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1、 公司发布日期:2012-03-15 发文部门:综合部 ZH(2012)ZD-001号档案管理条例一、总则第一条、为加强公司档案管理工作，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本条例。第二条、各部门在工作中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按本制度的规定分别收集整理，归档立卷，统一管理。第三条、公司档案管理采取统分结合原则，实行分级管理。公司档案管理由综合部主管，各部门协作配合，形成有机的紧密配合的档案管理体系。综合部定期对各部门、公司文件材料的归档工作进行考核，并对考核结果进行通报。二、归档范围及职责第四条、公司档案资料归档范围主要包括：公司所有资产的证件类，即
2、公司所有注明具体的发证日期，有效期限及需要审核日期的各种证件（ 如：公司的房产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、工商营业执照、组织机构代码证、国税地税登记证等）。各部门在日常经营活动中形成的文件资料，以及具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像、电子文档、光盘等。第五条：其归档负责部门及归档范围是：1、综合部：公司所有的证件，如：公司开办和变更的申请、审批、登记、注册、公司章程、公司名誉证据、商标等方面的文件材料。公文类：包括：公司形成的各种规章、制度、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等。反映公司主要工作活动的总结、计划、重要工作记录（表单）等。超规定费用的审批请示表、
3、公司流动资金使用记录、公司办公用品的使用记录、车辆行驶记录、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、公司的请示与上级机关的批复、公司的各种规章制度，实施细则程序文件等。公司所有软件、各类电子信息的数据备份（刻录成光盘）。公司重要设备档案，如各种办公设备、通讯设备、电脑、消防保安器材使用说明书等。人力资源类：劳动工资、人事事务、对员工教育培训方面的文件材料。公司人员任免文件资料，关于员工奖惩的文件资料。2、市场部：公司与有关单位签订的合同、协议的文件材料，公司宣传策划文件等。3、财务部：财务管理的各种帐册、报表、凭证和文件材料。计划与统计工作文件材料。4、客服部：客户档案。5、销售部：试乘试驾合
4、同、业务合同、培训资料、工作总结及计划等材料。6、服务部：业务合同、飞检资料和工作计划与总结等材料。三、文件材料的形成、积累、归档和移交第六条：各部门在工作活动中不断产生的文件材料在处理完毕后，不得由承办部门或个人分散保存，必须整理立卷，定期移交给综合部集中保管（客服部的客户档案、销售部和服务部的试乘试驾合同、业务合同及财务部的财务档案由部门自行归档保管），如部门自行保管档案则需将文档版电子交接至综合部存档。一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。会议文件由会议主办部门收集。最终送交综合部统一归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附
5、件一律不准抽存)。结案后及时转交综合部归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第七条：公司及部门文件材料归档时间1、行政管理、劳动人事、经营管理等方面的文件材料，在每季度的最后一天前归档；2、会计档案，由财务部按会计档案归档整理要求立卷；3、电子文件应随时归档并做好备份；定期将电子文件拷贝至光盘，按年度归档。第八条：公司文件材料的归档要求1、归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档； 2、归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律； 3、归档的
6、文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档； 4、归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸； 5、电子文件的归档要同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库；脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。第九条：归档前由综合部验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清
7、单交点清楚，双方签字，各留份，以备查考。第十条：电子文件移交前，负责电子文件管理的人员应对电子文件进行检查，如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性，检查登记表、软件、注明资料等是否齐全。四、档案整理第十一条：公司在经营管理活动中形成的各种门类和载体的档案是一个有机整体，参照国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发199420号)，统一编制公司档案分类、编号办法，作为公司档案的分类、整理和管理依据。1、一级类目：按部门设置六个一级类目，即综合类、销售类、服务类、市场类、客服类、财务类。2、二级类目：二级类目按照公司管理职能和档案的形成特点设置，详见附件：档案类目设置表。在档案管理
8、过程中，可结合实际需要增设或减少二级类目。3、类目标识：见附件：档案类目设置表。4、编号：档案的档号由分类号、年度号和案卷号组成。格式如下：公司名+一级类目+年度号+二级类目+“-”+案卷号按照档案分类及类目标识编写分类号，在分类号后，同一类别下以流水号001-999作为案卷号，分类号和案卷号中间用间隔号“-”隔离开。标识示意：XS2012GZ-001号 -销售部2012年工资方案001号文件附件：档案类目设置表一级类目类目标识一级类目类目标识综合部ZH销售部XS客服部KF服务部FW市场部SC财务部CW二级类目类目标识二级类目类目标识制度规章ZD合同/协议HT公司筹建档案CJ公文（申请/通报/
9、通知/报告/批复/函等）GW培训资料PX工商登记（公司开业、变更等材料）DJ施工图SG部门管理（部门计划、总结、考核、目标等与部门管理相关的文件）GL凭证PZ帐本 ZB 报表BB飞检资料FJ声像SX宣传资料XC实物SW工资/绩效方案GZ图书TS公司证照（营业执照/国、地税证等）ZZ检查整改资料ZG表格BG方案FA第十二条：档案管理人员建立、健全档案检索工具体系，编制档案总目录、分类目录。1、档案总目录，即交接登记总帐，主要是档案名称及交接的基本情况做书面登记。登记著录时，按照归档时间的先后顺序，以案卷为单位进行流水登记著录。 2、分类目录则是在整理归档时按照档案类目设置表进行分类登记，分类目录
10、应含以下内容：序号、文件标题（如没有正式标题的可列括号拟一个，标题不能体现文件内容的可列括号根据文件内容另拟一个标题）、发文部门、发文时间、文件编号第十三条：档案的安全保护1、严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品及其他物品，保持室内、走廊畅通无阻，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。2、要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时采取补救措施。3、档案人员外出时，注意门窗落锁，安全保密，非档案室管理人员，不经批准不得进入档案室。第十四条：档案的保管期限1、永久保存：（1）公司章程（2）股东名
11、册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）政府机关核准文件（6）不动产所有权及其他债权凭证）（7）其他经核定须永久保存的文书。2、长期保存：（10年以上50年以下）：（1）财务报表（2）会计凭证（3）客户资料（4）其他经核定须长期保存的文书。3、短期保存：5年保存：期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书；1年保存：除重要事务的日常事务记录。第十五条：档案的保密措施1、档案的密级确定：绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策、客户资料等文件资料。机密：公司战略规划、经营情况、财务报表、重要会议记录，以及未公开的价格政策等。秘密：公司统计资料、合同协议、员工人事档案、薪金
12、收入等。普通：公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、宣传资料。绝密、机密、秘密文档均属于受控档案；普通文档属于非受控档案；2、属于密级之内的档案，使用单位和个人有责任保守秘密。3、凡属有密级的档案，不同密级由不同范围的人员接触使用，不得擅自扩大使用范围。4、外出工作人需携带机密文件的，须经总经理或总经理助理等批准，并采取安全措施方可带出。5、严格执行档案的借阅制度，凡规定不能查阅和不该摘抄的档案，一律不准查阅摘抄和复印。第十六条：档案借阅与索取制度1、总经理、总经理助理或部门负责人等借阅档案（包括证件、文件资料的原件及复印件）可通过档案管理人员办理手续，直接提档。2、公司其他人员需借
13、阅档案时，要经部门负责人批准，必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅。3、所有借阅人员本人在借阅登记簿签字后，既视为档案管理人员已与借阅人进行原件及复印件的交接，如有遗失或损失现象均由借阅人负责。4、对证件、文件资料的复印件，除在档案借阅登记簿登记外，必须写明借件用途。5、借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。借阅档案（包括证件、文件资料的原件）必须按期归还，如超过规定时间还需借用，应办理续借手续，逾期不归还的可适当给予处罚并追究当事人责任。6、凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、折卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。7、借阅
14、的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。8、利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。9、如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告，写出书面材料，及时采取补救措施。第十七条：档案的销毁1、任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。2、保存期满或者在保存期内没必要继续保存的档案，应及时予以废除或销毁，废除或销毁程序必须经有关部门合议，报总经理认可，由综合部执行。3、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理、总经理助理和部门负责人批准、核实无误后方可销毁，一般内部档案，须经总经理批准、核实无误后方可销毁。4、经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人监督销毁。销毁档案需两人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存。第十八条、本制度于公布之日起施行，以前规定如与本制度抵触的，以本制度为准。 公司二一二年三月十五日9
