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1、第七章 办公室礼仪办公室礼仪是一项实用性很强的礼仪,即工作人员在日常工作中得以公认、必须遵循的礼仪规范。现代社会是一个越来越重视合作和交流的社会,在现代快节奏工作条件下,需要人际关系得和谐,更需要礼仪的润滑。因而,掌握办公室礼仪也是人们工作的重要内容。第一节 办公室礼仪的内涵一、办公室礼仪的含义办公室是人们开创事业、掌握信息、增进友谊、实现价值,与上司和同事为了同一目标共同奋斗的场所。因此,在办公室里是有准则可循的。所谓办公室礼仪,就是指人们在办公室里进行公务洽谈、协商、交接过程中以及与其他工作人员交往时,所要遵守的一系列礼仪要规范和准则。(一)办公室礼仪是人们工作活动必须遵循的礼节在任何机关
2、、团体、企业和事业单位中,都有各种各样的办公场所。办公室作为一个单位对内对外的“窗口”,既是工作场所,也是进行公务洽谈、协商、交接场所。因此,办公室礼仪既是处理日常事务的工作需要,也是社交的需要。现代办公室礼仪,不论是对本部门、本单位的办公、服务、发展等工作,还是对工作场所人员本身的生存和发展,都具有重要的作用。因此,办公室礼仪是办公室工作人员所必备的。(二)办公室礼仪是现代办公文明的展现 礼仪是一种高尚、文明、令人赏心悦目的行为。办公室人员讲究礼仪对本人、对单位都有着特殊重要的意义。对人热情诚恳,办事耐心周到,态度以诚待人,不卑不亢,内外一致,既可以显示出对他人的尊重,也可以显示出本人的品德
3、修养,更可以显示本单位的优良作风。只有这样的以礼待人的行为方式,才能很好的发挥办公室的重要的作用,才能成为真正的优秀的“窗口”。(三)办公室礼仪是一种工作交往的艺术办公室是一个重要的工作场所,它是沟通上下级、联系内外的枢纽和中转站。单位领导的通知、指示,本单位的工作计划通过办公室下达。所属单位执行和运作情况,要由办公室了解,并向领导汇报。在本单位部门之间,办公室发挥着平衡、协调的作用。它并不承担本单位的具体业务工作,而是要全面了解、联系、沟通各部门的工作。办公室还要接洽所有外部事务,给领导发挥重要的参谋、助手作用。正因为办公室在工作及交往中有如此重要的地位,所以,在办公室里运用好礼仪就显得尤为
4、重要。二、办公室礼仪的特点办公室是现代社会最为典型的工作场所,是单位或机关中为其领导工作服务的综合办事机构,在单位或机关发挥着承上启下、协调关系、统筹全局的重要作用。因此,办公室礼仪具有自己的特点。(一)强调同事之间的平等 平等性是办公室礼仪的一个重要特点。在办公室里,同事之间是平等的、相互合作的关系。特别是在人格和尊严方面没有高低之分,只有职位的高低和分工不同。因此,对待上司、同事、下属要一视同仁,给予同等程度的礼遇,不应因对方的身份、地位、职务以及与自己的关系亲疏远近等方面的不同,而厚此薄彼区别看待。(二)对他人的尊重在办公室里,必须以相互尊重为前提,尊重他人的人格,尊重他人的劳动,不妨碍
5、或损害他人的利益。在工作上对人要诚心诚意,做到宽厚、宽容、大度。在办公室的人际交往中,也要以尊重为原则,对待上司要尊重,有事多请示;对同事要尊重,密切合作关系;对下属更要尊重,加强团队精神。只有人与人之间彼此尊重,才能保持和谐、愉快的人际关系。(三)促进人际关系和谐在办公室这样一个特定的场合和人群中,人际关系错综复杂。其中包括与上司之间的关系、与同事之间的关系、与下属之间的关系、与同行之间的关系和与客户之间的关系等等。关系多而繁杂,必须认真处理好,这就需要工作人员能掌握好这些人际关系的处理方法和原则。实际上,办公室礼仪就是实现各种各样人际关系和谐的行为规范。人际关系的处理是办公室礼仪的核心部分
6、,通过分析各种人际关系的实质内容,抓住处理关系的关键点,理顺人际关系,促进关系的和谐。(四)提高工作的有效性办公室礼仪是通过协调人际关系,提升个人能力,进而促进工作顺利发展。所以办公室礼仪可以为办公室工作人员提供工作场所的行为标准。这样就可以使你在工作中避免一些不必要的麻烦,可以让工作更为顺利地开展。办公室礼仪可以让你了解到一些具体问题的处理方法,面对不同的工作情境用不同的方式来协调,这是在办公室中的人所必须具备的一种生存技能。因此,掌握办公室礼仪可以更好地处理各种关系,使自己的工作能达到事半功倍的效果,充分有效地发挥自身的优势。 三、办公室礼仪的作用对于办公室的工作人员来说,了解基本的有关办
7、公室工作的礼仪知识,不仅是做好本职工作的一个重要的保障,也是越来越注重交际的现代社会的要求。因为办公室礼仪对于自身的修养、工作的确立和单位的发展都有着很重要的作用,所以,办公室礼仪受到越来越多的重视。(一)优化办公环境在办公室里,个人与工作环境的协调要以“礼仪”作为桥梁,个人的“礼仪”影响办公室的其他工作人员的工作,而其他工作人员的“礼仪”也影响个人的工作。要想让自己工作舒心,环境发挥着重要的作用。同样,办公室里的人文环境也是非常重要的,办公室成员的行为具有强大的约束力、推动力和感染力,人人讲礼仪,人人懂礼貌,使人很自然地接受其教育和感化,使行为举止文明规范。这样就会在办公室里形成良好的工作作
8、风,优化办公室环境,实现文明办公。(二)提高个人综合素质在文明的办公环境下,良好的工作风气可以使人精神振奋,心情舒畅。能充分调动和发挥大家的主动性、积极性、创造性,使各方面的工作得到顺利开展,对实现工作目标,完成任务起着推动作用。特别是在办公室这样一个公共场合中,礼仪行为将直接体现一个人素质和修养。“该讲礼的时候你不讲礼,人家说你没有教养;不该讲礼的时候你讲礼,人家说你装洋蒜。”也就是说在该讲礼仪的时候就应该知道怎么去做,而不是“不知者无罪”;不该讲礼仪的时候就不能还是死板教条的按照礼仪来进行,那样会引起别人的反感。办公室礼仪有助于提高个人的礼仪修养,使自己在工作中游刃有余。行为体现素质,办公
9、室里行为的选择直接体现个人的思想和素养。(三)促进事业顺利发展学习办公室礼仪就是从自己的职业出发,通过协调人际关系,创造良好、文明的工作环境,进而促进事业顺利发展。有调查显示在成功人士中,大约有85%的人是依靠人际关系来取得成功的,只有15%的人才是依靠自己的专业技术取得成功的。也就是说在成功的过程中,人际关系所起到的重大的推动作用,是个人的专业技术所达不到的。和谐的人际关系能够促进事业的更快发展,办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关,所以掌握办公室礼仪,可以为以后事业的成功和人际关系的拓展奠定基础。总之,办公室礼仪的学习有助于我们尽快的适应工作,营造文明的工作环境,构建和谐的人际关系,
10、创造舒适的工作场所。同时,也有助于工作人员在工作中避免不必要的麻烦,提高工作效率。第二节 办公室常规礼仪一、着装礼仪一个人的外表给他人的印象是十分深刻的。就企业而言,企业员工的着装与服饰,反映着员工的精神面貌及企业的活力与生机。就员工个人而言,企业员工的着装与服饰是否得体,则会直接反映其道德修养、审美意识和对事业所持的人生观、价值观,以及对工作的热情和责任感等。在办公室里服装发挥着重要的作用,得体的着装将迅速拉近与他人的关系,树立良好的职业形象。办公室的着装礼仪分为三部分,包括着装的整体要求、着装的具体要求和着装的禁忌。(一)着装整体要求办公室里的着装不仅体现个人的形象,也体现公司的形象。因此
11、,办公室着装要求得体整洁。办公室着装应当整齐,不允许又折又皱,不熨不烫;着装应当完好,不应又残又破,不允许穿打补丁的旧衣服;着装应该干净卫生,对于各类服装,都要勤于换洗,不应允许其存在明显的污渍、油迹、汗味与体臭。日本的著名企业家松下幸之助从前不修边幅,也不注重企业形象,因此企业发展缓慢。一次理发时,理发师不客气地批评他不注重仪表,说:“你是公司的代表,却这样不注重衣冠,别人会怎么想,连人都这样邋遢,你的公司会好吗?”从此松下幸之助一改过去的不良习惯,开始注意自己在公众面前的仪表仪态,生意也随之兴旺起来。现在,松下电器的种类产品享誉天下,与松下幸之助长期率先垂范是分不开的。通过这个例子可以看出
12、服装的穿着得体在工作中的重要作用。当穿着不得体不整洁的时候,往往让其他的工作人员产生反感,不愿意与你一起合作,也让你的上司很难放心地将工作交给你。因而,在工作场所、在办公室里,要注意着装的得体整洁,给自己一份信心,给别人一个好的印象,可以让别的工作人员感受你的工作态度和工作效率,能提高自己的信任度。(二)着装的具体要求个人的具体着装在工作中发挥着重要的作用,主要是因为它体现着每个人的精神面貌与工作态度。如果在工作中对自己的着装掉以轻心,将直接影响到其所在单位的整体形象。在办公室着装,不同的工作场合有不同的要求。1、统一工作服装单位有工作服装的,应按照规定正确地穿着工作服装。现在不同的行业,根据
13、职业特点设计统一着装,不仅有助于公司职员形象整体性地体现,而且有助于增强员工的内心责任感、荣誉感,激发员工的工作热情。工作服装是为体现身份或者方便工作的服装,因此工作服装只适合在工作岗位上穿着,下班后应立即换上便装,不要穿着工作服逛街、就餐、娱乐,尤其是公职人员更要注意。在工作服的穿着方面还有一个容易被忽视的细节:常有餐厅工作人员,甚至是厨师穿着工作服进出公共厕所。这样不仅会令顾客对餐厅的印象大打折扣,也是不符合食品卫生规范的。此外,美容、餐饮等对卫生要求较高行业的从业人员,去公共厕所前也都应先换下工作制服。而且也不要穿着工作服到商场、车站等人员密集的场所。2、常规服装在办公室里着装,如果没有
14、统一的工作服装,男性应以西装为首选,女性应当以大方得体的职业套装为首选。(1)男士的着装。男士在办公室工作,穿戴要得体,着装要规范。所谓得体,就是恰到好处,美在其中。所谓规范,就是着装要合乎准则,符合要求。在办公室里,正确的着装会给人“精神抖擞、意气风发”的感觉,充分显示出你是充满信心的一个人。而不得体的着装,则会给人种涣散萎靡,对工作和生活缺乏热忱、缺乏信心、缺乏责任感的不良形象。因此,男士在着装方面必须引起高度重视。现在很多企业都规定,男士上班必须着西装、打领带、穿皮鞋。这充分说明男士在办公室着装方面已经引起高度重视。(2)女士的着装。女士在办公室工作时,得体的着装与服饰,会给人精明能干、
15、落落大方、可以信赖的感觉。现在大多数女士都很会打扮,但是上班不同于休闲时间,不同于社交活动,穿着打扮不可以随心所欲。因此,女士在办公室工作的着装与服饰要求,要以着套装和套裙为宜。有调查显示,80%的人认为女士在办公室穿套装是合体的。女士在着装的颜色选择上,应以单色为宜,图案以小花为宜。(三)着装禁忌在办公室着装不得体,往往很容易让人把你的穿着和你的工作能力联系起来,在评价你的时候,容易引起误会,比如说“他这个人的工作能力和他的穿着一样糟糕。”因而,需要时刻注意自己的着装。在办公室里有一些着装的问题是必须注意的:女性不要穿超短裙或过分“露、透、瘦”的服装;男性不要穿背心、拖鞋到办公室;进入办公室
16、注意把帽子、大衣和手套脱掉;在办公室工作期间,不论男女都不能穿大衣、风衣;夏天不能赤脚,不能穿着拖鞋,穿凉鞋时一定要穿袜子;不能穿无跟鞋。女性在工作场所还应该注意以下问题:虽然女性应该保持年轻的心态,但是在工作场合还是应该保持一定的稳重形象,不宜为了使自己看起来年轻而“过分打扮”。例如,以可爱款式的“娃娃装”来装扮自己。特别是夏天的时候,许多女性工作者不够注重自己的身份,穿着颇为性感的服饰。在这样的情况下,你的智慧和才能便会被忽视或埋没,甚至还会被看成轻浮。因此,再热的天气也应注重自己仪表的整洁大方。其实,成熟、职业化的服装更容易被大家接受和认可。 目前,很多企业都已经对企业员工的着装作了具体的明文规定,员工的着装问题已经成为现代企业文化的重要窗口之一。因而,在办公室中对于穿着服饰应给予足够的重视,不能因为自己的疏忽,而影响个人形象和企业形象。