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1、采购部工作规程一、目的公司为了加强采购管理，协调采购与项目管理、仓库管理之间的配合，规范采购流程，合理控制采购成本，降低项目成本，特制定本制度。二、范围公司所有物资采购。包括：一般采购、仓库采购和工程采购，工程采购包含临时采购、外包加工、变更采购。共3类6种采购项目。三、定义3.1工程采购是指工程项目实施过程中所需设备、物料及工程辅料采购。关联部门项目部、工程部、维护部、采购部、仓库。3.1.1临时采购是指没有签订合同、没有中标通知书、没有完整的采购审批流程等情况下，需要马上采购的。3.1.2外包加工是指不能购买到标准的产品，需要按公司标准、要求定制的特殊物资。3.1.2变更采购是指已完成采购
2、审批流程，需要变更采购的；已采购入库发现不符合要求，需要变更采购的的；由于甲方的要求发生变更，需要变更采购的。3.2仓库采购是指库存的常备材料、消耗品仓库与工程均同时要采购。此时合并成仓库采购还是分开采购、周转材料、及工具等物料采购。3.3一般采购是指公司行政管理及办公用品，价值一千元以下的办公用品和设备采购。四、工作规程4.1物资采购申请4.1.1 工程采购4.1.1.1责任部门-工程部 工程部物资申购人在接到项目中标通知书或工程任务书后，应对该项目所需物资：包括设备的品名、型号、技术指标、采购周期等做前期了解；并指定申请人准确提交物资采购审批单，合理安排工程施工计划。申购人在填写物资采购审
3、批单时，对所申购物资必须清楚列明规格、型号、功能要求及最晚到货的时间；4.1.1.2申购人应准确填写物资采购审批单中的项目信息和物资信息。该单填写完整后交工程项目负责人审核，审核通过后报工程部经理，审核通过后报工程部主管副总，审核通过后报公司项目核算员，核算员审核通过后报仓库管理员审核，仓库管理员审核后报采购部，采购部审核通过后报公司总经理审批。是否均由申购人提交上报4.1.1.3申请人提交物资采购审批单时，应充分考虑所需物资的采购周期。应急工程项目：至少提前三天提交物资采购审批单，完成审批手续后，采购部才能安排采购；正常工程项目：根据工程施工进度，合理安排采购周期。长期工程项目：根据工程施工
4、计划，充分考虑物资的采购周期，提出合理的到货时间，以便采购人员在保证工期的前提下尽可能避免公司采购资金的积压。4.1.1.4责任部门-采购部 采购人员在收到物资采购审批单后，应对物资名称、型号、预算单价和采购周期进行确认，如发现物资采购审批单中有的物资存在不确定的因素或采购周期不能按申请人计划时间完成时应及时与申请人进行沟通，以便申请人及时调整施工计划。4.1.1.5采购人员在收到物资采购审批单后，应依据仓库管理员审核的库存物资进行核查，如发现物资采购审批单中需采购物资尚有库存，应依据物资的具体情况，可暂时挪用其他项目物资的，就暂不安排采购（比如库存数量较大、贵重物资、项目安装时间延后等），应
5、在物资采购审批单中注明库存数量及处理意见。确认后呈报给公司领导审批。申购人还是采购员提交上报？涉及到对工程的熟悉程度4.1.1.6公司领导对物资采购审批单中所申购物资的完备性、符合性、准确性及是否调用库存物资等进行审核。对有疑异的申购，公司领导会随时询问项目负责人。项目负责人应对项目施工方案、计划及相关设备参数和指标进行充分了解和熟悉。 4.1.1.7临时采购，项目负责人填写临时物资采购审批单报公司领导，（紧急情况下，公司领导不在公司，可以电话申请）经审批同意后，采购部才能安排采购。申请人必须在最快的时间内应明确规定补办审批手续。4.1.1.8变更采购，因工程项目实施需要发生采购变更，项目负责
6、人应第一时间通知采购人员，以便采购人员及时调整。需要变更物资采购的，物资型号规格变更物资数量、外观颜色变更供应商变更退换货事宜（是否常用物资）需要填写变更物资采购审批单，经审批流程（和物资采购审批单的审批流程一样）审批通过后，采购部才能安排采购新的物资。4.1.1.9外包加工，当项目某种物资需要外包加工时，项目负责人须填写外包加工审批单，详细提供加工的要求（含设计图纸），交货时间，地点。4.1.1.10经审批通过后的物资采购审批单临时物资采购审批单变更物资采购审批单外包加工审批单由采购人员编号编号规则？留底，并根据此表实施采购。4.2 仓库采购4.2.1仓库的工程辅料及配件等消耗品通常在公司仓
7、库备有一定数量的库存。库存消耗品于管理系统中设置库存下限，当消耗品的库存达到下限且系统已提示报警时，由仓管员提交物资采购审批单及时补充库存按月采购？还是按物资库存量达到下限才采购？。消耗品的申购量以设定的库存上限为依据。4.2.2采购人员在收到物资采购审批单后，应对物资名称、型号、预算单价和采购周期进行确认，确认无误后当日内呈报给公司领导审批。4.2.3经总经理审批通过后的物资采购审批单由采购人员编号后留底，采购人员根据此单实施采购。4.2.4消耗品的发放使用由项目负责人在物资采购审批单中提出，仓管员审核物资采购审批单时，如有消耗品，应核查仓库的实际库存，发现库存数量不够或者申购的消耗品未备库
8、存的（例如：新增加的），则需要及时提交物资采购审批单报采购人员进行采购。若库存足够则不需采购。4.2.5工具采购，公司工具由仓库管理员负责管理，常用工具要有一定的备用数量（如螺丝刀、扳手、钳子等）。专用仪器、设备应进行登记造册，所有工具进行实名领用登记。工具需要人向仓库管理员申请，由仓管员填写物资采购审批单报采购部审批，采购部审批通过后报总经理审批。审批通过后采购部安排采购。4.3 一般采购4.3.1 公司行政管理所需的办公用品或设备不走系统订单流程，于财务科目中单独列支，计入公司管理成本。4.3.2常用办公用品的购买由使用人向相关责任人提出需求，相关责任人填写物资采购审批单交采购部，采购审核
9、通过后提交总经理审批，审批通过后采购部实施采购。4.3.3 一般采购由相关责任人填写借款申请单，从财务借支备用金购买，购买后凭发票实报实销。4.4 物资采购采购人员根据物资采购审批单开展供应商审查、询价工作，每种物资最少要找二个以上的供应商，比对价格、质量和货款的支付期，并将相关资料报公司领导审批，审批后才确定合格供应商。若果每一采购订单都这样操作，工作量会很大，而且“相关资料”以什么形式表达？4.4.1物资需求计划的编制4.4.1.1采购人员依据物资采购审批单临时物资采购审批单变更物资采购审批单外包加工审批单在功铭系统编制物资需求计划，编制完成后报总经理审批，审批时需提交一审核通过的物资采购
10、审批单。4.4.1.2如果物资采购审批单所列采购的物资项目不包含全部项目所需物资，则不作需求计划，直接作采购订单。正常周期项目采用该方法对长期项目，则可按计划分批次做需求计划4.4.2采购订单确认4.4.2.1采购人员引用物资需求计划，在功铭系统编制采购订单，无需求计划的直接依据物资采购审批单编制采购订单，编制完成后，报总经理审批，审批通过后实施采购。4.4.2.2采购订单应于物资采购审批单审批后三天内编制完成，超期的采购订单应出示审批后的物资采购审批单原件，并解释超期采购的原因。审批单必须整体入功铭经曾总审批后才能做订单，若某项大型设备物资暂不能确定，则会影响整体进度这时该如何处理？4.4.
11、2.3确定合格的供应商后，与其洽谈购销合同的具体条款，与供应商基本谈好合同条款后，将合同稿样呈公司领导审批，审批同意后才与其签订【采购合同】原有供应商，其结算方式等已经形成规则，非大型品牌物资是否仍然要走这一步。4.4.3.采购订单编制4.4.3.1计划采购：选择供应商选择发票类型选择工程项目选择单据物资需求计划选择订单内容核实采购单价选择工程子目及成本类别保存单据4.4.3.2非计划工程采购：选择供应商选择发票类型选择工程项目选择物资名称及规格型号输入采购数量核实采购单价选择工程子目及成本类别选择业务员保存单据。4.4.3.3非计划仓库采购：选择供应商选择发票类型选择物资名称及规格型号输入采
12、购数量 核实采购单价选择工程子目及成本类别选择业务员保存单据。4.4.3.4当采购订单中购买的物资须签订【采购合同】时，应将拟订的合同保存在该订单的附件中。计划采购和非计划采购的订单应分别编制计划与非计划怎么定义？订单是功铭系统中的，其应如何分别编制？模板？，以确保单据的可追溯性。4.4.4采购订单审批4.4.4.1采购订单编制完成后，应及时呈公司领导进行审核，公司领导审核采购订单以物资需求计划为依据，对所购物资的数量、单价及【采购合同】相关条款进行审核，采购订单经审核后方可实施采购。4.4.4.2采购订单经审核后下发给供应商后，采购人员要及时与供应商沟通，把握好到货的时间、数量；及时通知仓库
13、，以便仓库安排存放位置。4.4.4.3所购物资到达后，通知仓库按照【采购合同】的验收标准验收物资。不合格的及时通知供应商换货或者退货。4.5物资收发料4.5.1采购收料：当物资采购实施完成并到货后，由仓管人员办理采购收料手续并编制采购收料单。4.5.2采购收料单有工程采购发料、工程采购入库和仓库采购三种类型，分别在下列情形下选用：4.5.2.1当采购订单中选定了工程项目，且物资直接发送给使用人、由使用人直接到从供应商处取走或由使用人直接购买（原则上不使用此种方式）而不进入仓库的物资，在编制采购收料单时选择的采购类型为工程采购发料，编制采购收料单时选择此种采购类型的物资无须再办理出库手续。4.5
14、.2.2当采购订单中选定了工程项目，且由供应商发货到仓库，或由采购人员购买后送至仓库的物资，在编制采购收料单时选择的采购类型为工程采购入库。4.5.2.3当采购订单中未选定工程项目时，采购的物资必须进入仓库入库，且编制采购收料单时选择的采购类型为仓库采购。4.5.3采购收料单编制4.5.3.1工程采购：选择供应商选择工程项目选择发票类型选择采购类型选择单据即采购订单选中物资名称和规格型号对应的订单内容核实数量（以实物数量为准）保存单据。4.5.3.2仓库采购：选择供应商选择发票类型选择采购类型选择仓库（梅林仓库）选择单据即采购订单选中物资名称和规格型号对应的订单内容核实数量（以实物数量为准）保
15、存单据4.5.4仓库收料4.5.4.1仓管员在收到货物时，应根据对应的采购订单，核实所收物资名称、规格、数量，按照采购订单规定的验收标准办理收获。收货中有任何问题及时和采购沟通。如遇所收到物资与采购订单中物资名称、规格型号或数量不符应及时通知采购，由采购人员与供应商协商后再决定是否收货、退货或换货。4.5.4.2仓库员收货后要及时编制采购收料单，并及时通相关人员审核。4.5.4.3采购收料单编制完成后，审核人员以采购订单为依据对该单进行审核，审核完成后根据【购销合同】申请付款。4.5.5仓库物资发料：当物资入库后，由仓管人员依据仓库物资收发管理规程办理物资发料手续。4.6采购退料4.6.1当物资已办理入库手续后，发现供应商发错货、测试后不符合我司需求或采购物资过多等各种原因需退货，且公司领导准予退货。采购人员与供应商协商后同意退货的，即可办理采购退料手续。4.6.2编制采购退料单时供应商、工程项目、发票类型的选择以对应的采购收料单为依据进行选择，退料结算方式有现款退料与冲抵采购收料两
