科技档案管理学概述

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1、科技档案第一章 科技档案概念1.科技档案的定义科技档案是科技生产活动中直接形成的，已归档保存的科技文件。1. 定义明确了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案与文书档案及其它档案在性质上的区别2. 定义明确了科技档案是科技生产活动的原始记录，规定了科技档案与科技资料在性质上的区别3. 定义明确了科技档案是归档保存的科技文件，规定了科技档案与狭义科技文件的区别2. 科技档案的特点1、 专业性特点：是指科技档案形成于特定的专业技术领域，是相应的专业技术活动的产物。它集中表现在形成领域、形成过程、记录方式和内容性质四个方面。2、成套性特点：围绕着一个独立科技项目的进行形成的科技文件，既以不同的

2、工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体，这就是科技档案的成套性特点。3、现实性特点：科技档案的现实性特点，是指它具有较强的现实使用性。3.与信息、相关的科技档案的概念科技档案信息：科技档案内容，具有本源性、回溯性、滞后性科技档案信息资源： 科技档案信息是可被人类开发并造福于人类、泽被子孙的重要资源科技档案信息化：指科技档案管理从以面向科技档案实体保管为重点，转变成以科技档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的过程。第二章 科技档案种类1.工业生产技术档案和农业科技档案工业生产技术档案是指在工业产品的设计、研制和生产制造等活

3、动中形成的科技档案，以型号成套，它的主要类型是工业产品档案。首先，不同专业形成的生产技术档案，其内容构成不同。其次，同一专业系统的不同单位，由于分工不同，其生产技术档案的内容构成也不同。再次，设计的内容和类型不同，其生产技术档案的内容构成不同。最后，生产类型不同，其生产技术档案的内容构成不同。农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔各业的生产技术活动中形成的科技档案，具有种类繁多、综合性强，外业形成量大、周期长，地域性强特点。主要有：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案、农业生态环境和农业区划档案。2. 基本建设档案和设备档案1、 基本建设档案简称基建档案，是在各种

4、建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。2、 设备档案是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。 设备档案的基本特点同产品档案的特点是一样的，即以型号成套。 设备档案按设备的构造和使用形式分为两种：一种是同土建工程连在一起的，另一种是独立的设备，可以同土建工程分开独立存在。 设备从来源看有两种，一种是本单位自制的专用设备，另一种是从国内外市场上购买来的外购设备。外购设备的内容基本上包括3个部分：设备购置文件；随机文件；设备安装、使用过程中形成的文件。3.自然科学研究档案和自然现象观察档案自然科学研究档案：是在自然科学技术研究活动中形

5、成的科技档案，简称科研档案。科研档案的基本特点之一是以课题或项目为单元成套。一个科技研究课题的档案材料，是有机的联系体。其基本构成因研究任务的类型和专业而异，一般包括以下内容：（1） 研究准备工作文件 （2） 研究试验文件（3） 成果和总结鉴定文件（4） 成果推广应用文件（5） 其他有关文件自然现象观测档案：是指在气象、天文、水文、地震等自然现象观测活动中形成的档案。1.气象档案：气象档案是在气象观（探）测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案。包括气象记录档案，气象业务技术和服务档案，气象业务技术管理档案。其中，气象记录档案数量最多，价值最大，使用最频繁。2.天文档案：是在天文观测

6、、研究活动中形成的科技档案，主要包括3种成分，各种原始记录、图表和照片；根据原始记录，经过综合、分析整理的各种定期报表和图件；观测规范和仪器设备的常数记载文件。3.水文档案是在水文观测（测验）和水情预报等水文工作活动中形成的科技档案4.地震档案是在地震监测、地震分析研究和地震预报活动中形成的科技档案4.地质档案和测绘档案地质档案：是地质工作活动的记录和成果，它是在地质调查研究，矿产勘探等活动中形成的科技档案。分区域地质调查档案，固体矿产地质档案，石油地质档案，海洋地质档案，物探和化探档案，水文地质和工程地质档案。测绘档案：是大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。一般分为基本测绘档案、专业测绘

7、档案、特业测绘档案和现势参考档案。5. 环境保护档案和医药卫生档案环境保护档案：是环境管理和环境监测活动的直接记录。包括环境管理档案和环境监测档案。医药卫生档案：医药卫生档案是在各种疫病的预防、治疗、护理及药品、生物制品的监督、检定和生产技术活动中形成的科技档案。包括：1.医疗技术档案2.卫生防疫和卫生监督档案3.妇幼卫生档案4.药品和生物制品监督、检定、生产技术档案。第3章 科技档案作用1. 科技档案作用的现象描述1) 工作查考2) 科学研究3) 总结经验，考核业绩4) 查究事故，调节纠纷5) 科技交流6) 现代管理2. 科技档案作用的概念抽象1) 参考作用2) 凭证作用3) 情报作用3.

8、科技档案作用的哲学解释4. 影响科技档案作用发挥的因素1、形成因素：影响科技档案发挥作用的根本因素。科技档案的完整与准确，主要取决于科技文件的形成过程以及科技文件向科技档案转化的过程。与之密切相关的问题有三个：a科技生产活动是否按规定的程序进行，并形成相应的科技文件；b科技文件是否按计划有序地进行积累；c科技文件是否按归档制度的要求进行归档。2、管理因素：影响科技档案作用发挥的重要因素。3、开发因素：影响科技档案作用发挥的关键因素。第4章 科技档案与邻近事物的比较1. 科技档案与文书档案意义：1) 有利于保持科技档案与文书档案各自的完整2) 有利于按科技档案和文书档案各自的特点分别进行科学的管

9、理3) 有利于科技档案和文书档案有效地提供利用4) 有利于科技档案的移交工作方法：1、领域原则2、整体原则3、职能原则2. 科技档案与科技资料1.联系：1) 科技档案与科技资料都记载着科学技术的内容，是科技信息的一种载体2) 科技档案和科技资料，都是科技生产活动不可缺少的科技资源条件3) 科技档案与科技资料在管理原则与方法上可以相互借鉴4) 科技档案与科技资料在一定的条件下可以相互转化2. 区别1) 与本单位科技生产活动的关系不同2) 在本单位科技生产活动中所发挥的作用不同。3、 方法：第一，对某一单位来说，科技档案主要是由本单位在科技生产活动中形成的；第二，科技档案并非全部是由本单位形成的；

10、第三，判断和区分科技档案与科技资料，主要分析它们同本单位科技生产活动的关系，以及它们所发挥的作用。3. 科技档案与科技文件联系：1) 科技档案是由科技文件转化而来的2) 科技档案可以再生科技文件区别：1.作用性质不同2.数量不同3.存在形式不同4.存放地点不同5.管理方式不同运动规律：广义科技文件的生命周期由两个过程、四个阶段构成。两个过程是科技文件过程和科技档案过程，其中科技文件过程包括科技文件的制作形成阶段和科技文件的现行使用阶段；科技档案过程则包括科技档案的暂时保存阶段和科技档案的永久保存阶段。第5章 科技档案工作的性质和原则第一节 科技档案工作的内容与性质科技档案工作是国家档案工作的重

11、要组成部分。它是以完整地保存和科学的管理科技档案，充分发挥科技档案的作用为目的的诸项管理活动的总称。1、 科技档案工作的基本任务是：在科技档案工作基本原则指导下，建立、健全科技档案工作的法规制度，科学地管理科技档案，积极开发科技档案信息资源，及时、有效地提供科技档案，为经济建设和科技发展服务，为党和国家的各项事业服务。2、 科技档案的内容包括：（1） 科技档案业务管理。又称科技档案微观管理。其基本内容包括科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等各项业务工作。（2） 科技档案事业管理。又称科技档案的宏观管理。其基本内容是：建立和完善科技档案管理体制，规定各级、各类科技档案机构的设置与职

12、权范围，建设科技档案工作者队伍，对科技档案工作实行法制管理、规划管理、标准化管理。3、 科技档案工作的性质：（1） 专业性。 科技档案工作有自己独立的物质对象。 科技档案业务管理有特定的工作内容和专门的工作方法。 科技档案工作有比较完整的专业理论知识体系。（2） 管理性。 科技档案工作是科技管理工作的组成部分。 科技档案管理是基础性科技管理工作。 科技档案管理是对科技信息和科技成果的管理。（3） 服务性。 就科技档案工作目的而言，它是为科技、生产活动创造条件的工作。 就职能特点而言，它是科技保障性的管理工作。 就宏观管理而言，其基本任务之一就是为科技档案部门服务。（4） 机要性。第二节 科技档

13、案工作的原则科技档案基本原则：按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。科技档案工作的基本原则包括三个方面的内容：一、科技档案要实行集中统一管理。集中统一管理科技档案是基本原则的核心，它规定了科技档案工作的组织原则与基本管理方式。（一） 科技档案实行集中统一管理的内容：1、 科技档案是国家的财富。一方面它反映了国家对国有科技档案的所有权；另一方面反映了国家对非国有科技档案的控制权。2、 科技档案按专业实行分级管理。各级专业主管机关要加强对所属企事业单位和本专业系统科技档案工作的监督和指导。3、 科技档案的管理要遵循统一的管理

14、制度。（二） 实施科技档案集中统一管理的优越性：1、 有益于保护科技档案，保守科技机密。2、 有利于形成科技资源储备中心和交流中心。3、 有助于加强科技档案工作，促进科技档案工作的现代化。二、科技档案完整、准确、系统、安全的基本要求。（一） 科技档案的质量和管理要求1、 科技档案的完整，要求：一方面，就一项科技、生产活动形成的科技档案而言，应该包括该活动过程中形成的所有具有保存价值的科技文件，符合成套性的要求；另一方面，就一定的库藏范围而言，科技档案的种类与其形成单位科技活动范围应该一致。2、 科技档案的准确，强调 科技档案首先应该是其科技、生产活动同期形成的真实的历史记录，保证如实地记录和反

15、映科技对象的历史面貌； 其次，又要求科技档案能够动态地反映科技文件归档后其科技对象发展变化的基本情况。3、 科技档案的系统，要求： 保持科技档案之间的有机联系，不得任意肢解与组合 实现库藏科技档案分类排列的有序化。4、 科技档案的安全，要求： 保证实体的安全 保证信息的安全。三、实现科技档案的有效利用（1） 利用工作是实现科技档案价值的重要措施。（2） 有效利用提出了科技档案利用的标准。包括两个具体指标： 其一是满意程度指标 其二是快捷度和准确度指标四、科技档案工作的管理原则 专业管理原则 前端控制原则 全程管理原则 知识管理原则第6章 科技档案事业组织管理第一节 科技档案管理体制我国科技档案事业的管理体制是：在国家档案局的掌管下，按专业实行统一管理，各级档案行政管理部门与专业主管机关密切配合，实行分级管理和属地管理相结合的管理体制。一、 国家档案局统一掌管全国的科技档案工作。二、 按专业实行统一管理。三、 各