《信息、文书与档案管理 教学课件 ppt 作者 胡伟 卢芳 赵修磊 第五章 文书组织工作》由会员分享，可在线阅读，更多相关《信息、文书与档案管理 教学课件 ppt 作者 胡伟 卢芳 赵修磊 第五章 文书组织工作（46页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、熟悉文书机构与人员组成设定的依据 掌握文书工作常见的组织形式 熟悉文书的工作制度 了解文书的组织领导内涵 了解现代公务对文书工作人员提出的素质要求,第五章 文书组织工作,天丽酒店有一段时间因市场竞争激烈，效益不理想。为改变这一状况，酒店的一名副总经理根据本酒店和市场情况拟定了一个竞争方案。因总经理生病不在酒店，他就让总经理的秘书小向转交。小向接过方案后随手放在了自己的办公桌上。这名副总经理走后，酒店一位部门经理刘某来小向这里串门。两人聊了几句后，小向说需要到某个部门办点事出去一下。刘某说：你去吧，我等你一会儿。小向看刘某没有走的意思，又是同一个酒店的同事、熟人，不好意思赶他走，就说，好吧。然后
2、自己去办事了。小向出去后，刘某无事，便漫无目的地看屋内的摆设。他发现小向的桌上有一份材料，拿起来一看是本店拟采取的竞争方案，就赶紧拿到自己的办公室复印了一份，又把原件放回到小向的桌上。小向回来后没发现异样，也没想那么多，两个人就接着聊天。刘某于当天晚上把复印件卖给了本店的一个竞争对手。过了一段时间，天丽酒店按竞争方案运行，但效益不见好转。经过调查，原来别的酒店也采用了本店的竞争方案。酒店在处理此事的过程中，怀疑小向泄密。小向虽然竭力说明自己的清白，但还是被调离了总经理办公室。,【引导案例】,文书材料的流转、保管是文书工作的重要组成部分，也是文书工作制度的重要内容。保密，既包括保证文书材料的不丢
3、失、不受损，也包括内容上的不泄密。本案例中，表面看问题的产生是由于刘某品质不好，实际上从文书工作角度分析，是小向保密意识不强，采取的保密措施不足。小向的教训说明，秘书必须熟悉文书工作的基本知识和要求，并要努力提高自己的文书工作修养。 文书工作是指机关单位通过互相衔接的一系列程序和手续，完成机关单位文书的草拟、处理和管理工作的总称，是机关工作尤其是办公部门工作的重要组成部分。文书工作不是机关的一项专门业务或职能，不可能由机关的某一个组织机构全部包揽，而是涉及机关的各个机构和机关的领导、部门负责人以及业务人员等。因此每个机关都设置一定的机构，配备一定的人员，采取一定的组织形式，建立一定的规章制度，
4、以对其作出科学有效的安排。,【分析】,文书机构通常附设于办公部门之内，由办公部门负责人领导。鉴于此，不设专门公务文书机构的机关，就由办公部门配备人员专管或兼管。所以，人们一般就把办公部门看作是文书部门或总称为“文秘”部门，而且整个机关的文书工作也都由它统管。 但是，一个机关的文书工作并不仅仅是文书部门的事，各个业务部门和业务人员因经管某项业务，也形成并处理文件，他们也在不同程度上参与文书工作。另一方面，机关中的业务部门与文书部门又毕竟有所不同。就其作用看，前者的作用主要通过实现其本身职能而得到发挥；后者则主要是通过文书工作去连接、协调和促进机关的各项工作。,第一节 文书机构与人员,文书工作机构
5、的类型是指在社会组织内部全部文书工作存在的组织形式。 从文书工作的活动程序划分，文书的撰稿、核稿、签发与承办，即与文书内容直接相关的文书撰制与处理工作，通常是由社会组织的领导者和业务人员承担；而文书的缮印、登记、分送、清退、归档，即与文书的形式直接相关的传递与管理工作，通常是由文书人员承担。,一、文书工作机构的类型,从文书工作的活动程序在社会组织内部的分布状况划分，文书工作机构可以分为三种类型。 中心机构 主要是指各级各类办公机构，它是社会组织内部文书工作的总枢纽。 其主要职责有： 1.领导与组织全部文书工作； 2.领导与指导下属机构的文书工作； 3.具体负责以本组织或办公厅（室）名义发文的撰
6、制、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、发文、归档，以及收文的签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、归档等工作。,专门机构 是指在社会组织内部专门从事文书工作的部门。其职责是完成文书的制发和管理。文书工作的专门机构通常有文印室、收发室、保密室、秘书处等。这些机构分别承担文书的撰制、传递、办理和处置等工作。 分支机构 是相对中心机构和专门机构而言，主要是指社会组织内部的各职能部门。它们一般都根据自身的业务工作需要，配备专（兼）职文书人员或设立文书工作机构，负责本部门的文书处理工作。,文书工作是机关日常工作的一个重要组成部分，直接为机关领导的工作和业务工作服务，是行政机关行使职权、沟通信息、处
7、理问题、办理事务的一项重要工作。 各机关文书工作机构的设置必须根据任务的轻重、工作量的多少分为两类： 一是针对较大的机关。由于它的文书处理工作的任务比较繁重，故应考虑设置专门的机构，如文书工作由办公厅（室）负责，设置保密室、文印室、收发室等机构。至于拟稿、核稿、签发、归档等工作，其他部门也应兼办。 二是针对较小的机关。由于它文书处理工作的任务量不大，故一般只在办公室设几个专职或兼职的文书工作人员就可以了。,二、文书工作机构设置的要求及文书人员,从文书工作的内容及工作流程分析，文书工作人员可以分为以下几种： 一是文书写作人员，负责文书的起草、修改、审核、编号、盖印等； 二是文书处理人员，负责文书
8、的拟办、催办、承办等； 三是文书运转人员，负责文书的登记、分文、送签、安排传阅等； 四是文书工作的辅助人员，负责文书的打印、校对、收发、传递等； 五是文书工作的保管人员，负责文书的归档、立卷、保管等。,文书工作的组织形式，是指一个机关采取什么样的工作形式，对文书处理程序的各个环节作出科学而有效的组织安排。它是关系到文书工作效率和质量的组织措施和保证。 根据我国机关设置及文书工作的实际情况，目前，各级各类机关所采取的文书工作组织形式有三种。,集中形式 分级形式 复合形式,第二节 文书工作的组织形式,集中形式是指把整个单位的文书处理工作集中在文书部门来进行。这种组织形式是根据文书处理的工作量来设置
9、文书机构或专职人员。其他业务部门不再设置文书、工作组织机构或专职、兼职人员，有关文书工作由办公部门的文书人员直接与机关领导和各业务部门的承办人员联系。 一般来说，小机关、基层单位和一部分文件数量不多的中等机关比较适宜于这种集中形式。这些机关业务不太复杂，职能范围较小，内部机构简单，公文往来相对较少，文书工作量不大，办事人员不多，驻地大部分集中在一起。 文书工作的处理采用集中的形式，既可以节省人力、物力，又便于简化手续，提高效率。,一、集中形式,分级形式是按照机关各职能部门的权限范围，在机关统一的规章制度的指导、监督之下，采取分级负责的组织形式，即分级管理形式。 由机关设置统一的文书工作实体，负
10、责涉及全局及比较重要的文件的组织管理工作，各职能部门负责其权限范围内的文件组织管理工作。即机关的全部文书工作由办公部门和业务部门共同分工承担。,二、分级形式,在具体分工上可视机关具体情况而有所不同： 按处理环节分工，即把文件的收发、印刷、文稿把关、催办等放在总的文书部门，而文件的承办、归档文件的整理等分给业务机构的文书部门、专职或兼职人员、承办人员来做。 按文件内容和职责范围分工，即把方针政策性或涉及整个机关的全面性或重大问题的文件，以及以机关名义发出的文件，主要放在总的文书部门处理，把属于具体业务问题的文件，主要由有关业务单位的文书部门或文书人员处理。 按文件的政治要求和业务特点分工，即机关
11、的文书工作基本集中于总的文书部门，而一些有关人事、组织、保卫工作的文件或财务文件、生产技术管理文件，则明确分工由组织部门、财务部门、生产部门处理。,分级形式的特点是较好地处理了文书工作整体性与灵活性的统一。 机关既对涉及全局和比较重要的文件保持了很强的控制能力，同时又简政放权，给予各职能部门权限之内的文书组织工作权限，有利于提高机关工作的效率。 分级的形式适用于比较大的机关或一般的中级机关，因为这类机关的业务繁重，工作人员多、分工细，内部组织机构的层次也比较多，相对来说比较分散，甚至个别的部门与机关管理部门距离比较远，这类机关工作联系面广，形成的文件数量比较多。 因此，必须采取适当分级的形式组
12、织好文书处理工作。,复合形式是将集中形式和分级形式结合使用的一种组织工作形式。它把部分职能部门作为独立的文书工作实体，其他职能部门则只办理文件，其余工作由统一设置的文书机构完成。 复合形式的组织形式在不同机构有所不同，有的以集中形式为主，辅之以分级形式；有的则以分级形式为主，辅之以集中形式。一般来说，文书处理程序中的文件收发、催办、打印、立卷等工作环节，可以根据机关的各种条件具体安排，适当集中或分工进行。 复合形式兼具集中形式和分级形式的特点：既有一定的统一性和整体性，也有一定的灵活性。比较适用于办公地点分散的机关、有若干规模较大的业务机构（如外事、信访、投诉等）的机关或文件数量在各职能部门分
13、布严重失衡的机关。,三、复合形式,文书工作组织安排得合理，对于及时、准确地处理文件，提高工作效率，保证立卷质量，具有重要意义。如果不适当地集中分散安排，会给机关工作带来不便或者浪费人力和时间。 一个单位究竟应该怎样组织与安排文书工作，应将以下各方面情况结合起来考虑：首先，单位的工作性质、任务和职权范围；其次，单位内部组织机构设置的层次、数量；第三，单位收发文件数量的多少；第四，单位内部分布情况；第五，机关工作人员的数量以及文书人员的配备等。 总之，不同类型的机关，不管采用哪种形式，都要从本机关的实际需要出发，以能及时、准确地处理文书，提高机关的工作效率和方便工作为原则，并要考虑本机关的职权范围
14、大小、内设机构的层次数目、收发文数量多少、单位内部分布及文书人员的配备情况等。,科学的工作制度是机关工作有序进行和实现工作目标的保证。为使工作进行得更加有效，各机关在建立了文书工作机构和人员，确定了适当的组织形式之后，还要认真考察本单位文书形成、处理和管理的各个环节，掌握它的规律和特点，建立健全文书工作制度，如文件的拟制、处理、归档制度及岗位责任制、文书工作组织办法等，使文书工作人员和业务人员在工作中有所遵循。,第三节 文书工作制度,文书工作制度的内容通常是指以强制性办法推行的有关指导机关(组织)文书处理工作的行为规范。 由于文书工作内容的多样性与广泛性，因此文书工作制度所要规范的内容也是多方
15、面的，其作用主要是保证工作程序的规范化、工作职责的制度化和工作质量的最优化。建立健全统一的文书工作制度，使文书处理各项工作环节有法可依、有章可循，有利于提高机关办事质量和效率。,具体而言，文书工作制度主要包括以下内容： 文书编制制度：主要包括拟稿制度、核稿制度、一文一事制度、签发制度、会签制度等。 例如拟稿制度，文稿内容属有关部门工作职责范围的，一般由该部门负责起草，或由相关部门联合起草；综合性文稿一般由办公室负责起草，或根据领导意见，由办公室会同有关部门联合起草。起草文件必须符合政策法规，内容真实可靠，格式合乎规范，语言简明朴实。拟发文件应使用拟文稿纸，使用合乎归档要求的笔墨，并将附件及拟稿
16、依据附后。,核稿制度是指凡以机关名义拟发的综合性文稿，必须经办公室负责人审核把关。核稿人和最后把关人必须认真审核是否确需行文，以何种形式行文；公文内容是否观点正确、切实可行；是否符合政策法规；科室、部门是否协调一致；文稿是否简洁、通顺；数字、文字、符号是否准确规范；文稿格式、体例是否符合要求；附件、附注是否齐全。凡未经审核的文稿，不得直接送机关负责人签发。,1990年，某市的一个公文由于市纪委检查委员会和监察局提出不同意见而停止执行。这个公文的题目是XX市委、市政府关于加快发展个体、私营企业的决定。决定中有那么一句话：“市直各部门都要进一步解放思想，大力支持我市个体、私营企业的发展，只要钱不装入个人口袋，怎样干都行。”决定下达后，不到半年，这个市的个体、私营企业如雨后笋，发展很快。但是，出现了一些市直机关与个体户合股、合资或拆墙开设门面与个体户合作办店办企业现象。这些“合作”私营企业中，有少数打着市直机关的招牌，向国有企业要走俏商品转手买卖，从中获利。市纪检监察部门认为这种做法不符合省纪委第次全体会议精神，向市委、市政府提出意见，主要是指决定中有：“只要钱不装入个人口
