会议的定义与会议的功能

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1、智汇文集 知识型组织的会议之道 1 智汇文集之 知识型组织的会议之道 会议之道 天天开的会，你从这个角度看过吗？ 会议解剖：一场会议的召开 企业外会议：早朝 / 兰亭集会 / 开国大典 常设机构：党委会 / 董事会 / 议会 会议技巧： 联想集团的罚站一分钟制度 开会的学问 模板：给你模板绘出你的会 智汇文集第二辑 智汇文集 知识型组织的会议之道 智汇文集 知识型组织的会议之道 23 目录 焦点 会议之道 04 综述 一次会议的全程解剖 13 典型和非典型会议 企业外那些形形色色的会议 16 会议技巧 如何开好你的会 42 会议模板 给你模板绘出你的会 56 一场会议的召开 早朝 / 孔明江东

2、舌战群雄 / 会稽大会 / 鸿门宴 / 渑池赴会 / 兰亭集会 / 七千人大会 / 学术会议 / 记者会 / 圆桌会 / / 开国大典 / 联合国大会 /TED 大会 联想集团的罚站一分钟制度 站着开会腰不疼 乔布斯怎样开会决定公司未来最重要事情的？ 拉姆 查兰：通用电气是如何开会的？ 开会的学问 年会发言 5 个有用的提醒 高层会议如何高效 公司会议管理制度模板 会议纪要范文 会议邀请函模板 会议议程模板 主编 Editor in Chief 尚化十巷 编辑 Editor 小敏 推广 Marketing 张猛 特别鸣谢 Thanks 莜莜 艳艳等 第二辑 2012 年 01 月 01 当会议

3、成为常设机构 党委会 党委会的工作方法（毛泽东文章节选） 董事会 万科董事会议事规则（节选） 改造董事会（节选） 议会 美国人的开会规则 罗伯特议事规则简介 美国制宪会议记录辩论（上下）简介 民权初步简介 会议的定义 / 会议的功能 / 会议的类 型 / 生旦净末的角色 这些会议 17 27 智汇文集 知识型组织的会议之道 智汇文集 知识型组织的会议之道 45 会议之道 你一定在想这年头还有没开过会的人吗？理论上说应当是没有。学 生时代开个班会；毕业了有毕业典礼；上班有员工大会、计划会、 总结会、年会、展会各式各样；天天新闻上的国会议会，前段 时间还结束了个关于世界气候的德班大会。那么一数，会

4、议真是充 斥了每一个时段每一个角落，涉及到方方面面的议题。 先跳出这些花花绿绿的名字，去其叶，看其根。 Meeting 如您需要 Word 版本或更多相关资料，请用企业邮箱发送至 写明所需资料索取 更多信息请访问：http:/ 会议不外乎这几种定义：1. 集合三人以上相与议事， 并遵循一定的议程， 所举行的一种集会；2. 商讨并处理重要事务的常设机构或组织。会议人类是发展诞生的产物，从一开始原始社会中商讨猎 物的分配，到聚众集会的信息交流，到今天这形形色色的各种大会小会纷繁众多，会议的发展也经 历了由小到大，由简入繁的过程。但看其本质，不外乎一为议事，二为机构。会议承载着重要决策 诞生、意见

5、沟通交流的渠道，它是人类社会的一种社交、公关、政治、意见交流、讯息传播及沟通 的活动，由两位或多位人士参与。会议是一种社会科学，也是一种人文艺术，成功与失败，在于与 会者及各方的诚意及能力。 单观“会”及“议”，辞典中就有若干解释。 会： 1. 本意会合：合也。说文 2. 晤见：时见曰会。周礼太宗伯 与燕王会境上。史记廉颇蔺相如列传 3. 业务、社交或其他性质的集会：会论虞常。汉书李广苏建传 又如：晚上有个全组会；开会；欢迎会；欢送会；会文（兼含观摩、竟赛、考试等多种功能的 写作集会）等等。 4. 为一定的目的而成立的团体或团体组织：帮会；学会；耶稣会；董事会；理事会；同学会；同 乡会；会同馆

6、（明代接待各国使者的地方）等等。 议： 1. 本义商议、讨论：议，语也。说文 / 议，谋也。广雅 2. 议处；议罪：因为诬上。卒从吏议。司马迁报任安书 3.议论， 特指议论政事：故圣人议多少论厚薄为之政。 韩非子五蠹 / 大功言而不议。 礼记闲传 4. 意见、看法、判断或评价：不复料其虚实，便开此议。资治通鉴 5. 又如：议计（意见和计策）；议论风生（比喻能言善道，语辞生动有味） 纵观其意，会议在集思广益的重要场合中，通过面对面的交流，最终在人们心中产生影响，达成 共同目标、行动指南，在这个过程中往往伴随着一定规模的人员流动和消费。 现实生活中，许多人因为不理解“会议”的真正内涵，或者是对会议

7、和会议相关的知识缺乏了解， 所以总是频开效率低下的滥会而不达目的。会议是一种管理工具，一般人对它有着热衷与厌恶两种 极端的态度。热衷会议的人强调会议的必要性，认为会议不可缺少，并且能够举出许多冠冕堂皇的 理由，来维护自己的观点，厌恶会议的人则将会议看作是浪费时间与浪费精力的一种活动，并也能 够举出许多耸人听闻的的理由来支持自己的见解。其实，会议是有它特殊的功能和涵义的。 开好各类不同的会议是大多数公司决策的中心环节。据专家估计，很多公司多达 75的行政时间 用于面对面的交换意见。没有这些交换意见，企业就不可能运转，但是许多会议的时间比需要为多， 而成果比应得为少，其结果，是公司付出的代价过高。

8、无可置疑，有许多企业的会议可以不开。但是， 考虑到组织机构中面对面交换意见的重要性，答案不是要少开会，而是要开高效率的会。 会议的定义 智汇文集 知识型组织的会议之道 智汇文集 知识型组织的会议之道 67 我们可凭便条、 备忘录、 甚至正式的书面报告从事信息的交流。 这样做， 显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有 时不一定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开 会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中，主席不但能当面澄 清与会者的疑问，而且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解 与兴趣。 召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以 请

9、求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他 的人了解这种信息，你也可将它复印然后分发出去。其次，可通过个 别约见有关人士，当面向他们收集信息。这样做效果极佳。 当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授 权给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时 主管希望获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请 部属共商问题、解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且也能表现 出对协商解决的热情。 当一位主管准备将既定的政策传达给部属的时候，他可以采取三种途 径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、凭开会宣传。 书面宣传虽然最符合经济原则，但

10、却不如面对面个别宣传那样有说服 力，因为若采用面对面方式，则主管可根据每位员工特点以调整其宣 传方式。至于接受会议形式与否，最主要考虑在与会者之间的交流是 否足以产生良好的说服效果。 假如主管认为交流有利于说服效果提高， 则采用开会宣传方式；但若主管认为可能导致与会者矛盾，则宁可采 用面对面个别宣传或书面宣传方式。 由于人力开发重要性已被企业界所确认，因此员工的培育训练也越来 越普遍。大多数企业除采用专门会议的方式，为其员工实施培育训 练除却一般所谓的会议培训之外，尚可采取以下五种措施：（1） 指定员工阅读书刊。（2）要求参加函授课程。（3）主管或其他有训 练专长的人，为员工进行个别指导。 （

11、4）派遣员工学习外界训练课程。 （5）以“企校联合”方式，派遣员工到教育机构进修。 会议的功能 为什么要开会？不外乎解决问题传递信息。知其 用，才能知其所以用。 提供信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 1 2 3 4 5 股东大会 决定公司的最高执行方针，选出董事、监事人选、审议股份公司的重 要报告、方案和对公司的重大业务事项进行决议、修改股份公司章程。 一般来说，股份制企业每年要召开一次股东例会或股东代表会。会议 的筹办工作由企业秘书部门承担，通常会前三到四个星期将例会的书 面通知邮寄给每一个会议代表，并承担会议服务工作。 董事会议 由股东大会选举出来的董事监事构成，是股份公司的常

12、设领导机构， 是股东大会和股份公司章程所赋予业务的决策机构。会议主要决定举 行股东大会的时间，代表董事的选任，新股发行等重要事项。股东例 行年会和董事会议董事会也分例会和特别会议。董事会的例会可不寄 发书面通知，但企业秘书人员必须事先用电话通知，提醒参加会议的 董事按时到会。重要的董事会议发书面通知，也是必要的。对于参加 特别会议的董事，还要印制一份董事名单、不管他们是否出席，都应 将书面通知和名单寄发给参加会议的董事，并请对方寄回是否能出席 的回执。 头脑风暴 所谓头脑风暴 (Brain-Storming)，最早是精神病理学上的用语，指精神 病患者的精神错乱状态而言的。而现在则成为无限制的自

13、由联想和讨 论的代名词，其目的在于产生新观念或激发创新设想。 头脑风暴法有可分为直接头脑风暴法（通常简称为头脑风暴法）和质 疑头脑风暴法（也称反头脑风暴法）。前者是在专家群体决策尽可能 激发创造性，产生尽可能多的设想的方法，后者则是对前者提出的设 想、方案逐一质疑，分析其现实可行性的方法。 采用头脑风暴法组织群体决策时，要集中有关专家召开专题会议，主 持者以明确的方式向所有参与者阐明问题，说明会议的规则，尽力创 造在融洽轻松的会议气氛。一般不发表意见，以免影响会议的自由气 氛。由专家们“自由”提出尽可能多的方案。 会议的类型 为什么要写会议的类别，其实是一种学习。各 种会议的目的、功能、进行方

14、式。让你看看， 哇塞，还有那么多会啊！其实更是不止那么多 会，还有更多更多，大千世界无奇不有，更何 况会呢！人们的聪明才智创造出了那么多会议， 真是一件很有意思的事情。 智汇文集 知识型组织的会议之道 智汇文集 知识型组织的会议之道 89 决策性会议 决策性会议就是由特定管理人员组成的，对特定的问题作出决策的会 议。决策性会议的功能在于解决“干什么”和“怎么干”，是人类会 议活动的一个最主要的会议类型。决策性会议有两个鲜明特征：第一， 凡参加会议的人员必须是该会议的法定组成人员（并达到法定人数）， 如需临时指定列席人员，则必须由会议组织者或会议主持人确定，且 列席人员不能直接参与决策行动（即没

15、有表决权）；第二，会议决策 的对象必须是本会议职权范围之内的事，对超出会议职权范围以外的 事项，会议无权进行决策。在实际工作当中，如部长办公会、厂长办 公会、董事会、经理会等即属这种决策性会议。 沙龙 沙龙是意大利语 , 原意为大客厅 , 进入法国后引申为贵妇人在客厅接待 名流或学者的聚会。18 世纪以后，沙龙谈论的话题更为广泛，不仅有 文学艺术还有政治科学，有时也会出现激进的思想言论，称为革命的 温床。 现代沙龙延伸到会议方面，主要指规模较小、议题简要、非正 式化的，由行业内的企业聚集在一起进行讨论的会议，一般备有酒水 糖茶、或有歌舞表演的活动。 正宗的“沙龙”有如下特点：1. 定期举行；2

16、. 时间为晚上（因为灯光 常能造出一种朦胧的、浪漫主义的美感，激起与会者的情趣、谈锋和 灵感） ；3. 人数不多，是个小圈子；4. 自愿结合，三三两两，自由谈论， 各抒己见。 沙龙一般都有一个美丽的沙龙女主人。沙龙的话题很广泛，很雅致； 常去沙龙的人都是些名流。20 世纪的二三十年代，中国也曾有过一个 著名沙龙，女主人就是今天人们还经常提起的林徽因。 年会 年会指某些社会团体一年举行一次的集会，是企业和组织一年一度不 可缺少的“家庭盛会”，主要目的是激扬士气，营造组织气氛、深化 内部沟通、促进战略分享、增进目标认同，并制定目标，为新一年度 的工作奏响序曲。 例会 依据约定的惯例每隔一定期限举行一次的会议，最常见是办公会。通 常例会的进行需要制度的规范又称例会制度。例会能实现有效管 理，促进公司上下的沟通与合作。提高公司各部门执行工作目标的效 率， 追踪各部门工作进度。 集思广