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1、 往 来 管 理 制 度编制部门：财务部修订号实施日期2013年*月*日第37页共36页一、管理目的为加强公司往来款项的管理、提高资金使用水平，规避风险，及时清理不合理的资金占用，保护企业资产的安全、完整，根据会计法、企业会计制度等相关法律法规的规定，结合公司实际情况，特制定本制度。二、管理范围适用于公司及其关联公司的往来账款的核算及管理：包括应收账款、其它应收款、预付账款、应付账款、其它应付款、预收账款管理。三、管理内容 （一）往来账款按业务内容设置二级科目，并按往来单位或个人进行辅助核算。要求正确使用会计科目，做到往来单位明确、记账清楚、余额准确、账表相符，做好经办部门、经办人的登记，每月
2、终了列出分户清单，并及时提供给清缴部门组织清收或及时报账清算。（二）建立往来款项责任制，严格执行催款制度。经办人为第一责任人，经办人及经办部门应做好往来款项的登记备查工作，并定期和财务部核对，做到该收的资金及早收回，该付的资金合理支付。（三）往来款项应定期对账，并制定往来清理计划。1、公司关联各单位之间每月核对清理一次往来，发现问题及时解决，减少内部互相托欠债务，杜绝单方挂账现象的发生。2、公司外部往来款项每季度核对一次，查清拖欠原因，及时解决存在问题，责任部门应配合财务部门及时对应收款项进行清理回收，减少不合理占用和可能的坏帐损失。并配合财务部门做好催缴记录，定期及每年度终了对应收款项进行检
3、查，预计应收帐款可能发生的坏帐损失，并计提坏帐准备。3、往来款项核对结果必须形成书面文字记录，并把各种函证凭证装订成册，及时归档，方便日后查证。（四）对长期无人追索的款项应进行调查，确属不需付的账款，报请批示后，及时做账务处理。（五）建立备用金领用和报销制度员工因公需要借款的，必须填制借据，写明借款日期、用途、金额、还款期限，经批准可借支一定数额的备用金。员工出差借款的，还款期限为出差回来后十五天内。在还款期限内，员工没还清借款的，从工资中逐月扣除，并不得再借新款。财务部应根据制度规定进行定期清帐，每月末、季末、年末必须进行借款清理，发现问题及时上报，确实有难以清理的，由相关部门领导协助办理。
4、 （六）加强信息交流与沟通，公司高管、财务部门、相关业务部门及管理部门应定期进行交流，相互配合，上传下达，共同做好往来账款的管理工作四、往来管理流程及具体处理方法1：应收账款的流程及处理方法见下表步骤工作事项责任岗位事项说明应用表单1在外货款的确认销售会计根据企业会计准则，公司在完成产品发货后，根据合同约定确认对客户应收的在外货款。要求根据合同与销售订单分别确认，对于涉及融资销售业务的，需与融资销售合同一一对应。2付款客户1、收款条件的合同约束。为规范客户付款行为，需在合同中明确客户规范付款、信息反馈、开展对账的要求，保障公司权益，具体要求详见附件22、客户付款回馈要求。各单位应建立客户付款回
5、馈机制，建立短信、热线、网页等反馈渠道，发现营销代表的私下收款行为。具体要求详见附件33收款、登记台账代理商出纳1、公司实行销售收款责任制。主机销售以签订合同人为收款直接责任人，配件销售以出库订单责任人为收款直接责任人等。原则上，收款责任人不得直接向客户收取任何货款。具体原则详见附件12、为保证收取款项的有效与安全，收款人员需对收取的汇票、支票等进行审核，避免产生欺诈风险。审核要求详见附件54申请授权收款责任人一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序（详见附件6）营销代表、法制催款员、服务工程师根据客户的付款意向填写现金收款特别授权书申请单；二.仓管员配件销售收款授权程序（详见附
6、件7）1.在周末、节假日、下班时间，客户至库房要求现金购买配件，而出纳无法及时到达现场办理收款手续的，仓管员应逐单向出纳短信或邮件授权，在获得了出纳的同意以后（不得以电话等口头方式授权，需保留相关授权记录），方可办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。2、对无法逐一配备出纳人员的库房，应完善刷卡消费等收款手段，减少收现次数，如因客户服务因素需要收现的，需向分公司财务申请逐日批量授权，并在收现后当天将收款情况以备查表形式以邮件报送至分公司出纳处，销售收款授权书、仓管员收现申报表5审核并开具授权书出纳、财务经理1.代理商出纳根据申请书上所列客户名称、收款金额、收款类型等信息填制现金收款特别授权
7、书。2.分公司财务经理审核签字后，将授权书第二联盖上分公司财务章交给收款责任人作为授权凭证，将授权书第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，授权书第一联交财务经理留底备查。3、需借领授权书的，需填制申请单经分公司经理、分公司财务经理审核后领用空白授权书，空白授权书每月需核查一次，由出纳复核是否有遗失或缺页。4、授权书由事业部财务本部统一印制，并由分公司财务经理统一组织发放、开具、跟催、核销、注销。具体程序详见附件86收款并上缴款项收款责任人一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序1.收款责任人持授权书第二联及开具的收款专用收据至客户处收款，在收妥货款后向客户交付收据，在收到款项
8、当天将款项交回分公司财务部出纳处；2.分公司出纳员负责已开具授权书的跟催，如收款责任人因特殊情况当天无法及时交回的，其应立即以短信、邮件等方式（确保留下报备痕迹）向分公司财务经理与出纳报备。二.仓管员配件销售收款授权程序1.仓管员办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。2.仓管员在收取现金后应妥善保管，并在出纳或会计到岗的第一时间将款项上交，会计或出纳同时核对收据底联。3.对无法逐一配备出纳人员的库房，仓管员在收现后当天将收款情况以备查表邮件或短信的方式报送至分公司出纳处，在三天内完成现金上缴（通过银行向分公司收款帐号缴存），因特殊情况无法亲自缴现的，需委托他人按时完成缴存，并保管好缴存进
9、账单，以备检查。4.分公司出纳在完成批量电话授权后需每天收取并汇总（兼职）仓管员的收现记录，每天及时勾销仓管员已缴存的回款，并督促仓管员按期将款项上缴。7解款代理商出纳、会计、收款责任人收到回款后，出纳应登记收款统计表，并于当日下午5：00前将已收款信息发给会计。若客户直接将款项付至结算中心的，结算中心应于收款次日下午5点前将收款信息发送给代理商会计。代理商会计联系相关业务员，要求其确定与此款唯一对应的订单号、客户代码及发货日期、对解款结果签字确认。代理商会计应对收款责任人解款信息进行检查（是否符合解款原则，解款客户名称与付款客户名称是否一致），并编制解款表。8获取银行回单代理商出纳出纳应及时
10、获取银行回单，原则上所有回单需在收到款项24小时内从银行拿回，结算中心因回款银行较多，银行回单无法及时取回的，可先根据网银明细进行账务处理，但月底需补齐回单。9回款入账代理商会计代理商会计在收到银行回单及货款专干反馈信息当日完成账务处理；10在外货款催收、移交收款责任人1、根据客户欠款情况，公司需分别采取致函、上门催收、停止服务或停机、法务催收、专项行动等方式进行货款催收。具体措施参见附件92、在货款责任人发生变更时，必须执行货款移交程序，在分公司经理、会计监督下，经客户确认后完成货款移交。具体要求参见附件10货款移交表11往来核对收款责任人、稽核会计1、在外货款的对账分为内部对账和外部对账，
11、是保证在外货款准确与安全的关键手段。2、各单位必须推行定期对账及与循环对账工作，并由财务人员每月至少抽取5-10%客户直接面对面对账，每年至少循环对账一轮，同时执行分级核对、第三方人员对账、结果校验、结果回访等措施，并建立对账进度干预机制，避免对账工作的异常停滞，保证对账结果的真实、有效。3、各单位需拓展对账方式，清理客户信息，逐步推行短信对账，提升对账工作的灵活性与及时性。附件14对账函、对账登记表12申请核销坏账收款责任人为保证在外货款的真实，对客户已实质上无力清偿债务的情况下，可在准备好相关法律凭据后申请坏账核销。具体核销标准及凭据详见附件1213坏账核销审批董事长、财务管理委员会、董事
12、会1、坏账核销需经过申请、审批、执行、存档等环节2、审批权限：单笔金额在1万元以下（含1万元），由分公司总经理审批后执行；单笔金额在1万元以上（不含1万元），由董事会审批通过后执行，对涉及金额较大的货款核销，必要时可报董事长审批。3、具体流程要求详见附件11坏账核销申请审批表14坏账核销账务处理销售会计1、核销坏账：在坏账核销申请获得审批后，财务部依据申请单据、会议纪要及相关附件进行核销坏账的账务处理。2、建立坏账核销备查帐：财务部应指定一人负责跟踪坏账核销工作，核销时，需登记坏账核销情况登记表，内容主要有：客户名称、应收帐款类型、原确认应收帐款凭证号、核销原因、核销凭证号等，并在后续跟踪坏账
13、回收情况，进行相应登记与处理。3、已核销坏账收回时，先按收款金额恢复原已核销的应收帐款，再进行回款清账15货款分析销售会计、收款责任人在外货款分析要求参见附件132：预收账款与其他应收款，因根据业务发生的时间及时核销，按月清理。对于个人欠款部分，严格按照财务制度办理。每月10日清理个人欠款明细，按条件分类，主要分为：在职员工，离职员工，专项借支挂账。根据清理结果做出个人欠款风险分析表。每月15日以前由财务出具个人欠款确认表，由各责任人对金额及欠款明细进行核对，核对无误后签字确认，由财务部统一存档。根据账龄对欠款三个月以上的责任人发催款函进行催款（见附件15）。收到还款日起10个工作日内归还所欠
14、款项。（特殊情况除外如：与公司签订相关协议自购车，购房，董事长特批事项）3：应付账款，预付账款，其他应付款定期分析账款类型，确定付款顺序，在企业资金许可的情况下，尽可能先付有折扣的货款。业务部门做好备查登记工作，定期和财务部核对， 按公司资金授权体系，按规定程序和权限进行审批后，财务综合考虑资金情况予以统一安排。五、往来管理责任与考核：各在外货款管理部门应建立包括财务与业务体系的货款考核体系，将责任人员的绩效考核与货款管理结果挂钩，确保管控效果。对出现“往来不清、阴阳合同、挪用货款、配件管理混乱”等问题的进行一票否决。为保证对账工作的有序推进，对出现的未对账、未回函、差异不明等现象进行严格考核
15、，分别予以调减事业部考核利润、分公司承包利润及停止责任人的提成、提奖。1、 收款责任人回款反馈信息不真实、不准确的，考核200元/笔；2、 弄虚作假的，考核500元/次，情节严重的退回人力资源部；3、 未按时进行回款信息反馈，考核50元/次，回款确认原则进行回款反馈，解款信息反复调整、前后矛盾的，考核50元/次；4、 未及时反馈预收原因的，考核50元/笔，预收未及时提示转订单的，考核100元/笔；4、出纳无特殊原因未及时取回银行回单，每延迟一天扣5元，未按要求准时编制、发送收款统计表，考核10元/次；5、货款专干解款无相关依据的，考核50元/次；对已签字确认的回款随意调整，或无相关领导同意调整报告的，考核50元/次；因货款专干原因导致回款反馈不及时的，考核10元/次；未按时装订解款表的，考核20元/次；6、销售会计回款清帐不及时或清帐无相关依据的考核10元/笔； 对于预收账款应在业务发生时与应收账款及时对冲或收入实现时及时转销。附件目录：附件1：销售收款责任制附件2：销售收款条件的合同约束附件3：回款确认管理流程
