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1、1国内外归档法规遵从与 EEA 邮件归档系统功能说明国内法规/背景说明 相关法规条文说明 EEA 邮件归档系统第十五条 企业应当加强内部审计工作，保证内部审计机构设置、人员配备和工作的独立性。 提供邮件信息审计功能企业内部控制基本规范2008 年 6 月 28 日，财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了被称为“中国萨班斯法案”的我国第一部企业内部控制基本规范 ，该基本规范定于 2009年 7 月 1 日起首先在上市公司范围内施行，并鼓励非上市的其他大中型企业执行。规范对加强和规范企业内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展，维护社会主义市场经济秩序和社会公众利
2、益起到指导作用。标志着适应我国企业实际情况、融合国际先进经验的中国企业内部控制规范体系基本建成。对于存储厂商，则意味着为符合法规要求，业务数据需要长期保留的商机。第四十一条 企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。 企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行。提供归档邮件存储管理及安全监察功能611 对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。 612 内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。613 公共邮箱文件夹或共享邮
3、箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。可选择确定归档信息范围公务电子邮件归档与管理规则中华人民共和国档案行业标准 DA/T 32-2005本标准规定公务电子邮件撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交保管等规范化程序管理规则。本标准适用于公务电子邮件归档管理，维护其真实性、完整性和长期可读性基础上，为其安全保管和效开发利631 凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。 可选择确定归档信息范围2623 各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。对收发邮件进行自动归档存储，任何对归档邮件操作的都提供归档邮件安全监察641办理完毕且具有保存
4、价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。 归档邮件自动归档存储用提供依据。国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织公务电子邮件归档管理适用本标准。643采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式( 公务电子邮件存储格式参见附录 B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。 644一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。归档邮件和附件等信息都可完整归档，提供审计查找要求上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于 5 年。可设置归档邮件保留期限便于法规审计萨班斯- 奥克利法案(Sarbanes-Ox
5、ley Act)2001 年底美国 “安然事件”引发安达信等五大会计师事务所的“诚信危机” ，使世界各国对公司治理模式进行新一轮的思考，促发了美国国会和政府立即公布了萨班斯法 案 （Sarbanes-Oxley Act，简称 SOX 法案） 。利用邮件作为法庭证据的趋势日益增强，意味着企业必须很好地管理和保留电子邮件数据，否则对于电子数据的查询需求很可能使企业的业务处于风险中。无法提供所需的电子邮件记录或由竞争对手来提供这些记录会带来严重处罚。即使不被法规限定要求的公司，也应该持续保留电子邮件记录。保存邮件记录可协助用于证明无罪或证明涉案，甚至是商业合同纠纷这样的一上市公司和注册会计师事务所必
6、须保留构成审计或评估基础的审计工作报告，文档和证明其结论的信息至少 7 年时间。即和审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯业至少要保留 7 年。可设置归档邮件保留期限便于法规审计3般诉讼也可由此取证。经纪人或经销商必须保存文件或记录 3 到 6 年，其中头两年，这些文件必须放在能马上访问的地方。可设置归档邮件保留期限便于法规审计美国证监会 SEC 17a(3,4) 所有的文件和记录必须带有时间信息，按照不可重写，不可擦除的格式存储，组织，索引，原件和副本分别存储。索引也应被复制并和原件分别存储，应能随时查看且和文档和记录一样保留尽可能长的时间。对收发邮件进行自动归档完整存储，保留时间保持一致
7、2210 条文：向客户或公众提供的所有销售文件和通信记录(包括电子邮件)必须保留至少 3 年，时间从每个文件开始使用时算起，内容应包括准备文件的人的名字和 /或批准其使用的人的名字。任何通讯记录(包括电子邮件)，凡是涉及到以往所做推荐的表现，或真实交易的，其完整的记录表格都应该存储在一个便于访问的位置，便于审计和客户的查看可设置归档邮件保留期限便于法规审计2711 条文：所有的研究报告，包括书面或电子通讯，如果因对某公司股本证券或某产业的分析，对做出某项投资的决定提供了足够的信息，那就必须从发布之日起保留 3 年。自定义归档策略，对于重要的内容，可灵活确定归档时间NASD(全美证券交易商协会行
8、为规定)3010 条文：应该为注册登记过的代表的监管活动建立并维护一个系统，包括邮件和网站的使用。应设计出书面程序用于评估任何与公众的涉及投资银行或证券业务的书面的或电 子通讯。如果没有做电子的或人工的预先评估，那么应当制定恰当的监管程序，并监控和测试此程序，使员工了解此程序，且记录对员工的教育。所有涉及投资银行 或证券业务的通讯应当保留，且应包含准备和评估此通讯的人的名字，NASD 应该能够容易的查看到保留的纪录。需要对经纪/经纪业务行为，监管系统，客户账 户和办公室检查做年度评估。提供归档邮件安全监察与邮件审计，便于公司信息安全部门和审计部门进行监控与业务审计4投资顾问法投资顾问应该按照 1934 年制定的证券交易法案生成并保留记录，当证监会认为有必要或因公众利益或为保护投资者利益的时候，证监会可以检查这些记录。投资顾问同样需要在易于访问查看的位置保存账簿，记录至少 5 年时间，时间从包括最后一个条目的财政年度的年尾算起，第一个两年放在投资顾问的办公室里。可设置归档邮件保留期限便于法规审计IDA 29.7(加拿大投资经纪人协会)所有客户的通讯记录和相关的文档，包括电子邮件，从生成开始计算，必须保留 5 年。另外，所有销售方面的文件和文档必须从生成开始起保留 2 年。归档后的销售文档和通讯记录应方便协会的随时查看。可设置归档邮件保留期限便于法规审计
