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1、第六章 文书处理,【学习目标】 1.熟悉文书处理工作的概念及特点 2.熟悉文书处理工作的基本原则 3.明确发文处理和收文处理的基本程序 4.能独立进行发文和收文处理,【引导案例】 鹏程公司管文书收发的张秘书，一贯严格执行交接手续。一天经过清点、对号、查看封口，发现无问题后，他签收了一批外来公文。但是，在启封、登记过程中，他发现一份属于某某单位的机密文件混装在普件中。这是他多年工作中第一次遇到这种情况。张秘书没有随便把此文件退回去，而是将此事报告了办公室主任，通过正常文书处理程序将文件退给了发文单位。 （资料来源：http:/ 上述案例提示我们，机密文件不能按普发文件的发文渠道发送，更不能混装在
2、普通文件中。一些办文人员不熟悉文书处理的有关规定，往往在一些具体环节上出差错，结果酿成事故，甚至产生严重后果。本例中，如果张秘书将机密文件的内容看后透露出去，或将机密文件不归还，就会酿成更严重的后果，秘书人员应按规定办事，严谨工作，严格把关。,第一节 文书处理工作概述,文书处理的概念 文书处理就是对文书的创制、处置和管理。具体说，是在文件完整的生命周期当中，用特定的方法、原则、对文书进行制作、加工、使用、保管，使其完善，并且获得必要功效的行为。它是使文书得以形成并产生实际效用的全部行为过程，是机关企事业单位实现管理职能的重要形式。 无论是收来或发出的文书，都必须经过一定的处理过程。由于文书的性
3、质和内容不同，处理的程序也不同。例如，收来的文件，有的只需传阅，有的要办复、承办；外发文件，都要经过拟稿、审核、签发；法规性文件，需经一定会议通过和法定的批准手续；一般的领导性文件只要机关领导人签批就可生效，而有的则需经上级机关审核备案。因此，文书工作人员需要熟练地掌握文书处理的各个工作环节，加快收发文的运转处理速度，提高办文质量和工作效率。,二、文书处理的特点 （一）独立性 文书处理的每一个环节都有自己单独的工作内容和工作要求，各个环节的工作都具有相对的独立性，由此构成环环相扣的文书运转机制。 （二）有续性 文书处理工作必须按既定程序进行，各环节的先后顺序与工作步骤均有规定的次序，不能任意颠
4、倒或打乱。体现出文书生成、运转和机关企事业单位管理实践活动的客观规律，从而为提高工作效率和办公自动化的全面实施创造有利条件。 （三）规范性 文书处理的每个工作环节都必须遵循严格的工作规范。通过制定工作制度、科学规划、标准设计等方式，对每个工作环节及整个工作流程做出明确规定，所有部门共同遵照执行，是文书处理工作准确产、高效的重要保证。,三、 文书处理的基本原则 （一） 实事求是原则 文书处理工作必须发扬深入实际、密切联系群众、认真负责的工作作风，因为公文的出发点和最后的目的就是要解决实际问题。不能为办文而办文，行文要注重效用，讲究工作效果。 文书处理是一种有效的信息沟通，文书处理的实践者应该从客
5、观实际出发，如实地反映真实情况。同时对搜集上来的各种情况和材料的性质、真伪、是非、可行性做出准确的分析判断推理，运用科学的方法论从客观事实中得出正确的结论。能够发现问题，提出问题，分析问题，最终还是要能有效地解决问题。 （二） 精简原则 精简是使文书处理活动能够更加准确、便捷、高效的保证。文书处理活动的时效性要求很高，质量要求严格，因此必须要化繁为简，删繁就简。 首先，文稿拟写要简明，在保证质量的前提下简化数量，提高内在质量。其次，文书运转程序的环节要力求精简，减少不必要的层次和工作环节，合并一些环节和手续，有效地控制程序，减少出现差错的机会，最终实现逐步简化过程。第三，文书处理的实践者必须树
6、立起精简意识。采用多种方式或方法，相互配合。处理文件要方便读者，管理文书要利于使用。,(三) 优质原则 坚持优质原则在文书处理过程中具有重要意义。因为文书处理的质量是文书的生命所在，它涉及到文书处理活动构成的各个要素和工作过程的每个环节，涉及到评估审核的指标体系。 切实提高文书处理人员的业务素质，同时健立健全文书处理工作制度，对文书处理程序的各个环节提出具体要求，是保障文书处理质量的有效途径。 （四）高效原则 文件有特定的时间范围，所以要维护文件在流转过程中的时效性，这就要在文书处理过程中坚持高效原则。只有将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到，使文书处理这一系统工程、群体行为能够按
7、质完成，所有人员都能各司其职，文书处理的高效才可能实现。在处理文件时，要依据文件的轻重缓急程度，坚持先主后次，先急后缓的原则。,四、文书处理工作的内容 文书处理工作是机关企事业单位工作的重要内容。文书处理程序是指文件在机关企事业单位内部运转处理过程中所经过的一系列环节。这些环节前后衔接、环环紧扣、排列有序，形成一个有序的整体，构成一个文书运转与处理的科学流程。 文书处理工作由发文处理、收文处理两部分构成。,（一） 发文处理 发文处理是公文形成的重要阶段，是各单位答复来文或根据需要主动发出文件的过程。具体环节包括：拟稿、审核、签发、注发、复核、缮印、用印、登记、分发等。 （二） 收文处理 收文处
8、理是指对收到的外机关或单位的文书的办理过程。收文处理程序主要由接收和办理两个阶段构成。接收阶段包括签收、拆封、登记、分送等环节。办理阶段包括传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。,图6-1文书处理流程图,五、 文书处理的分工情况 文书处理工作是由一定的职能部门承担的，文书处理工作的各个环节，也是在机关各有关部门和承办人中分工负责完成的。因各机关企事业单位类型的不同，文书处理部门设置也有所不同。文书工作的分工形式大致情况如下： （一） 总收发室 各单位一般设置总收发室，隶属办公厅（室），负责单位的全部文书收发工作。完成每天文件的收进、发出以及简要登记工作，将收件分送单位领导及各办公（秘
9、书）部门和业务部门。 （二） 办公（秘书）部门及业务部门 1.内收发：由各单位的文书工作人员担任，负责函件拆封、装封，对收发文件的详细登记、分发运转，催办、查办、用印、清退、整理归档等工作程序。 2.承办人：指办公厅（室）、秘书处（科、室）及业务部门的工作人员，负责文件的拟办、拟稿、校对、注办、催办等工作程序。 3.负责人：指办公厅（室）、秘书处（科、室）及业务部门的负责人，负责一般文件的批办、签发、承办，重要文件的拟办、审核等工作。,（三）单位领导人 负责重要文件的批办、签发工作。 （四） 文印部门 负责文件的排版、校对、印制工作。,第二节 发文处理程序,一、 拟稿 即起草文件，是把领导意图
10、变为书面文字的行为过程，它是制文阶段的开始。起草文件一般由机关单位办公部门的秘书人员、业务部门的有关人员完成，重要文件由机关单位领导人亲自撰写。拟稿包括以下两个步骤：,（一）交拟 交拟是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。这些任务包括机关、单位（含会议的组织者）的主动发文和作为收文承办的被动发文。交拟的重点是行文目的、对像和指导思想，行文意图、依据和具体要求。从整个发文处理程序来看，交拟这一环节是由本机关、单位的领导人和文秘部门的负责人负责实施的，是一种领导的组织能力和指挥能力的体现。 （二）草拟 草拟是关系公文质量优劣的关键性环节，要求内容准确，结构严谨，条理清楚，
11、文字精练，字词规范，标点正确，篇幅力求简短，文种正确。符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。,拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数
12、和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,二、 审核 指在文件送负责人签发前，由机关办公部门对文件的格式、体式、文字等进行全面审核修改的工作。对于大机关单位而言，做这项工作的一般由专人负责（由有经验的、高水平的秘书人员负责）；小机关一般由承办人核稿。 审核的重点是： （1）是否确需行文。此为审核的第一步。一般而言，发文的前提有两个：凡是现实生活中亟待解决的问题，而且是有条件解决的问题；凡是在此之前没有文件谈及的问题，或者虽谈及但没有从根本上解决的问题。在实际工作中，凡是遇到以上两方面的问题，才需要发文。另外，通过其他途径可以解决问题，一
13、般不要发文。,2）是否符合方针政策。对文件内容而言，这部分居于核心地位。文件的内容不仅要符合党和国家的有关方针、政策，还要符合国家的有关法律、法规，并且保持与本机关单位历来规定相吻合，使所发布的政策、规定有一定的连续性和稳定性。 （3） 处理程序是否完备。审核文稿在处理程序上是否妥善完备。如发文的名义是否合适，是否还需交一定的会议讨论通过，涉及其他部门或地区职权范围内的问题是否协商一致并经过会签或上级机关的批准等。 （4）是否正确使用了文种。文种适当，格式规范，是合格文件的必备条件。不能出现缺少文种、文种混淆、文种错误的现象。,（5）文字表达是否准确、规范。语言文字是表达思想内容的工具。核稿人
14、员要把好这一关。检查文字叙述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑，有关数字是否已经核对，写法是否得当，标点符号是否正确等。 在审核中发现的问题，必须逐一加以纠正。一般性的问题，可直接修改；如需作较大的改动，应附上具体修改意见，退回草拟人或承办部门共同研究解决。,三、 签发 即机关单位领导人对文稿进行最后审定并签署意见的工作，实质上就是决定是否发文的环节。文稿一经签署即可生效。两个以上机关联合发文，共同签发的叫会签。如认为有必要再经上级同意签字的叫核签或加签。 签发是领导人履行职权的一种形式，因此，签发人只是对自己职权范围内的有关文件，才有权签发，不得越权签发。文件法定签发人因公外出，可以授权
15、或委托其他负责人代行签发。各个机关部门一般都应根据自己的具体情况制定有关文件审批签发权限方面的规定。 签发文件的原则是： （1）凡以机关名义发出的文件，应由机关正职或主持日常工作的副职领导签发。内容重要或涉及面广的文件还必须经领导班子集体讨论通过，然后由主要领导人执笔签发。 （2）一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。如是重要问题 ，也可请正职领导人加签。有关日常性工作的文件，经授权可由秘书长或办公厅(室)主任签发。经会议讨论、修改通过的文件，整理后可由会议主席或秘书长及其他授权人签发。,3）几个机关或部门联合发文，或内容涉及其他机关部门的公文，应实行会签。会签是指这些准备
16、联合发文的机关或部门，对文稿通过协商，取得一致意见后共同签发行文。送请会签，应由主办该公文的机关或部门负责。 （4）签发公文过程中，应再次认真审阅文稿，如发现问题需作重大改动，应作出明确批示。签发时应写明意见，并亲署姓名和具体日期。代行签发的要注明 “代签”字样。签署意见必须明确，不能模棱两可。字迹要清楚、端正。如需要送机关领导人审阅的，要写明 “请某某领导同志审阅后发”。若审批人圈阅或签名，应当视为同意。 （5）几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后一位领导人签发的日期为准。,四、注发 注发是对文件注明如何印发的工作。是文件承上启下的环节。居于两个环节的衔接处，关系到文件的去向、紧急程度、秘密等级、份数等等，只有经过注发环节，文件才可顺利送达。因此，它的位置重要，作用突出。 注发工作内容主要包括： （1）注明发送范围。确定文件的主送机关和抄送单位。 （2
