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1、北京威克多制衣中心程序文件文件编号VICUTU-TI-542-01版 号A标 题两化融合协调与沟通控制程序生效日期2017/8/31页 次2/3两化融合协调与沟通控制程序1. 目的和范围1.1为及时、准确地收集、传递、反馈与两化融合管理体系建立、实施、运行和改进工作的相关信息，确保企业内外部相关方能够对两化融合管理体系的有效性进行适当的沟通，特制定本工作沟通程序。1.2本程序适用于公司两化融合各部门的信息交流，以及上述组织与公司各职能部门、下属经营单位的协调沟通，与公司外部相关方的协调沟通。2. 职责2.1董事长确保在企业内建立适当的协调沟通机制，营造良好的协调沟通环境，确保两化融合管理体系在
2、建立、实施、运行与改进的过程中，相关方充分参与体系讨论、问题反馈、经验分享等。2.2管理者代表负责两化融合管理体系相关职能部门、下属经营单位单位、外部服务方等相关方在公司层级的协调沟通，确保协调沟通的适时性、有效性，并向董事长汇报沟通情况。2.3由管理者代表发起，两化融合各部门参与两化融合管理体系相关的协调沟通的活动，及时向董事长、管理者代表汇报两化融合工作情况，积极开展各项协调沟通活动，并负责两化融合各部门以及各自分管部门相关协调沟通活动的适时开展、有效进行。2.4信息部负责对两化融合管理体系建立、实施、运行与改进过程中的问题、经验进行收集整理，积极主持、开展项目组、相关部门、外部服务方之间
3、的问题研讨与经验分享，并就两化融合管理体系工作当前开展情况及时进行汇报，建立有效的沟通机制。2.5其他职能部门和经营单位积极参与相关的沟通活动，并对本单位在两化融合管理体系建立、实施、运行与改进过程中遇到的问题与经验进行必要的收集整理，及时与相关方进行必要的沟通协调。3. 协调与沟通机制及要求3.1协调沟通包括内部协调沟通与外部协调沟通，内部协调沟通指企业内部两化融合各部门以及各职能部门、下属经营单位的协调沟通；外部协调沟通指企业与两化融合管理体系外部服务方的协调沟通。3.2企业内部协调沟通包括但不局限于：研讨会、内审会、管理评审会、月例会、年度大会、部门例会、电子平台、新闻、公告等。3.3信
4、息部根据管理体系建立、实施、运行与改进各阶段的具体情况适时召开研讨会，研讨会采用不定期召开模式，对当前的工作开展过程遇到的问题进行及时沟通交流。3.4内审会、管理评审会具体执行参考两化融合内部审核管理程序、两化融合管理评审控制程序规定执行。3.5两化融合各部门应当建立两化融合相关的月例会制度，或将两化融合相关议题纳入信息化月例会讨论议题中。3.6将两化融合相关讨论议题纳入公司已有月度例会讨论议题中，通过月例会对两化融合工作阶段性进展进行把控。3.7两化融合相关单位应建立例会制度，并将本单位两化融合工作开展情况纳入例会讨论议题。3.8两化融合各部门应建立两化融合工作交流电子平台，平台可以为：QQ
5、群、论坛分类讨论区、微信公众号、公司微博等形式，平台成员包括两化融合各部门成员、各职能部门、经营单位相关人员以及外部服务方成员。3.10信息部应对公司两化融合重要活动进行报道，发布信息供全体员工学习。3.11除上述协调沟通活动外，公司全体员工对两化融合工作的意见与建议可以通过电子邮件、电话以及其他沟通方式与信息部取得必要的联系，确保全体员工的有效参与。3.12针对各类协调沟通活动形成的相关记录，应在相应的层级予以保存，以作后续跟踪与追溯。3.13涉及外部服务方的协调沟通主要由信息部统一接口。外部沟通的方式包括但不限于现场交流、电话联系以及电子邮件等。3.14各层级协调沟通活动所产生的记录形式可
6、包括：会议签到表、会议通知、会议纪要、会议影像、会议录音、书面报告、新闻稿、公司发文、公告等，记录应明确时间、地点、召集人、参与人、主题、内容，对两化融合管理体系运行过程中各类记录的控制，详见两化融合记录控制程序。3.15各层级的沟通记录作为两化融合管理体系相关程序文件的合理补充，具有相应层级的强制性，文件适用的部门及个人必须遵照执行；必要时，记录内容可以分解到各级程序文件中，以便标准化的执行。4. 相关文件4.1 VICUTU-TI-94-01 两化融合内部审核管理程序4.2 VICUTU-TI-96-01 两化融合管理评审控制程序4.3 VICUTU-TI-443-02 两化融合记录控制程序
