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1、第3章 会计电算化基本要求,Contents,3.1 会计电算化法规制度,1996年 会计基础工作规范 1998年 会计档案管理办法 1999年 中华人民共和国会计法 为配合我国会计电算化工作的顺利开展，财政部从1989年起便先后为会计电算化制定了一系列具体的管理规章。1994年6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据会计法的有关规定，在前面试行文件的基础上正式制定了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范和商品化会计核算软件评审规则。1996年，财政部为了规范企业会计电算化工作又专门制定了会计电算化工作规范。,3.2 会计核算软件的要求,3
2、.2.1 会计核算软件的基本要求 1. 合法性要求 2. 会计期间要求 3. 中文要求 4. 权限要求 5. 符合国家标准数据接口的要求 6. 稳定性要求 7. 数据恢复要求 8. 审批管理要求 9. 服务要求,3.2.2 会计数据输入功能的基本要求 一、对初始数据输入的基本要求 (1) 输入会计核算所必需的期初数据及有关资料 (2) 输入需要在本期进行对账的未达账项 (3) 选择会计核算方法 (4) 定义自动转账凭证 (5) 用户设置,二、对记账凭证输入的基本要求 记账凭证是根据经过审核无误的原始凭证填制的。它的输入至少应包括以下内容： 日期，凭证类型和凭证号 ，凭证摘要 ，借、贷方科目代码
3、及名称，金额 ，合计 ，操作员、审核员、记账员、收款员、会计主管等，除以上项目之外，一般还要包括辅助核算等有关信息的录入。,三、对记账凭证的控制功能 (1) 正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。 (2) 以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。 (3) 借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存。 (4) 有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。 (5) 正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存。 (6) 会计核算软件应提供
4、对已经输入但尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。 (7) 对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。如凭证的录入与审核不能是同一人，只能修改自己录入的凭证等。,四、对原始凭证输入的基本要求 (1) 在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。 (2) 在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。,3.2.3 会计数据输出功能的基本要求 一、屏幕查询的基本要求 (1) 各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、 本期发生额和当前余额等项目。 (2) 本期输入的记账凭证、原始凭证。 (3) 本期和以前各期的总账和明细账。 (4) 往来项目的结算情况。 (5) 本
5、期和以前各期的会计报表。,二、打印输出的基本要求 (1) 应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能。 (2) 在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。 (3) 在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。 (4) 对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。,3.2.4 会计数据处理功能的基本要求,（5）保证会计数据的安全,（2）提供自动进行银行对账的功能,（3）按照规定的会计期间结账的功能,（4）自动编制合规的会计报表的功能,会计核算软件应：,（1）具有记账功能,3.3
6、 会计电算化岗位及其权限设置基本要求,电算主管,软件操作员,审核记账员,电算维护员,电算审查员,数据分析员,会计档案保管员,中小企业实行会计电算化的岗位设置 在设立各种会计电算化岗位及其责任时，关键在于以下几个方面： (1) 软件维护人员与业务操作人员职务要分离。 (2) 中小企业会计电算化岗位的设置。 一般来讲，大型单位分工细，可以设置各种专门岗位。而中小企业则会根据会计人员的数量，将很多岗位进行合并。但在合并时，要注意关键环节的内部牵制。,3.4 计算机替代手工记账的基本要求,3.4.1替代手工记账的任务和条件 采用计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由计算机对会计数据进行处
7、理，并打印输出会计账簿和报表。计算机替代手工记账是会计电算化的目标之一。 替代手工记账的条件： (1) 配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备 (2) 配备了相应的会计电算化工作人员 (3) 建立了严格的内部管理制度,3.4.2 替代手工记账的过程 一、整理手工会计业务数据 (1) 重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符 (2) 整理各账户余额 (3) 清理往来账户和银行账户 二、建立会计账户体系并确定编码 会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是以会计账户体系为基础建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。 为便于反映会计科目间的上下级关系、便于
8、计算机识别和处理、减少输入工作量、提高输入速度、促进会计核算的规范化和标准化，须对会计科目进行编码。通常，会计科目编码采用科目全编码方案，即：本级科目全编码上一级科目全编码本级科目编码。,3.4.3规范各类账、证、表格式和会计核算方法与过程 在电算化前，要全面考虑各类会计资料的规范性，分清必须修改与保留的内容，使重新确认的会计账、证、表格式更适于电算化工作。例如：记账凭证的类别设置。 电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，这要求会计部门预先确定各项工作的数据传递次序，以充分发挥计算机的优势。 例如：不同模块间需要预先确定数据传递次序，同一模块要事先确定录入、审核、记账次序 。 除上述几项会
9、计规范化工作外，会计部门还要适应计算机的特点，重新确定各种会计核算方法，如成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等，充分体现计算机的特点。,3.4.4 会计核算软件初始化 会计软件初始化是确定会计软件的核算规则与输入基础数据的过程。即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行具体的限定以及输入基础数据等一系列准备工作，来完成将通用会计软件转化为适合本单位实际情况的过程，并从手工处理方式转换成会计电算化方式。 主要包括：账务处理初始化过程，工资核算初始化过程，固定资产初始化过程，成本核算初始化过程，报表处理初始化过程等等。,3.4.5 计算机与手工并行 计算机与手工并行是指会计软件使用的最初阶
10、段人工与计算机同时进行会计处理的过程。在此阶段的主要任务是：检查建立的电算化会计系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。 试运行的时间应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能最全面地比较人机数据。一般要求，计算机与手工进行会计核算双轨运行三个月以上。 并行期间还需注意：(1)适当安排实施进度，及时总结、定期检查。(2)实施复杂大系统时，及时向有关方面的专家顾问咨询。(3) 做好替代前的准备工作，对可能出现的问题设计解决预案。,3.5.1 保存打印出的纸质会计档案,3.5 会计电算化档案管理基
11、本要求,3.5.2 系统开发资料和会计软件系统应视同会计档案保管 自行开发会计软件或合作开发会计软件的单位应将会计软件开发的文档资料，视同会计档案保管。由系统开发人员根据系统开发进展程度统一收集、整理并交档案管理员存档。对于使用商品化软件的单位，其所购买软件的使用手册、合同、软件等都应存档。,3.5.3 制定与实施会计电算化档案管理制度,安全和保密措施,存档的手续,档案管理员的岗位责任制度,档案使用的各种审批手续,文档保管期限及销毁手续,档案分类管理办法,3.5.4 会计电算化档案安全和保密措施 经领导同意的借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。 （1）各业务经办人与档案管理员办理存档手续，必须填写“档案移交登记表”，以明确责任，如下表所示：,（2）查阅已入档的会计核算资料必须填写“档案查阅登记表”，如下表所示：,在查阅中，不许在会计档案上做任何勾、划、涂改或其他记录，更不能抽撤单据，违者应视情节轻重进行严肃处理。,,,Thank You !,
