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1、第五章,办公中数据库分析与处理 制作人：江友,办公中数据分析与处理,本章要点 EXCEL表格中内容填充的常用技巧 EXCEL数据库表格的特殊格式设置 EXCEL表格中数据有效性的设置 EXCEL数据库表格中的排序与筛选 EXCEL数据库表格中的分类汇总操作 EXCEL数据库表格中的数据透视分析 EXCEL中的数据图表制作 EXCEL表格中公式和函数的使用 EXCEL中的关联表格操作,5.1 利用EXCLE进行 数据分析与处理概述, EXCEL中的数据库表格简介 所谓数据库就是与特定主题和目标相关联系的数据集合。在EXCEL中，可以通过首先创建数据库表格，然后再利用其提供的菜单命令进行数据的分析
2、与处理。 EXCEL中有很多可以进行数据分析和数据处理的功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。,5.2 “报名信息汇总表”数据库表格的建立,“编号”列的自动序列填充（自动填充柄） 定义单元格数据的有效性 选定需要设置数据有效性的单元格区域/数据/有效性/数据有效性对话框/设置选项卡/序列/来源 注意：序列中的各项之间的逗号必须为英文状态符号。 使用数据清单添加记录 数据/记录单,5.3 对报名信息汇总表进行数据分析,1、排序的依据 数字从最小的负数到最大的正数排序 在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前 所有错误值的优先级等效 空格总是排在最后 汉字的排序
3、可以按笔画，也可按字典顺序 序，这可以通过有关操作设置。,2、按单个字段排序,操作方法：姜光标置于待排序列中，单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮即可。 3、按多个字段排序 将光标定位于待排序数据可的任意单元格中，选择“数据”/“排序”命令，打开排序对话框，再进行相关排序设置。 4、特殊排序方式 “数据”/“排序”/“排序选项”对话框 说明：按数据库排序时，只需单击数据库中的任 一单元格，无需全选。,筛选（自动筛选、高级筛选）,1.自动筛选 “数据”/“筛选”/“自动筛选” 2.高级筛选 “数据”/“筛选”/“高级筛选” 说明：不管是自动筛选还是高级筛选，筛出来的数据都没有被删除，只是被隐藏而
4、已，可以恢复。（恢复方式有多种） 如何通过“窗口”菜单冻结窗口？,高级筛选的注意事项有哪些？,高级筛选必须指定一个条件区域，它可以与数据可表格在一张表格上，但是必须与数据库之间有空白行隔开；条件区域也可以数据库表格不在一张工作表上。 条件区域中字段名必须与数据库中的完全一样，最好通过复制得到。 如果“条件区域”与数据库是再一张工作表上，在筛选之前，最好把光标置于数据库中某一单元格，这样数据库区域就回自动填上数据库所在位置，省去再次鼠标选择或者重新输入的麻烦。,对报名信息汇总表中的数据分类汇总 对报名信息汇总表进行数据透视分析,1、分类汇总： 对需要分类汇总的字段进行排序，从而使相同的记录集中显
5、示。 选定数据库中任意一个单元格。 选择“数据”/“分类汇总”命令，出现“分类汇总”对话框。 2.数据透视分析： 数据透视表以及数据透视表的创建和功能。 数据透视图以及数据透视图的创建和功能。,数据透视表的更新,数据透视表的数据来源于数据源，不能在数据透视表中直接修改，即使数据库中的数据被修改，透视表中的数据也不会自动更新，必须执行更新数据操作才能刷新。 需要更新数据透视表时，有三种方法可用： “数据”/“更新数据” 在数据区域的快捷菜单中用“更新数据”命令 在“数据透视表”工具栏上单击“更新数据”按钮。,5.4 笔试成绩的数据处理,1.成绩中原始数据的输入 如要输入的数据显示如“001”的效
6、果，需要在输入数据前先以单引号（英文状态）开头，否则输入的“001”将只显示“1”。 2.数据库表格的格式设置（如下设置可通过“格式”菜单栏进行设置） （1）数据库标题格式的设置；（“格式”/“合并并居中”） （2）字段标题的格式设置；（字号、颜色、粗体效果等） （3）条件格式设置；（“格式”/“条件格式” 最多三个条件） （4）表格边框设置；（“格式”/“边框”） （5）间隔底纹效果的设置。（先设置样例再格式刷）,用公式计算笔试成绩,进行公式输入时应该遵循以下规则： 公式输入时必须以“=”开头，公式中间不能包括空格； 公式中的单元格引用可以在编辑区直接输入，也可以通过单击该单元格或拖动单元格
7、区域以实现自动填充。 用算术运算符号：+、-、*、/、（乘方），字符运算符号&（链接字符串）以及关系运算符号 、=等来说明公式的操作类型。 在公式中可以使用圆括号，也只能使用圆括号，并且允许圆括号嵌套，但是应该注意嵌套时前后括号的匹配关系，其计算顺序也是先内层再外层。 单元格中的公式内容显示在编辑栏中，计算结果显示在单元格内，如果希望直接在单元格中显示为公式，可以使用“CTRL+”（在Tab键的上面），再次键入则取消公式显示，重新显示结果。 说明：使用公式的好处在于公式中单元格名所表示的内容数据发生变化时，公式会自动计算相应的结果。,利用RANK函数确定笔试名次,RANK函数的语法格式为： R
8、ANK（number ,ref ,order）其中：number为需要找到排位的数字；ref为包含一组数字的数组或引用；order为一数字，指明排位的方式，为0或省略时按降序排列进行排位，不为0时按升序排列进行排位。 说明：F4键是数组“绝对引用”和“相对引用” 的热键。,利用IF函数确定考试是否通过笔试考试,IF函数的格式： 1、IF(条件,“结果1(满足条件时显示的结果)”,” 结果2(不满足条件时显示的结果)”) 2、例如：“=IF(H4=12，”可以”,” ”) 该式子表达的意思是：当H4小于或等于12时，显示的结果为“可以”，当 不满足此条件时，显示为空格（什么内容都没有）。,利用V
9、LOOKUP函数确定选手姓名,VLOOKUP函数的作用是在表格或首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。(类似于自动填充函数）,跨工作簿、工作表的单元格 地址引用的方法分别如下,（1）在当前工作表中引用本工作表中的单元格，只需 输入单元格的地址即可； （2）在当前工作表中引用本工作薄其他工作表的单元格时，需首先输入被引用的工作表名和一个感叹号“！”（英文状态），然后再输入那个工作表中的单元格地址； （3）在当前工作表中引用另外工作簿中工作表的单元格时，需要首先输入由中括号（英文状态）包围的引用的工作簿名称，然后输入被引用的工作表名称和一个感叹号“！”，最后输入那个工作表中单元格的地址。,EXCEL中错误提示信息的含义及解决方法,本章小结,通过本章学习，读者应该掌握了EXCEL数据库表格的快速创建方法，能进行特殊格式设置，熟练掌握排序、筛选、汇总以及公式、函数计算、关联表格的操作等。 温馨提示： 公式中的符号必须使用英文状态下的符号。,
