、电视、沐浴等）运行正常 杜绝空调运转不良，房间噪音大、房间没有窗户等情况的发生3、 安排外
5、地员工入住。 原则上提前来参会的住宿费用进办公室 会议结束后，还须住宿的费用进各相关部门 安排外地员工入住，需与接站、接机密切联系4、 每天会后看望慰问外地住宿员工。（二）、会议餐饮（负责人：柳志英XX，协助人：张婷XX、王蕊XX）1、 拟定会议茶歇方案；负责会议茶歇的购买、清洗及布置。 精心安排会议茶歇，水果、食品、饮品的供应做到个性化、多样化，保证供应充足。2、 负责会议午餐的筹划、预定和安排。 考虑用餐时间、用餐地点、用餐方式，为员工提供便利 确保会议午餐按时按量送达 当天提前告知会议主持，以便会议主持及时通知 确保卫生安全，杜绝食用不洁食品 做到会议午餐多样化、个性化，尽量满足所有参会
6、者的饮食要求。3、 负责会议晚餐的筹划、预定和安排。 恰到好处的安排菜谱 同时告知会议主持，以便会议主持及时通知 负责会议晚餐酒水饮料的购置（三）、会场后勤（负责人：张婷XX、王蕊XX）1、 确保前排领导水果、茶水后勤供应。 准备烧水壶、屈臣氏矿泉水、领导水杯 准备抽纸、烟灰缸2、 确保员工茶水供应。 准备泡茶壶、纸杯、茶叶、咖啡、搅拌棒、托盘 及时、适当的进行会场添水服务（每半小时一次）（四）、会议用车（负责人：柳志英XX）1、 确保领导会议当天用车；高管层及运营层2、 协调会议接送站；接站后告知被接站人住宿地点3、 安排会议备用车。（五）、会议票务（负责人：张婷XX）1、 协助办理外地往返
7、票务；（六）、其他事项（负责人：柳志英XX）1、 会场讲台鲜花；2、 各类招待用品的购买。3、 准备应急药品及针线包等。四、 会务组（总负责：左豆豆XX，组员：杜明俊XX）（一）、电子设备组（负责人：杜明俊XX）1、 准备笔记本电脑，并事先调整好。2、 在公司笔记本电脑上事先设定好时间控制器（带鸣响功能）。并负责在每个人完成后调整时间控制器；3、 准备投影仪，并事先调整好；4、 准备照相机，并负责照相；5、 准备摄像机及光盘（足量），负责录像，保证会议过程录像的完整性；6、 准备录音笔，备用；7、 准备插板（足量）；8、 准备电池（足量）。（二）、现场电子设备（负责人：杜明俊XX）1、 讲台话
8、筒确认功能完好；2、 两支以上无线话筒确认功能完好；3、 如遇会议晚餐，确保现场舞台、话筒设备完好。（二）、会场布置（负责人：左豆豆XX）1、 负责布置会场，安排座次，桌椅摆放做到宽敞舒适，出具座位安排示意图（根据会议规模，请示涵盖人员）；2、 按参会人员名单准备铭牌及座位标识；3、 定制会场横幅并负责悬挂到位，注意横幅内容，字体，长度，大小；（举例：二一二年度年中工作会议）；4、 领导桌准备笔、笔记本或纸张。5、 打印会议议程，领导桌摆放；6、 负责核对并打印参会人员签到表，应包括部门、人员、电话；7、 会议发言中话筒的传递； 8、 会场清洁卫生。（四）、速记（负责人：XX左豆豆）1、 联系
9、速记单位和人员；2、 确保速记单位和人员及时到位；3、 每半天检验速记人员工作成效，确保无误；（五）、会议ppt（负责人：XX张园）1、 会前收集各部门ppt。2、 会中收集新版本Ppt。3、 会后整理上报。（六）、会后整理（负责人：XX左豆豆）1、 整理录像记录，并整理上报；（杜明俊XX）2、 整理、核对速记记录，并整理上报；（XX左豆豆）3、 会议ppt收集整理上报。（张园XX）4、 编写会议纪要；并按照领导指示下发。（张园XX） 注意上述档案工作的保密性，如需调用，须经办公室主任批准五、 会议财务、礼品及其他（一）、会议财务（负责人：柳志英XX）1、 会议全部借款及后续结算报销；2、 缴
10、纳住宿押金及结算；3、 会议餐饮买单；（二）、会议礼品（负责人：柳志英XX）1、 如需总结会礼品，负责购置；2、 协同人力资源，落实总结会表彰人员名单；（韩乐XX）3、 协同人力资源，落实总结会表彰证书、奖牌及胸花；（韩乐XX）4、 确定晚餐会议主持人。（三）、聚餐（负责人：柳志英XX）1、 如需聚餐，负责联系地点；2、 确保交通；3、 并准备相关物品。六、 相关预案1、 会议地点（1个使用，1个备用，以方便及时转移）；（张园XX）2、 住宿地点（1个使用，1个备用，以方便及时转移）；（后勤组XX）3、 整套音响设备、麦克风（自购便携麦克风1套）。七、 其他事项1、全体会议工作人员在会议期间应注意仪容仪表，佩戴工牌、胸卡，统一着正装。2、全体会议工作人员在会议期间要自然大方、稳重热情、有礼貌，对待参会人员要热情帮助，服务周到。第 7 页 共 7 页
