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1、档案管理制度 1 目的为规范公司（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案的作用，更好地为生产经营服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和国家档案局颁发的有关标准、条例、规定的要求，结合公司具体情况，制定本制度。2 适用范围本制度适用于公司本部，公司所属单位可参照执行。3 档案管理原则公司的档案按照集中统一管理的原则，由总经理工作部负责管理公司各种门类和载体的档案。4 文件的形成和归档4.1根据国家法规和档案部门的规定，公司在生产、经营、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种门类和各种载体的文件材料，按其职能范围，由各部门的专（兼）职档案员负责积累，整理归档。各类档案
2、凡有电子文件的，电子文件一并归档。4.2文书档案的归档时间在次年3月底以前，各部门专（兼）职档案管理人员每年一季度应将前一年的文件材料收集齐全、完整，按规定和要求填写移交清单及时向档案室移交归档，个人不得私自保存。4.3科技档案的归档应在工程竣工验收后三个月内完成，科研档案按年度向档案室移交。基建工作在立项时，要指定专人负责做好文件材料的收集、积累和保管工作，按阶段及时整理，并按有关规定和要求移交归档。4.4合同档案在合同签订之后即时归档，移交方制作移交清单一式两份，列明合同标题、签订双方及签订时间等,交接双方签字移交。4.5每年形成的会计档案，由财务部门按照归档要求负责整理立卷，装订成册，编
3、制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年。期满之后，由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。4.6需要保密的审计资料，监察、信访等案件档案，应由有关部门按要求立卷归档，进行封存后移交档案室保管。4.7声像、实物档案的归档工作应根据声像、实物档案本身的保存价值，在形成一个月之内进行归档。5 文书档案管理5.1文书档案是指职能管理部门在各项活动中形成的、具有保存价值的各类文件材料。5.2应归档的上级机关及其它单位的文件材料5.2.1上级单位颁发的属于本单位主管工作并要执行的文件，以及普发性的非本公司主管业务但要执行的法规性文件;5.2.2上级单位召开的需
4、要贯彻执行的会议主要文件材料;5.2.3代上级单位草拟并被采用的文件最后草稿和印本;5.2.4上级单位领导视察、检查本单位工作时的指示、讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。5.2.5同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件。5.2.6下级单位报送的重要请示、计划、总结、报告、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料。5.3本单位形成的应归档的文件材料5.3.1本单位党、政、工、团以及各项业务管理工作中形成的文件材料；5.3.2本单位召开的工作会议、党组会议、董事会会议、领导班子碰头会、总经理会议、办公会议、民主生活会以及公司领导主持召开的各种重要的专业会议的
5、文件、材料和会议记录等；5.3.3本单位颁发的及与有关单位联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件修改稿；5.3.4本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件；5.3.5内容重要的来信、来访材料、领导的指示及本单位处理形成的记录、调查处理报告、统计分析材料等；5.3.6本单位领导在公务活动中形成的重要文件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的经文书处理登记的文件材料；5.3.7本单位及其职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；5.3.8本单位各部门重要的签报，以及领导批示；5.3.9本单位人员到其它单位调查研究形成的各类调研材料、报告及外出会议带回的与本
6、单位有关的文件材料；5.3.10本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、组织机构变化等文件材料；5.3.11本单位（包括上报和批复）干部任免、调配、培训、奖惩、评定职称、聘任、调资晋级、职工名册、党员名册、纪律检查等文件材料；5.3.12本单位的历史沿革、大事记、反映本单位重要活动事件的简报等；5.3.13各种外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；5.4总经理工作部于每年12月下达次年度文书档案归档计划，组织各部门进行文书档案的收集、整理、移交等工作，按照收发文登记核对，归档率应达100%。5.5各部门在向档案
7、室移交档案之前，应编制档案移交清单，一式两份经交接双方在清单上签字后保存备查。如发现整理不符合要求或不齐全情况，档案室拒绝接收，应重新收集整理后，再行归档。5.6按照归档范围的要求,归档的文件材料种类、份数以及每份文件均应齐全完整，有分管领导和经办人签署及办毕日期等字样。5.7归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。5.8归档后的电子文件的内容应与纸质文件的内容完全一致，且不能被删除或非法改动。5.9归档文件按照装订、分类、排列、编号的方法进行整理5.9.1装订5.9.1.1归档文件应按件装订；5.9.1.2装订时，
8、正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，正文在后。5.9.2分类5.9.2.1不同年度的文件，应分开排列；5.9.2.2“年度”的确定，应遵循以下办法：一般的文件材料，放在其形成的年度；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，放在结案的一年。5.9.2.3将同一年度的收文和发文分开，收文按不同保管期限排序即：年度保管期限文件序号（件号）。发文首先分机构，同一机构下发文分不同保管期限排序，即：年度机构保管
9、期限文件序号（件号）。5.9.3排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件字号排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.9.4编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上方加盖档案号章并填写相关内容。6 科技档案管理6.1科技档案的内容6.1.1公司工程项目前期综合文件、基本建设项目设计文件、工程管理文件、工程施工文件、工程竣工文件及竣工图等；6.1.2公司科学技术研究成果申报、鉴定、评审、推广等文件资料。6.2基本建设项目的档案资料工作要与建设项目工程同步，要有专人负责。项目申请立项时，即开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目进行时，档案室派人指导完成文
10、件材料的归档；项目竣工验收时，档案室专人参加验收工作。6.3归档的范围和期限按照基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表执行。移交的资料要求完整、准确、系统，能准确地反映出工程项目的真实内容和历史过程。6.4 归档的文件材料和图纸按照科学技术档案案卷构成的一般要求进行认真整理、立卷并输入计算机管理，保证案卷的质量。6.5档案室在接收移交资料后，应进行科学分类整理，编制科技档案目录，以便查找利用。6.6对收集归档的科技文件要进行价值、密级和质量鉴定。要及时调整保管期限和做好剔除、销毁工作。6.7上架的案卷其组卷、编目、卷皮规格及其制成材料的质量都要符合档案的要求。在确定案卷的标题时，应做到简短、
11、概括、明确，切忌含糊笼统。6.8移交单位编制档案移交清单，经交接双方在清单上签字后保存备查，对不完整不齐全的归档材料，档案人员有权要求业务部门配合，设法收集补齐，否则档案室不予接收。7 合同档案管理7.1合同档案的收集应包括合同（正本）和电子版本、合同审批表（原件）、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。7.2合同档案由合同主管部门编号、管理，合同承办部门应负责将合同（正本）及其电子版、合同审批表（原件）在合同签订完毕后送公司档案管理部门归档。7.3合同档案要分类并设立专柜存放管理，编制合同档案目录以备查找利用。8 会计档案管理8.1会计档案的管理，严格按照财政部财会字199832
12、号文下发的会计档案管理办法规定执行。8.2会计档案收集归档范围8.2.1会计凭证（包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等）；8.2.2会计账簿（包括日记账、明细账、总账、固定资产账等）；8.2.3财务报告（包括月、季、年度会计报表等）；8.2.4其它会计资料、财务有关文件（包括工资计算表、发票、收据存根、移交清册、销毁清册等）。8.3会计档案保管8.3.1各类会计档案由财务部门负责保管一年后，移交档案室保管。归档的文件、账簿、报表、会计凭证、工资名册等必须装订成册，编制移交清册。册数齐全、经办人签字后方可移交；8.3.2档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当
13、会同财务经办人共同拆封整理，做好记录，以分清责任；8.3.3会计档案应分年度、分类编制目录，按顺序排列存放，做到查阅方便，摆放整齐，经常清点，保证档案资料的完整无缺，严防毁损和泄密。9 声像档案管理9.1声像档案是指在生产、管理工作中形成照片（包括底片、反转片）、影片、录音、录像资料等，有外事接待、领导视察、重要会议、重大事件、事故、工程等内容，各部门应按以上类别和重要程度，及时向档案室归档。9.2归档时要标注声像档案的时间、地点、人物、事件、摄录者等相关信息。档案室按类别先后顺序排列归档，并按有关要求进行保管。10 实物档案管理10.1实物档案是指上级或同级单位颁发本公司的各类奖品，或著名人
14、士为本单位题词作画以及各类证件等。奖品分奖旗、奖杯、证书、奖牌、奖章等五类，名人题画分为签名留念册，领导人题词和名人书画三类，证件主要是指营业执照及其它证件等。10.2实物档案每一件为一个保管单位。各部门应及时制作移交清单并归档。档案室根据有关规定，做好实物档案的管理工作。11 档案资料查阅利用管理11.1凡本公司的职工，均可在档案室或办公自动化网络上查阅与本部门业务范围有关的档案信息资料。11.2查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经公司分管领导批准，专人负责查阅。11.3文书、科技档案原则上只能在档案室阅读使用，不得外借，如确因工作需要，需经公司总经理工作部负责人批准。11.4调阅会计
15、档案、本单位人员查阅会计档案，需经公司财务部负责人批准。11.5档案资料一般不得借出室外，不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道填字，涂改、损坏文件。11.6 外单位查阅档案一律凭单位介绍信，经公司总经理工作部负责人批准方可查阅。11.7利用档案的人员要填写档案利用效果登记表，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。11.8档案管理工作人员应结合公司生产经营管理工作的需要，在有关部门的支持下，开展文件汇编、大事记、深层次编研等各种信息服务工作。11.9档案管理纳入办公自动化系统，要利用办公自动化系统，作好档案信息资源的开发利用工作。12 档案监督指导管理总经理工作部是公司档案的归口管理部门。12.1对公司文书、业务部门文件材料的归档移交工作，进行业务指导并组织业务研讨。12.2对公司所属单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展业务协作、交流活动。12.3开展重点工程建设项目档案管理工作，在项目申请立项时，要有专人负责文件材料管理指导工作，项目竣工验收时，档案室派专人参加，促进文件材料的归档和验收工作。13 档案的鉴定和销毁13.1根据国家有关部门的规定，本公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、
