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1、 总经理工作部工作函 总经部函2018 号主题：关于加强合同订立与执行管理的函主送：采购中心抄送：法务审计部正文：近期公司已发生多起采购合同诉讼纠纷案件，暴露出采购合同的订立、履行细节不到位等诸多问题，对此，我部提出以下要求：1、合同订立时（1）注意供方主体资格的审核及履约能力调查。主体资格查询建议网址：xxxxx（2）原则上不约定预付款条款，确需预付款须严格审查，防止诈骗或原信誉良好公司现状变化致履约不能。（3）对知识产权要求较高的产品，合同上应约定供方对产品享有完整所有权和知识产权。对知识产权很强的如涉及驰名商标、电子产品、计算机软件、硬件、贵重电器、大型机械等产品，应要求对方提供授权书原
2、件或加盖鲜章的复印件。（4）假冒伪劣产品3倍赔偿条款，需明确赔偿的参照物和进一步造成的损失，如：一批物资，其中少量螺栓为伪劣产品，不明确赔偿参照，则可理解为这颗螺栓的3倍，赔3个螺栓。（5）所有物资、内容、条款变更均需签订书面补充协议，不得出现类似“根据市场变化双方管理人员书面协商价格”的条款。（6）合同上应当明确约定往来信函、材料的联系人，收件地址，联系电话及电子邮箱地址。2、合同的执行（1）原则上整个采购过程重要事项不得以电话代替往来函件。（2）严格执行合同签订的验收方式，验收方式不明确的，约定以我方书面签收、安装试用完毕等方式进行。（3）质量问题、延期履约、服务不到位等，应及时保留证据，并联系供方来人签字确认，供方不配合时，应当采取函告对方公司有效邮箱或公证送达的方式进行。（4）退货时，供方代理人持授权书在我方标明退货理由且签字后方可办理退货；供方无过错的退货则不作说明，仅就退货事实签字即可。（5）向供方发重要函件，应当取得对方的书面回复，至少需要证明供方收到我方函件。3、合同履行过程中，如遇法律问题，应及时向公司法务部门或合同监管部门反映。 2018年11月21日 2
