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1、美晨股份有限公司ERP调查报告中山大学调查小组随着国企改革的深化和民营企业规模的不断扩大，企业对先进管理思想和管理方式的要求越来越迫切。企业信息化是企业发展的必经阶段。最近广州市专门召开了有关广州信息产业发展和企业信息化建设的会议，对有关问题给予了高度重视并对相关发展全力予以支持。采用ERP系统是企业借助信息化过程提升管理水平的重要一步。但是，有关统计数字显示，中国企业实施ERP系统成功率只有20%。成功企业有些什么经验，有哪些因素影响了ERP系统最终的实施效果。带着这些问题，我们中山大学ERP调查小组走访了广州美晨股份有限公司。美晨公司是广州首家使用SAP系统并成功实施的企业。一、 公司背景
2、简介（一）公司基本情况美晨股份有限公司自从于1993年对广州牙膏厂实施公司化改组后，已从早期的单一牙膏生产企业发展到包括口腔护理品、化妆洗涤用品、保健品、食品添加剂、现代中药等五大品类，成为集科研、生产、销售一体的多元化生产经营企业。现在的美晨具有黑妹、七日香、维特健、银谷等国内知名品牌，其中黑妹牙膏的市场占有率达到15%。2000年美晨公司实现工业总产值接近八亿元，销售收入6亿多元，800多名员工的全员劳动生产率达到人均87万多元，成为广东省科技创新优势企业。公司内部随着生产经营需要和信息化建设不断优化调整组织架构。美晨公司的组织结构图如下所示：总经理牙膏厂营销公司检验站各品类研究室化妆品厂
3、食品添加剂厂旅游用品厂化妆品团队食品添加剂团队口腔护理团队电脑部其他业务部门等技术部人事部财务部办公室保健品团队副总经理供应部科技开发中心美晨的发展历程可以说是充满了创新精神。在体制创新方面，美晨的产权改革先行一步。在99年6月以前仍是“国家控股85%，职工持股15%”的基础上，美晨职工在近一年时间内，先后三次有偿受让国有股权，确立了职工控股93%的绝对地位。在科技创新方面，1999年美晨合并广州轻工研究所，成立科技开发中心，加速了公司向高新科技型企业的转化。在管理创新方面，美晨一向注重现代信息技术和管理方法的结合。1995年实行以NOTES为核心的办公自动化系统。1999年成功引入国际先进的
4、SAP/R3管理软件，全面提升企业的管理水平。2000年6月成功组建美晨网站。美晨公司这种具有创新精神的企业氛围为公司成功引入SAP系统创造了良好条件。（二）公司信息化建设历程美晨公司的信息化建设之路可以追溯到1989年，当时投资150万元引进电脑设备开始实施电脑化管理，到1993年，公司再投入250万元引进NOTES自行开发了办公自动化系统，使公司计算机初步形成网络和实现了办公自动化、管理网络化，实现了无纸办公。 1998年开始，公司在具备一定电脑化并已成功实现办公自动化和管理网络化的基础上，投资200万元引进了当今世界最先进的现代企业管理模式企业资源计划管理系统（ERP系统）的领先者一SA
5、P R3系统。1999年；该系统实现初始化并行。通过一年的并行测试，系统运行稳定，从2000年起，该系统正式上线切换公司原有的旧系统，顺利运行并成为全国首家获得财政局财务评审通过正式批准使用该软件的国有企业。接着，公司再投资200万元，承胜前进，于2000年末实现了全公司范围内的全面上线应用。（三）采用SAP系统的动因分析1、公司的管理战略和内部经营的要求多年来，美晨公司在经营实践中十分注重管理创新，导入与国际接轨的现代管理思想，不断将现代的经营理念、经营方式、管理方法、管理战略融入企业管理的全过程，通过实践逐步形成了公司的现代化管理战略蓝图，这就是：通过对生产及销售过程物流、现金流的有效管理
6、与控制，不断降低运营成本，提高市场占有率和客户服务水平，从而实现企业资本和企业资产（包括人员）的同时增值。但是公司内部存在许多信息孤岛，销售、生产、财务、采购各业务部门之间的信息不能及时沟通，常常造成订单处理速度慢、出错率高，销售产品的资金回笼迟，存货积压减低资金利用率等等。虽然有办公自动化系统，但是它不能完全解决上述问题，而且无法用NOTES系统做到对业务数据的实时查询。2、竞争环境的压力随着中国市场的不断开放，行业壁垒不断降低，国外知名跨国企业的进入，使得公司面临的竞争环境发生了根本性变化。面对客户需求瞬息万变，技术创新不断加速，产品生命周期不断缩短等压力，公司管理必须转变，从生产导向生产
7、导向转变，从粗放经营向成本控制转变，从部门管理向企业级协同管理转变。只有这样才能适应竞争形势的变化。 美晨公司领导充分认识到了以上两点，通过对已有的企业管理信息系统的评估和对国际上信息化发展趋势的分析研究，为推进企业改革的深化和实施公司的现代化管理战略，适应市场日益加剧的竞争，规范企业业务的运作，降低企业运营成本，实现高效的管理和决策，在成功完成企业电脑网络和办公自动化系统的建设以后，决定尽快上马建设一个与办公自动化系统协调运作的对整个公司资源进行计划管理控制的规范的信息平台，并把新一轮的企业信息化建设的目标定位在ERP系统（企业资源管理计划）的建设上。SAP R3系统是一个以财务为中心，以销
8、售为龙头，涵盖销售、生产、供应、物料、设备和人力等所有企业资源管理的ERP系统。该系统具有通用、联机实时、灵活和业务流程标准化的优点，特别适合于多个法人存在于一个系统的集团化公司应用，可以统一实施通用的数据结构和财务会计体系，实现数据处理分散化、数据输入最少化、数据处理简单化、信息来源一致化和信息提供实时化的效果，为集团企业提供一个跨企业的高效的管理信息平台。所以，美晨公司决定采用SAPR/3系统。二、 公司SAP系统的使用情况公司主要使用了SAP系统中财务、销售、采购（包括仓库管理）和生产四大模块，形成了“以财务为中心，以销售为龙头”覆盖公司整个生产经营过程的ERP系统。生产模块SAP系统采
9、购模块财务模块销售模块 l 财务模块财务模块的主要功能是进行会计核算和资金监控。其他三个模块中的资金流向都能实时在财务模块中反映出来。现在美晨公司主要用到了SAP系统财务模块的财务会计、成本管理、应收应付、固定资产管理等功能。（一） 财务会计财务会计功能可以帮助公司实现基本会计做帐功能。由于SAP系统中集成了公司所有有关生产经营的信息，所以一些固定业务可以由SAP系统在业务发生当时自动编制会计凭证传到财务模块处。具体实现如下：1、 在销售模块处，销售部下正式的销售定单，确认定单的同时在财务部生成销售发票，并自动由系统生成销售收入和应收帐款的会计凭证。应收款与销售同步使得销售和财务部门可以及时掌
10、握客户已使用的赊销额度，加强了对客户的信用管理，加快了应收帐款周转率，防止造成不必要的坏帐、呆帐。客户凭打印的销售定单到仓库处取货时，仓库调出SAP系统中的由销售部录入并确认的销售定单进行核对。核对相符后，由仓管员填出仓单并确认，即可同时生成销售成本的会计凭证。2、 在采购模块处，采购部下正式的采购定单给供应商。供应商把原料送到仓库时，仓库调出SAP系统中的采购定单，核对货物的品种、数量、品质等是否与定单相符。仓库录入入库单，确认后自动生成增加原材料和应付帐款的会计凭证。3、 在生产模块处，生产部门下达正式的生产定单，由系统自动根据生产定单和BOM计算出该生产定单所需要的各种原材料数量，生成相
11、应的领料单。仓库部门根据领料单把原材料转到生产车间的仓库，在确认转仓时，SAP系统自动把转仓的原材料计入该生产定单的生产成本。定单完成后，生产车间把产品运到仓库。这些功能是上SAP系统之前不存在的。正是由于SAP系统把公司生产经营的信息整合在一起，美晨公司才实现了业务和财务数据的实时传递。这样不仅大大减少了财务部门的工作量和录入凭证时可能产生的差错，而且使得财务信息更及时、可靠，充分发挥财务监管的作用。（二）应收应付应收应付功能包括了对客户的信用管理和对应付帐款的管理。加强对应收和应付的管理实际上是加强了对资金流入和流出的控制。信用管理关键控制点：根据客户的具体情况制定每个客户的信用额度，一旦
12、客户的应收帐款数额超过信用额度，系统不接受该客户的销售定单，即该客户在将其欠款额降到信用额度以内之前，不能下新的定单。应付帐款控制点：核对供应商开来的销售发票与SAP系统中的采购定单利用SAP系统实行客户信用管理，加强了公司对流动资金的管理，大大加快了流动资金周转率。美晨公司2000年度应收帐款周转天数由99年度的110天减少到76天，在资金周转方面取得了明显的效益。使用SAP系统的应收应付功能后，公司能够对每一笔在途资金和支出做到心中有数，清清楚楚，明明白白。（三）成本管理采用SAP系统后，美晨公司的财务核算使用标准成本法，不仅把标准成本细化到每一个品类和不同规格的产品，而且根据BOM和标准
13、化生产线制定出相应产品所使用的每一种原材料的标准成本和生产所需的标准工时，有效地控制了采购和生产过程中发生的成本。美晨公司的成本管理主要围绕生产订单进行。生产部门下达生产订单后，所有与该生产订单有关的成本支出都录入到SAP系统中，包括该生产订单所耗费的物料、人工耗费和所用的生产工时等。当该生产订单完成时，公司马上可以看到该批产品的标准成本、实际成本、成本差异及成本差异的构成，帮助公司及时进行成本分析，有效降低成本支出。（四）固定资产管理利用SAP系统实现对固定资产分类、细化管理。可以真正实现对每个固定资产按其性质计提折旧，更加准确地计算折旧额和相应的成本、费用。销售模块SAP系统的特点是以财务
14、控制作为企业整体经营管理的关键控制手段，美晨公司根据本公司的具体实际情况，提出了“以销售为龙头、以财务为核心”的经营管理理念。本文将从以下几个方面，概要介绍美晨公司是如何将公司的经营管理与ERP的实施相结合，从而使得公司在经营管理的思想、方法和经营管理的实际业绩等诸多领域取得了长足的进步的。业务流程： 美晨公司销售的业务流程大致如图1所述：客户订单（客户意向、销售合同等） 销售订单（业务员填写）SAP系统自动生成相关财务信息与数据库存充裕标准SAP订单（财务部订单录入员录入SAP系统） 库存不足 生产需求订单 参考实际库存量原、辅料 SAP系统自动生成相关相关财务信息与数据充裕生产计划订单 原、辅料不足原、辅料需求订单
