办公自动化实用教材幻灯片

《办公自动化实用教材幻灯片》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公自动化实用教材幻灯片（46页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第5章 Excel 2000,5.1 Excel 2000简介 5.2 表格的建立、编辑与格式化 5.3 基本操作 5.4 图 表 5.5 打 印 5.6 数 据 库,5.1 Excel 2000简介 5.1.1 Excel 2000的功能 1快捷的报表编辑能力 2分析能力 3图表能力 4连接和合并能力 5图像嵌入和链接能力 6数据库管理能力 5.1.2 启动和退出Excel 2000 1启动Excel 2000 2退出Excel 2000的方法,5.2 表格的建立、编辑与格式化 5.2.1 Excel 2000的工作界面 5.2.2 工作簿、工作表和单元格,图5-1 Excel 2000窗口

2、,1工作簿 工作簿是Excel存储数据的基本单位。一个工作簿中可以有多张不同类型的工作表。 一个工作簿最多可以有255个工作表。系统默认每打开一个工作簿会同时打开3个工作表，分别为Sheet、Sheet2和Sheet3。,2工作表 一张工作表是由65536个行（行号由上到下，从1到65536编号）、256个列（列号由左到右采用字母编号，从A到IV）组成的一个表格。行、列交叉位置称为单元格。,3单元格 单元格是Excel的基本操作单位。 每个单元格最多可存放32000个字符。一个工作表有65536256个单元格。每个单元格都有固定地址。,4活动单元格 当前正在操作的单元格称活动单元格。改变活动单

3、元格的方法如下。 （1）鼠标法 （2）定位法 （3）键盘法 5单元格内容,5.3 基本操作 5.3.1 文件操作 5.3.2 创建工作表 5.3.3 使用工作表 5.3.4 编辑工作表 5.3.5 复制、移动和删除数据 5.3.6 格式化工作表 5.3.7 模板和样式 5.3.8 数据保护 5.3.9 公式与函数,5.3.1 文件操作 1新建工作簿 其默认文件名为Book1.XLS。 2保存工作簿 3关闭工作簿 4打开工作簿 执行“窗口”菜单中的“重排窗口”命令，选择排列方式，单击“确定”按钮可实现多个工作簿以不同的方式排列。,5.3.2 创建工作表 5.3.2.1 输入文本 在单元格中，文本

4、自动左对齐。 要将数字作为文本输入，需要在输入的数字前加单引号（）。,5.3.2.2 输入数字 输入负数，应在数字前面加上一个负号，数字自动右对齐。若输入数字超过当前单元格宽度，Excel 2000会自动将其以科学计数法表示。若科学计数法仍然超出单元格的列宽时，屏幕上会出现“#”的符号。 输入真分数时，先输入0和空格再输入分数，；输入带分数时，整数与分数之间加一个空格；输入负数时，也可以用括号将数字括起。,5.3.2.3 输入日期和时间 在输入日期时，用“”或“/”连接年、月、日；在输入时间时，用“：”连接时、分、秒。 若要输入当前的日期，按Ctrl+；键；若要输入当前的时间，按Ctrl+Sh

5、ift+：键。,5.3.2.4 快速输入数据 1填充复制 填充复制是指将已经有的数据复制到周围的单元格中的方法。 2自动填充复制 （1）使用自动填充复制 （2）自定义序列,5.3.3 使用工作表 1选择工作表 （1）选择多个相邻的工作表 （2）选择多个不相邻的工作表 2添加工作表 3删除工作表,4移动和复制工作表 （1）在工作簿内移动工作表 （2）在工作簿之间移动工作表 （3）在工作簿中复制工作表 （4）将工作表复制到其他工作簿中去 5工作表重新命名 6分隔工作表,5.3.4 编辑工作表 5.3.4.1 选取操作范围 1选定行或列 2选取整个工作表 3选取一个区域 （1）一个单元格 （2）一个

6、矩形区域 （3）选取不连续区域 （4）选取视图外的范围 （5）条件选取,5.3.4.2 编辑数据 5.3.4.3 查找与替换 1查找 2替换,5.3.5 复制、移动和删除数据 1复制数据 2有选择地复制数据 3转置复制 4移动数据 5删（清）除数据 6插入和删除单元格、行和列 （1）插入单元格 （2）删除单元格 （3）插入行和列 （4）删除行或列,5.3.6 格式化工作表 1改变行、列尺寸 2取消网格 3改变工作表的视图 （1）放大和缩小工作表视图 （2）冻结列和行标题 4改变数据的颜色和图案 5增加边框 6文本修饰 7标题居中,8对齐单元格中的文本 9调整数字格式 （1）用菜单改变数字格式

7、（2）利用格式化工具按钮改变格式 （3）利用“条件格式”功能改变格式 10颜色的使用 11日期及时间格式的设定 12使用自动套用格式 Excel 2000提供了16种预先设置的表格格式。,5.3.7 模板和样式 1使用模板 模板是具有特定数据格式的工作簿文件，它的扩展名为.XLT。 2建立样式 对于经常使用的格式，可以放在一起形成一组样式，这样可以节省编辑时间。,5.3.8 数据保护 1隐藏行或列 2隐藏工作表 3保护工作表 4保护单元格,5.3.9 公式与函数 5.3.9.1 用公式进行计算 1Excel的公式 公式由一个或多个单元格地址、数据、算术运算符、函数及括号组成。必须以“”开头，然

8、后是公式表达式。 2运算顺序,3输入公式 （1）直接输入 （2）通过单元格引用来输入公式 4单元格地址的输入 （1）绝对地址的引用 （2）相对地址的引用 5公式的显示 6公式的编辑,5.3.9.2 函数计算 1Excel中常用的函数 （1）ABS函数（求绝对值函数） （2）INT函数（取整函数） （3）MOD函数（求模函数） （4）ROUND函数（四舍五入函数） （5）SQRT函数（求平方根函数） （6）SUM函数（求和函数）,（7）LEN函数（测试字符串长度函数） （8）AVERAGE函数（求平均值函数） （9）COUNT函数（计数函数） （10）MAX函数（求最大值函数） 2函数的输入 （

9、1）手工输入函数 （2）使用粘贴函数 3使用自动求和工具,5.4 图 表 5.4.1 Excel图表 5.4.2 创建图表 5.4.3 图表的移动和调整大小 5.4.4 修饰图表 5.4.5 增加和删除图表数据 5.4.6 改变图表文字、颜色、图案,5.4.1 Excel图表 Excel中主要的图表类型如下。 （1）饼图 （2）条形图 （3）柱形图 （4）折线图,5.4.2 创建图表 1创建内嵌式图表 选择用来制作图表的数据区域，执行“插入”菜单中的“图表”命令，打开图表向导。 2创建独立式图表,5.4.3 图表的移动和调整大小 1移动图表 2调整图表大小 5.4.4 修饰图表 1激活图表 2

10、为图表加上标题 3插入数据标志 4在标志旁显示图例标示符,5.4.5 增加和删除图表数据 1增加数据 （1）向内嵌图表增加数据 （2）向独立图表添加数据 2清除图表中的数据,5.4.6 改变图表文字、颜色、图案 执行“格式”菜单中的“图表区”命令， 在“图表区格式”对话框中设置所需格式。,图5-35 “图表区格式”对话框,5.5 打 印 5.5.1 改变页面设置 执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的“页面设置”对话框中可以对页面进行各项设置。 5.5.2 预览打印 5.5.3 打印工作簿,图5-36 “页面设置”对话框,5.6 数 据 库 Excel 2000具有简单的数据库管理功能

11、，如排序、检索、数据筛选、分类汇总等。在Excel 2000中数据库应该满足以下条件：工作表第一行为字段名行；同一列数据的类型应该一致；工作表数据区域中不能有空白行（列）；一张工作表只建立一个数据库清单。,5.6.1 基本概念 5.6.2 创建数据库 5.6.3 编辑数据库中数据 5.6.4 删除记录 5.6.5 查找记录 5.6.6 记录排序 5.6.7 筛选数据 5.6.8 分类汇总,5.6.1 基本概念 Excel 2000数据库是建立在关系模型之上，用二维表格的形式来表示实体与实体之间的关系。表格中的每一列称为一个字段，每一列的取值范围称为域。每个字段占工作表的一列，且有一个字段名，字

12、段名一般是字符型数据。表格中的第一行必须是字段名，字段与字段之间不能有空白列。一个或若干个字段的集合称为记录类型。,图5-39 数据库表,5.6.2 创建数据库 创建数据库，可分两步完成。首先在第一行输入字段名，其次，就是把数据输入到数据库中。利用菜单输入数据。 5.6.3 编辑数据库中数据 5.6.4 删除记录 （1）在工作表上直接删除 （2）通过编辑数据实现删除,5.6.5 查找记录 执行“数据”菜单中的“记录单”命令，在打开的“记录单”对话框中单击“条件”按钮。 5.6.6 记录排序 执行“数据”菜单中的“排序”命令，在“排序”对话框中先选择“主要关键字”，再确定该关键字按什么方式进行排序（递增或递减）。,5.6.7 筛选数据 作用在于只显示满足指定条件的数据行。 Excel 2000提供了两种筛选数据的方法：自动筛选和高级筛选。 “自动筛选”是一种快速筛选方式，是一种单列单条件的筛选过程。使用“高级筛选”需要在工作表内数据区域的下方建立一个条件区域来输入条件，它可以进行多列多条件的筛选。,5.6.8 分类汇总 分类汇总是建立在数据已排序的基础上的，将相同类别的数据进行统计汇总。 选择要进行分类汇总的数据库为当前数据库，并对要进行分类的字段做排序操作，然后执行“数据”菜单中的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。,图5-44 “分类汇总”对话框,