《第二章节第一节事务管理课件幻灯片》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第二章节第一节事务管理课件幻灯片（61页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第二章 事务管理,第一节 办公环境管理 一、保持工作环境整洁 （一）相关知识 1.办公环境的构成要素 硬环境：空气、光线、色彩、声音、空间、绿化。 软环境：人际环境、气氛环境、工作作风。 软环境的要求：（1）改善人际环境（2）提高个人素质。,2上司工作环境的要求 上司工作环境是指上司的办公室、办公间以及上司使用的办公设备和用品。要保持地面、台面、电脑、办公设备、家具等处的清洁、整齐。 3个人工作环境的要求 个人办公区是指秘书人员自己的办公室、办公间以及直接用于个人办公的设备和用品。 (1)保持清洁。保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁。,(2)保持美观。经常保持办公
2、桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散物品，不放置个人的生活用品。 (3)经常消毒。电话按键和听筒、电脑键盘要经常用酒精棉消毒。 (4)及时清理。来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性口杯应及时清理。 (5)经常检查。保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况。 (6)及时整理，固定存放。报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理，摆放到文件柜等固定地点存放。 (7)下班前检查。每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭，抽屉、柜门等是否上好锁。,(二)案例,秘书初萌每天上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得
3、干干净净、有条不紊，她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。 秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。 秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东
4、查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。,(三)工作程序,1保持你所参与的公共区域整洁 (1)要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。 (2)正确使用并维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。 (3)对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。 (4)注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。,2
5、保持你上司工作环境的整洁,(1)经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。 (2)每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。 (3)经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。 (4)对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机；对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。 (5)上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。 (6)经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行修理，
6、时刻保持良好的状态。,3整理个人工作环境,(1)办公桌的必备物品及其整理 电话：放在触手可及的地方 电脑：不让待复信件、报告或者备忘录覆盖键盘，不在电脑屏幕周围贴小纸贴。 参考书：常用的放在桌面或容易存取的抽屉中，较少使用的放到书柜里。 文具用品盒 ：放入伸手可及的文具盒内。 文件夹 ：将文件按需要程度分类，相应存档 办公桌抽屉 ：有序存放物品。,(2)整理办公桌的技巧 将不常用的东西转移到其他的地方。 清理过期的文件。 注意你的电脑显示器。 充分利用办公空间。 清理旧的阅读材料。,二、恰当放置物品,(一)相关知识 1常用个人办公物品 (1)纸簿类(2)笔尺类(3)小装订类(4)归档用品 (5
7、)办公设备专用易耗品等。 2常用公用物品 (1)公用文件及文件夹。 (2)公用办公用品柜。 (3)公用电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等。 (4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志等。,(二)案例,公司行政办公规范管理制度.doc (三)工作程序 1恰当放置个人物品 (1)自用的办公文具、用品、零散物件应有序的放在抽屉里，按照使用频率及使用习惯安排。 (2)常用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夹应存放在文件柜里。 (3)专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，右手记录留言。 (4)电脑、打印机等用电设备宜放置在一起，便于
8、电源接线和管理。,2恰当放置公用物品 (1)文件柜里的公用文件夹应整齐有序地摆放，取用后要放回原位置，方便他人再用。 (2)公用办公用品柜的物品也要放置规范，通常重的、大的放下面，轻的、小的放上面，且摆放有序，便于取用，并做到用后归位。 (3)一些常用的公用物品，如电话号码本、航班表、火车时刻表、字典等按办公室要求放在柜子里或书架上，注意用后放回原位，不给他人带来不便。 (4)接待区为访客阅览的宣传品、资料以及报纸杂志应整齐的摆放或码放，并经常整理，保持接待窗口的良好对外形象。,(四)注意事项 1要及时、安全、恰当地处理剩余物品。 2协调处理工作场所出现的问题。,三、合理布置办公室,(一)相关
9、知识 1布置办公室的基本要求 (1)采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。 (2)使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。 (3)使同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。 (4)将通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。 (5)将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。,(6)应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。 (7)主管座位应位于员工座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。 (8)自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。勿使职员面对窗户、
10、太靠近热源或坐在通风线上。 (9)装设充足的电源插座，供办公室设备之用。 (10)常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。,2办公室布置的三大原则 (1)有利于沟通 (2)便于监督 公司内部监督的主要特点是：第一、内部监督是一种日常监督。第二，内部监督具有双向和多维监督的特点。第三，内部监督是一种内部力量的约束。 (3)协调、舒适,3办公室布置的具体要求 (1)办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。 (2)各座位间通道要适宜，应以
11、事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。 (3)领导者应位于后方，以便监督，同时不因领导者接洽工作转移和分散工作人员的视线和精力。 (4)光线应来自左方，以保护视力。 (5)常用设备应放在使用者近处。 (6)电话最好是5平方米空间范围一部，以免接电话离座位太远，分散精力，影响效率。 (7)办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。,(二)案例 第二章教学案例.doc (三)工作程序 办公室布置的程序如下： (1)对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 (2)列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办
12、公所需空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。一般而言，每人的办公空间，大者3m210m2，普通者1.5m28m2即可。 (3)根据工作需要选配相应家具、桌椅等，并列表记载。 (4)绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 (5)对设备的安放提出合理建议。,四、营造健康、安全的办公环境,(一)相关知识 1安全常识 (1)学法懂法，树立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。 (2)上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度，并自觉地遵守执行。 (3)主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除。 (4)发现工作场所有异常情况或险情时，应立即准确、清晰
13、地向主管报告。 (5)按照设备安全操作规程操作设备，识别运行中存在的隐患，在职权范围内排除。 (6)发现设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表”。,2办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 (1)地、墙、天花板、门、窗中的隐缓，如离开办公室前不锁门。 (2)室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼。 (3)办公家具方而的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作。 (4)办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露。 (5)工作中疏忽太意造成伤害的隐患，如站在带轮的椅子上举放物品。 (6)工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃
14、板上。 (7)火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，在灭火器前堆放物品。,3.健康安全办公环境的基本要求,(1)办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基本装修。 (2)光线应充足，局部照明要达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算机屏幕的反射。 (3)湿度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16。 (4)布局应注意通风，保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区。 (5)办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作舒适。,(6)办公室噪音要低，可利用屏障、地毯、设备隔
15、音罩减少噪音。 (7)办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面、座椅、各种存储设备及必要的锁等。 (8)办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的电话、计算机、文具及公用设备和物品。 (9)办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示。 (10)办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。,(11)办公室提供饮水并符合健康、安全要求。 (12)办公区或办公室设置急救包，并定期更换。 (13)建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。 (14)室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。 秘书在对办公
16、环境和办公设备进行安全方面的检查时，可以对照上述各项。,(二)案例,(1)天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示，参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。在周末的工作会上，行政经理表扬了钟苗，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好工作环境的风险防范。 (2)华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选票用碎纸机处理，就在她操作的过程中，一不小心戴在胸前的长丝巾卷入了碎纸机，虽然她立即关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守设备安全规程操作的后果是极危险的。当晚下班前，行政经理以此事为例向所有员工再次强调一定要遵守设备安全操作规程。他说，如果今天卷进去的不是丝巾而是披散的长发，那真是让人后怕呀!,(三)工作程序,(1)确定安全检查周期，定期检查。企业办公室在进行安全检查时要做到确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查。 (2)发现隐患，立即报告、排除，在职责范围内排除危险或减少危险。 (3)发现个人职权无法排除的危险，有
