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1、原市住宅发展事务中心（含鹿丹村改造工程）档案整理扫描服务项目招标书 深圳市住房保障署2018年1月原市住宅发展事务中心（含鹿丹村改造工程）档案整理扫描服务项目招标书1、 项目背景深圳市住房保障署于2016年4月经深圳市机构编制委员会批准，依法登记成立，主要职责为贯彻执行住房保障、人才安居法律法规和政策，具体实施住房保障规划和计划、保障性住房租售管理以及住房制度改革措施等工作。本项目拟对深圳市住房保障署原市住宅发展事务中心（含鹿丹村改造工程）档案进行整理及数字化加工，实现档案信息资源共享，便于查询利用和开展公共服务。2、 项目服务内容通过专业人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的
2、排序、组卷、编号、著录、扫描、装盒入库等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。需整理的档案为深圳市住房保障署原市住宅发展事务中心（含鹿丹村改造工程）档案。档案整理工作的场地、办公桌椅、水电由采购方承担；主要设备（工作电脑、高速扫描仪、打印机、复印机等）以及设备的维修与耗材、部分档案整理用品等费用均由中标方承担。具体服务档案包括：序号档案类型预计数量预计每卷页数预计总数量加工服务内容备注1鹿丹村个人档案1150卷100页115000页整理+扫描：整理（分类、合并后期资料）、制作及打印卷内目录、扫描、图像处理、影像质检、装订、装盒、填写外盒档案号、入库包含耗材2鹿丹村个人档案1150卷1
3、150卷登记：登记房产证权属份额3工程档案（含鹿丹村和其他工程项目档案）1400卷100页140000页整理：整理（分类、排序）、制作及打印卷内目录、装订、装盒、制作正侧面盒贴纸4基建档案1300卷1300卷制作及打印盒目录（档案号、案件集及文件 集信息）、外盒正侧面填写档案号5档案搬迁3850卷3850卷下架、装箱（外箱贴标识）、运输、上架，部分需整理档案（約800卷）在莲花大厦二楼，需下架搬迁至梅山苑库房统一整理。含包装纸箱6档案盒1500个1500个规格：4cm注：预计数量仅为初步估计，合同执行的最终结算数量以实际结算为准。（一）服务工作流程1档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记
4、移交清单；对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。2著录：案卷级信息及文件集信息著录，编档号（依照采购方提供的档号标准规范），制作卷内目录并打印。3排序：遵循卷内目录的形成规律，保持资料之间的有机联系，确保资料的完整性，发现资料有缺失的，应要求采购方补齐资料；根据卷内目录的顺序排列资料，便于保管和利用。4组卷：包括拆钉、粘贴、盖章、装订、填写打印封皮等环节。中标方应严格按照归档文件整理规则(DA/T22-2015）进行整理。5扫描：包括档案的扫描处理、图像处理、完整性核对、清晰度调整等环节。6总体检查：检查档案实体与电子扫描文件内容是否一致；7装盒入库：将档案装入档案盒，并填写
5、档案盒封面、背脊及备考表等项目。依照采购方要求，实体档案打包运移至指定库房，在档案入库前做好移交手续，按照档案类别的顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。（二）扫描图像质量要求扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。3字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。
6、4图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。（三）档案装订要求档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。3对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。（四）档案装具、卷盒要求采购方现有存量档案盒及档案皮提供中标方使用，根据项目使用情况及库房存量决定具体采购数量，项目中分项报价预报采购单价，总价中不做累加费用。中标方提供的档案卷皮、卷盒等，需符合国家档案局无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板(DA/T24-2000)的
7、标准，其他装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。其中卷皮和档案盒须采用防虫、防潮、防霉、防腐无酸纸。（五）主要设备及工具耗材要求1工作电脑、高速扫描仪、打印机、复印机等由中标方提供，具体数量由中标方根据工作量自行考虑。上述设备在项目完成后，需由采购方进行处理并删除所有档案存储信息后方可带离工作场地，否则不得擅自处理及带离工作场地。2设备所需工具耗材由中标方提供，且须符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；设备维修费用由中标方承担。3中标方应按采购方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，同时负责数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。4档案整理所需档号章、数字印章和页码机等专用材料由中标方提供，但
8、其规格、编排必须符合深圳市档案局的要求。（六）数字化上传要求档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据由本地上传到指定服务器。档案数字化加工应用管理软件由中标方提供。（七）报价要求1投标单价：本项目投标单价为档案整理或扫描单价，档案整理、扫描以实体档案卷数、件数、扫描页数为准。2投标方所提交的报价详细构成必须满足以下要求：1）明确各类档案的整理或扫描单价。2）预计数量仅为初步估计，合同执行的最终结算数量以实际结算为准。3）投标方所报的各类档案整理扫描的单价应包括（且不限于）直接费、间接费、运输费、各种管理费、利润以及税金等全部费用。投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。4）档
9、案单位（卷）定义：一次业务办理过程中一户资料为一卷，一次业务办理有一个业务编号，一个业务编号下可能有一户或多户资料。5）报价币种为人民币。报价明细表序号档案类型预计总数量单价小计备注1鹿丹村个人档案115000页包含耗材2鹿丹村个人档案房产证权属份额登记1150卷3工程档案140000页4基建档案1300卷5档案搬迁3850卷含包装纸箱6档案盒1500个7数据接口导入1项8合计3、 项目服务价格上限要求本项目服务的控制金额为￥200000元（大写：人民币贰拾万元整）以内，投标人的报价不可高于控制金额，否则其投标文件视同无效。4、 对项目服务的要求（一）中标单位的服务期限为签订合同之日起一年内。
10、（二）中标单位应有按时完成本服务项目所需的充足人力及其它资源保障。（三）本项目禁止进行分包、转包或者拆分。（四）本项目最终成果验收合格的标志为：深圳市住房保障署出具项目验收报告。（五）中标单位有为采购方保守秘密的义务。（六）项目依据及参考标准1中华人民共和国档案法。2归档文件整理规则(DA/T22-2015）。3档案著录规则(DA/T18-1999)。4深圳经济特区档案与文件收集利用条例。5纸制档案数字化技术规范（DA/T31-2005）。（七）档案整理安全保密、规范性要求将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购
11、方签订保密协议（承诺书）。1安全保密性：档案整理场地由采购方提供，所有档案资料必须在指定地点进行整理，不得将相关档案搬离指定整理场地，保持资料的完整，档案内容不得外泄。2规范性：在采购方提供整理、扫描的环境中，中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守采购方的相关档案管理制度，在档案的整理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。3中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体
12、如下：（1）外泄档案内容、经查实一次处罚5千元；损坏一件档案承担违约金1万元；丢失档案一件承担违约金2万元。（2）中标方因对档案直接或间接造成的损坏、遗失或内容外泄等对采购方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。（3）以上情况出现，采购方有权解除合同。5、 投标人资格要求（一）投标人不得有任何外资（包括港、澳、台资）背景，非深圳公司须在深圳有合法注册的分支机构。（二）必须先行注册为市政府采购中心的供应商，具有独立法人资格； （三）经营范围涉及软件技术开发和档案数字化加工 提供营业执照扫描件（由于新版营业执照未体现经营范围，如提供新版营业执照，还需同时提供体现自身许可经营信息的
13、网页查询截图）；（四）投标人须无违法违规行为，无行为处罚、惩戒等不良执业记录及不良反映，业内拥有良好的声誉（提供承诺函）；（五）本项目不接受进口产品投标，不接受联合体投标。6、 定标办法及原则本项目定标采用一次票决法。7、 投标单位需提供资料（1）投标书（附件1）（2）报价一览表（附件2）（3）资格证明文件：营业执照、税务登记证、组织机构代码证或机构信用代码证等资质文件复印件，并加盖公章。（4）法定代表人证明书（附件3）（5）法定代表人授权委托书（附件4）（6）投标人情况介绍（格式自定）：包括公司基本情况，以及其他业绩证明材料，可提供相应案例合同关键页或中标通知书复印件并加盖公章。（7）承诺函
14、（附件5）以上所有资料，均需加盖单位公章并密封包装，封口处应有法定代表人或其授权代表签字并加盖单位公章；封面注明投标单位的名称、地址、联系人及手机号码。8、 废标条款符合下列条件之一，即可定为废标：1、报价文件无投标人盖章，无法定代表人或法定代表人授权代表签字或盖章的。2、投标文件未按规定的格式填写，内容不全或关键字迹模糊、无法辨认的。3、投标人递交两份或多份内容不同的投标文件，或在一份投标文件中对同一招标项目报有两个或多个报价，且未声明哪一个有效的，按招标文件规定提交备选投标方案的除外。9、 流标情形符合下列情形之一，本次招标流标，需重新招标。1、符合招标文件规定并作出实质性响应的供应商不足三家。2、投标报价均超过了采购预算。3、采购任务取消。附件（投标文件参考格式）1.投标书致：深圳市住房保障署 根据贵方为 的投标邀请，签字代表（姓名、职务）经正式授权并代表投标人（投标人名称、 地址 ）提交：一、投标文件（正本壹份及副本叁份）：包括但不限于以下文件：1、投标书2、报价一览表3、资格证明文件4、法定代表人证明书5、法定代表人授权委托书6、投标人情况介绍7、承诺函据此函，签字代表宣布同意如下：1、所附报价表中规定的项目服务
