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1、云南方策科技有限公司编号：ACE-BZ-1.0-01 1 云南方策科技有限公司云南方策科技有限公司 文件编号文件编号标准标准 一、一、目的目的 为确保公司文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文 件体系有效运转，特制定本标准。 二、适用范围二、适用范围 本标准适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及 分发编号的标识管理。 三、总则三、总则 （一）凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本标准规定 的要求接受管理。 （二） 行政部负责制订公司文件分类的编号方法， 并指导各部门专职人员执行。 （三）根据文件类型进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
2、四、文件编号规则四、文件编号规则 （一）编码元素使用规则 1、公司名称 公司全称为：云南方策科技有限公司 公司简称为：ACE 2、部门标识代码 部门标识代码统一使用英文简写，如下： 部部门门部门代号部门代号 总 经 办GM 行政部AD 人事部HR 技术部TD 市场部MD 客服部SD 财务部FD 云南方策科技有限公司编号：ACE-BZ-1.0-01 2 3、日期代号 格式：yyyymmdd yyyy：用四位数字表示公元年份，如 2016 表示公元 2016 年。 mm：用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如 01 表示 1 月。 dd：用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，
3、如 20 表示第 20 号。 例如： 20160120 表示（2016 年 01 月 20 日） 4、流水号 统一采用两位阿拉伯数字编码，例如 ： “01”代表第一份文件。 5、版本编号 下面是对版本进行编号要遵守的标准： 起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ., 0.9，版本编号可以根据项目需要 延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。 一旦版本得以确认后， 版本编号应该始自 1.0， 版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ., 1.10。 （二）文件分类编码规则 1、管理类文件 公司管理类文件的编号格式为：XX-DN-TT-dd-nn。 格式
4、说明：公司简称-部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。 XX:公司简称。 DN：大写英文字母，部门代号，如该管理文件是公司级文件，适用于公司全 体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理文件，则应标记部门编 号，表示该文件由部门内部使用。 TT：文件类型，用大写中文字母简写表示, 如: ZL：质量手册 XU：程序文件 LC：工作流程 BZ：工作标准 云南方策科技有限公司编号：ACE-BZ-1.0-01 3 ZD：制度 dd：文件版本号。 nn：流水号。 （1）质量手册 格式：XX-ZL-1.0如：ACE-ZL-1.0含义：方策公司 1.0 版质量手册。 （2）程序文件 格式：XX-CX-
5、1.0-nn如：ACE-CX-1.0-001含义：方策公司第 1 个程序文 件，此文件版本号是 1.0。 （3）工作流程 格式：XX-GM-LC-dd-nn如：ACE-GM-LC-1.0-01含义：总经办第 1 个工作 流程，此流程文件版本号是 1.0。 （4）工作标准 格式：XX-HR-BZ-dd-nn如 ACE-HR-BZ-1.0-01含义：人事部第 1 个工作 标准，此工作标准文件版本号是 1.0。 （5）管理制度 格式：XX-ZD-dd-nn 如：ACE-ZD-1.0-01含义：方策公司第 1 个管理制度，此管理制度文件版 本号是 1.0。 2、技术类文件 公司技术类文件的编号格式为：
6、XX-DN-JS-TT-dd-nn。 格式说明：公司简称-部门代号-技术文件-文件类型-文件版本号-流水号 XX:公司简称。 DN：大写英文字母，部门代号，指此技术文件出自哪个部门。 JS:技术文件简写。 TT：技术文件类型，采用大写中文字母简写表示。 dd：文件版本号。 nn：流水号。 如:ACE-TD-JS-SYSC-1.0-01含义：方策公司技术部技术文件，其文件类型 是使用手册，该手册的版本号是 1.0，流水号是 01 号。 云南方策科技有限公司编号：ACE-BZ-1.0-01 4 3、合同协议 合同协议的编号格式为：XX-DN-TT-yyyymmdd-nn。 格式说明：公司简称-部门
7、代号-合同类型-签订合同年月日-流水号 XX:公司简称。 DN：大写英文字母，部门代号，指此合同协议出自哪个部门。 TT：合同类型，采用大写中文字母简写表示,如： XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议 LD-劳动合同JK-借款协议 yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份。 nn：合同流水号。 如：ACE-MD-XS-2016-01含义：2016 年方策公司市场部签订的第 1 份销售 合同。 4、外来文件 外来文件的编号格式：XX-W-yyyymmdd-nn 。 格式说明：公司简称-外来-来文年月日-流水号。 XX:公司简称。 W:中文大写字母简写，表示外来。 yyyymmdd:年月日。 n
8、n:流水号。 如：ACE-W-20160201-01,表示方策公司 2016 年 2 月 1 日第 1 份外来文件。 5、发文 1、对外发文：指公司发给公司外部的通知、公函等。 格式：XXyyyy（外）第 nn 号。 XX:公司简称。 yyyy：阿拉伯数字，发文的年份。 nn：流水号。 如：2016(外)第 01 号含义：方策公司 2016 年第 1 份外部发文. 2、对内发文：指公司发给公司内部的通知、公函等。 格式： XXyyyy（内）第 nn 号。 云南方策科技有限公司编号：ACE-BZ-1.0-01 5 XX：公司简称。 yyyy：阿拉伯数字，发文的年份。 nn：流水号。 如：ACE2
9、016(内)第 02 号含义：方策公司 2016 年第 2 份内部发文. 6、会议纪要 格式：XX-DN-HY-yyyymm-nn。 格式说明：公司简称-部门代号-会议简写-年月-流水号。 XX:公司简称。 DN:大写英文字母，部门代号，如会议纪要是公司级文件，适用于公司全体 人员，该部分编码省略；如该会议纪要是部门内部管理文件，则应标记部门 编号，表示该文件由部门内部使用。 HY：会议中文大写字母简写。 yyyymm：年月。 nn：阿拉伯数字，会议流水号。 7、工作总结或工作计划 格式：XX-DN-ZJ/JH-yyyymm-nn。 格式说明：公司简称-部门代号-总结/计划简写-年月-流水号。 XX:公司简写。 DN:大写英文字母，部门代号，指此总结/计划出自哪个部门。 ZJ/JH：总结/计划中文大写字母简写。 yyyymm:年月。 nn:流水号。 8、文件附件 所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件 编号后附加：-M-nn M：附加内容类别 T：表格。 A：附件。 S：补充文件。 云南方策科技有限公司编号：ACE-BZ-1.0-01 6 nn：附加文件序号。 五、本标准由行政部负责解释，自发文之日起生效。五、本标准由行政部负责解释，自发文之日起生效。 云南方策科技有限公司 行政部 二 0 一六年十月三十一日
