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1、集团组织管控及流程文件管理作业指引编号：版号：页码：第 7 页 共 13 页集团组织管控及流程文件管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的：规范公司组织管理及流程文件，包括组织手册、授权手册、流程文件、作业指引的管理，保证使用文件的充分、适用和有效性，确保各级有效执行文件。2. 适用范围：适用于集团及下属事业部、城市公司。3. 定义：3.1. 管控及流程文件是指集团组织管理、授权及流程运行体系文件，包括组织手册、授权手册及流程文件和作业指引。3.2. 组织手册是公司组织管理包括组织结构设置、管控模式以及对各层级职责分配的基本文件,是公司组织
2、结构建设必须遵循的依据，也是公司组织结构发展的重要保障之一。当战略、组织结构、部门设置、岗位设置、权责结构或业务流程发生变化时，应及时修订该手册。3.3. 授权手册是公司依据某项活动过程对组织内各层级权限分配的重要指导性文件，是组织手册重要支持性文件。当公司组织结构、部门设置、岗位设置、业务流程发生变化时，应及时修订该手册。3.4. 流程文件为进行某项活动或过程所规定的途径而形成的文件，是保证组织和授权得以实施的重要支持文件。3.5. 作业指引是组织为确保其过程有效策划、运作和控制所需的文件。是公司有关具体活动如何操作，操作的程度和深度如何，如何进行控制的描述文件。3.6. 记录：阐明所取得的
3、结果或提供所完成活动的证据的文件，包括流程运行过程中各类表格。3.7. 文件标识：指体系文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。4. 职责及权限：4.1. 集团下属公司4.1.1. 执行集团管控及流程文件，提出文件编制和修改需求并在权限范围内编制和修改文件。4.2. 集团各部门4.2.1. 根据业务需要，提出组织手册、授权手册编写或修订需求。4.2.2. 编写或修订属本部门职能范围的岗位职责、流程文件、作业指引及表格。4.3. 集团人力资源部4.3.1. 负责审核各部门提出的文件编写与修订需求。4.3.2. 负责编写或修订组织手册、授权手册，并报董事长、总裁批准。4.3.3. 负责组织管
4、理及流程文件的标识、分类及归档工作。4.3.4. 负责公司组织架构、各部门职责权限及岗位职位说明书的编制、审核及维护工作。4.3.5. 批准权限内的岗位说明书4.4. 董事长4.4.1. 批准组织手册。4.4.2. 批准总裁、董事会秘书、财务总监岗位说明书。4.5. 总裁4.5.1. 批准授权手册、流程文件。4.5.2. 批准下属公司总经理、集团部门经理、总监、副总裁岗位职位说明书。4.6. 编写及修订权限文件类型提出需求组织编写/修订审核批准备案组织手册使用部门集团人力资源部董事长人力资源部授权手册使用部门集团人力资源部总裁人力资源部业务流程使用部门集团相关部门主管领导总裁人力资源部作业指引
5、使用部门集团相关部门主管领导总裁人力资源部表格使用部门使用部门集团相关部门人力资源部职位说明书使用部门部门经理人力资源部（权限外需上级批准）人力资源部5. 工作程序5.1. 编写或修订程序5.1.1. 由使用部门根据工作实际提出编写或修订管控及流程文件的需求（样表见附表二），说明新编/修订原因以及是否涉及其他文件的修改，发送集团职能对口部门。5.1.2. 集团职能部门根据管控及流程文件运行状况以及使用部门的确认意见，确定是否需要新编或修订，如需要则组织修改或者编制，并按权限报送审批。5.2. 标识文件5.2.1. 经审核同意编写或修订文件后，由集团人力资源部负责给定文件编号，确定并标识版本号。
6、5.2.2. 管控及流程文件编号规则为：a) 组织手册编号：CIFI-ZZSC ，“CIFI”为公司代码，“ZZSC”为组织手册的拼音缩写，公司只应有一个组织手册。b) 授权手册编号：CIFI-SQSC，“CIFI”为公司代码，“SQSC”为授权手册的拼音缩写，公司只应有一个授权手册。c) 其它流程文件编号由四部分组成：公司代码-单位类别-文件级别-职能类别-流水号。文件级别：作业指引例：单位类别：城市公司CIFI-CS-WI-GC-001流水号职能类别：工程类附表一：单位类别代码：单位类别代码集团JT事业部SY城市公司CS文件级别代码：文件级别代码组织手册ZZSZ授权手册SCSZ流程文件OP
7、作业指引WI记录表格QR技术文件TD标准合同HT内部标准NB岗位说明书JT附表二：职能类别代码职能类别代码战略运营管理YY项目拓展及可行性分析TZ项目定位及策划营销及品牌管理YX设计管理SJ（大写）采购管理CG工程管理GC成本管理CB客服管理KF审计管理Sj(小写)5.2.3. 管控及流程文件有效版本标识。a) 所有文件均要标明版本及修订状态，即版本号。b) 其编号规则为：文件每修订一次，修订状态从0、1到6依次递增，超过6次时其版本由A、B到Z依次递增。5.3. 文件的生效及发布5.3.1. 文件经批准人批准后，按文件级别进行发布：a) 组织手册、授权手册由集团人力资源部发布；b) 其它流程
8、文件由集团主管职能部门发布并抄送人力资源部备案。c) 集团人力资源部保存一套有权人签字的批准件，如有修订，旧版本即销毁。5.3.2. 生效的记录表格、标准合同文本，为方便使用，除在组织管控及流程文件控制系统中发布外，还在内部网“常用表单”栏目下提供可下载版本。5.3.3. 记录表格需在表头栏标明表格生效日期，根据工作衔接需要，为表格换版特设10天的过渡期，即自新版表格生效之日起十日(日历天)内，使用新旧版表格均为合格，第十一日起必须采用新版表格。5.3.4. 体系文件电子版本的管理规定：a) 管控及流程文件由人力资源部保存完整的一套电子版本。b) 集团人力资源部拷贝最新电子版本，提交下属公司行
9、政人事部，由下属公司行政人事部负责管理。c) 电子版本永久保存。5.4. 文件的评审5.4.1. 评审周期a) 管控及流程文件（A/0版）运行三个月后，由人力资源部组织评审。管控及流程文件（A/1版）运行六个月后由人力资源部组织再次评审。b) 管控及流程文件（A/2版）及以后各版本一般每年由人力资源部组织一次评审。c) 在下列情况下，人力资源部须组织相关部门对文件进行评审，以确保文件的适宜性和充分性： 集团战略或者组织结构发生重大调整时。 当管控及流程文件体系或其过程需要发生重大变化时。 集团管理层认为管控及流程文件需要作重大调整和修改时。d) 管理评审会由集团人力资源部组织并作好会议纪录。5
10、.4.2. 对需要更新的文件应按照管控及流程文件修订程序执行。5.5. 文件利用5.5.1. 管控及流程文件是公司经营管理和业务运作的保证，内部网上公布的文件版本仅供全体职员查询参考，严禁复制传播，不得外传。5.5.2. 如集团内各公司需要借用公司管控及流程文件，需提交文件利用申请单，经人力资源部经理确认，方能由人力资源部提供文件。5.5.3. 管控及流程文件一律不向集团以外单位提供阅览。5.5.4. 对违反利用规定擅自对外提供文件者，一经发现，即刻予以辞退。6. 文件执行6.1. 执行的原则6.1.1. 管控与流程文件一经确定，各部门和下属公司必须严格按文件执行。6.1.2. 在执行过程中有
11、问题，应向流程主管部门提出疑问或者提出修订需求和意见，但文件没有修改之前一律按现行文件执行。6.1.3. 文件执行的例外情况，应当按权限报批。6.2. 执行过程的监督6.2.1. 各级主管人员应辅导和督促下属员工执行文件，发现下属未按流程执行的，应督促员工采取纠正措施；6.2.2. 下属各单位总经理应确保管控与流程文件在本单位执行，行政人事部协助总经理督促各部门执行文件；6.2.3. 集团各职能部门应确保主管的管控流程文件在下属公司推行，并对下属各单位流程文件执行过程中的偏差采取纠偏措施。6.2.4. 各单位平行部门发现其它部门未按流程文件执行的，应及时提醒并督促其采取纠正措施。6.2.5.
12、集团人力资源部作为管控与流程文件的主管部门，应抽查各部门及下属单位文件执行情况。6.3. 考核与奖惩6.3.1. 集团各职能部门每半年（6月25日-30日和12月25日-30日）对下属各单位本专业管控与流程文件执行情况进行评估,考核表见附表四。6.3.2. 为保证考核工作有效进行，各职能部门需要在日常管理或者检查过程中对各单位本专业条线管控与流程文件执行情况重大事项进行记录，记录内容包括重大不符合项、一般不符合项、流程改进合理化建议以及部门定义的其它事项，管控与流程文件执行情况重大事项记录表见附表六。6.3.3. 人力资源部在各职能部门评估基础上对下属各单位文件执行情况进行总体评估，并对评估结
13、果按分数排名，单位管控与流程执行考核总分=(集团专业条线考核总分25%),见附表五管控与流程文件执行情况考核统计排名表。6.3.4. 排名结果纳入各单位和部门年度绩效，并按集团绩效考核办法实施奖惩。7. 支持性文件8. 相关记录及表格8.1. 附表一：文件利用申请单8.2. 附表二：管控与流程文件编制/修改审批表8.3. 附表三：集团管控与流程文件管理评审会议纪要（模板）8.4. 附表四：管控与流程文件执行情况考核表8.5. 附表五：管控与流程文件执行情况考核统计排名表8.6. 附表六：管控与流程文件执行情况重大事项记录表集团组织管控及流程文件管理作业指引编号：版号：页码：第 8 页 共 13 页附表一： 文 件 利 用 登 记 表 页次：利用日期文 件 名 称文件编号借用()领用()利用原因借阅人批准人归还日期
